Alle prosjekter er unike, har et eget sett med omgivelser og har ulik grad av usikkerhet i seg. Selv om den løpende usikkerhetsstyringen i prosjektet utøves av prosjektleder og prosjektteamet, må prosjekteier engasjere seg i prosjektets sentrale usikkerheter – både trusler og muligheter. Som prosjekteier må du sikre at usikkerheter kommer frem til ditt bord, og så sørge for at de faktisk realitetsbehandles.
Hva er usikkerhetsstyring?
God kunnskap om prosjektstyring og erfaringer fra andre prosjekter hjelper deg med å lage en realistisk prosjektplan. Men uansett hvor god plan du har, vil du etter all sannsynlighet avvike noe fra den. Prosjektets omgivelser eller uforutsette forhold vil typisk påvirke prosjektet. De forholdene som kan forstyrre prosjektplanen eller gevinstrealiseringen kalles usikkerhet.
Usikkerhetsstyring er å identifisere, vurdere, planlegge og iverksette tiltak for å håndtere usikkerhet. Så langt det er mulig bør man se på sannsynligheten for at en usikkerhet vil inntreffe, når det kan inntreffe og med hvilken konsekvens. Klarer man dette, kan prosjektet iverksette tiltak for å håndtere det til prosjektets beste.
Les mer om usikkerhetsstyring her
Les om 10 regler for sikkerhetsstyring her
Usikkerhetsstyring er viktig for gevinstrealisering
Prosjekteiers viktigste oppgave er å sikre gevinstrealiseringen i prosjektet. I det ligger det også at potensielle usikkerheter som kan påvirke gevinstrealiseringen eller oppnåelse av strategiske mål må løftes til prosjekteier.
Mens prosjektleder setter søkelys på usikkerheter i prosjektets leveranser, har prosjekteier best forutsetninger for å vurdere usikkerheten relatert til estimerte gevinster og nytte. Her er god kommunikasjon mellom prosjektleder og –eier viktig. Prosjektlederen bør fokusere på å formidle de store usikkerhetene så tidlig som mulig og sørge for at beslutningene angående de største usikkerhetene tas av prosjekteieren.
Ikke alle usikkerheter er negative
Det er lett å tenke at usikkerhet er noe negativt som kan skade prosjektet, men begrepet rommer også mulighetene som åpner seg. Det kan omhandle usikre hendelser som kan snus til en fordel for prosjektet og organisasjonen. Alt for ofte blir mulighetsrommet neglisjert, og prosjekter ender opp med å koste mer, bli gjennomført på lengre tid eller ha lavere nytte enn nødvendig.
Et godt råd til prosjekteier er derfor at du bør være engasjert i usikkerhetsstyring, bistå prosjektlederen i å redusere risiko og øke mulighetsrommet i hver prosjektfase. Det er viktig for å lykkes med gevinstrealiseringen. Man må heller ikke glemme aktiv, praktisk oppfølgning underveis.
Er ikke usikkerhetsstyringen prosjektlederteamets oppgave?
I ytterste konsekvens ligger alt ansvaret for styring av prosjektusikkerhet på prosjekteier. God og vanlig praksis tillater prosjekteier å delegere ansvaret for styring av prosjektusikkerhet som kan på virke oppnåelsen av resultatmålene til prosjektleder - innenfor prosjektleders definerte fullmakter.
Som oftest er det prosjektleder og prosjektteamet som driver den løpende usikkerhetsstyring i et prosjekt, men for at prosjekteier og styringsgruppen skal sikre at sentrale usikkerheter får riktig prioritet må de engasjere seg i flere ting.
De fleste prosjektledere som blir spurt om de styrer usikkerheten i eget prosjekt vil svare ja. Dersom spørsmålet utvides til å omfatte at de styrer usikkerheten etter en systematisk og gjentakende prosess gjennom hele prosjektets livsløp, vil nok tydeligheten i ja-svaret blekne, dessverre. Her må prosjekteier forsikre seg om at prosjektleder har gode rutiner for å jobbe med usikkerheter og følger en god prosess. Ellers blir det vanskelig å vite om gevinstrealiseringen faktisk vil beløpe seg til det som var beskrevet i gevinstrealiseringsplanen, og om kostnadene holdes innenfor styringsmålet.
Usikkerhetsstyringen bør være en del av den daglige driften og et fast innslag på agendaen slik at man sørger for at det blir en kontinuerlig oppgave. På den måten vil man sikre at usikkerheter med større ringvirkninger havner på prosjekteiers bord.
Usikkerhetsinformasjon er ferskvare
Skal man sikre at det tas gode beslutninger, må man ved hver beslutningsport ha kontroll på usikkerheten i prosjektet. Det kan da være fornuftig å bestille en usikkerhetsanalyse for å dokumentere usikkerheten som finnes i prosjektet på tidspunktet. Husk at usikkerhetsanalyser er ferskvare, slik at timing for gjennomføring er viktig.
Spesielt viktig er usikkerhetsanalyser i «stranger prosjekter», altså når prosjektet representerer noe ukjent eller uvant, hvor kompetansen eller rammeverket i virksomheten ikke helt passer for prosjektet. I «stranger»-prosjekter bør prosjekteier sørge for at det gjøre en strukturert analyse for å finne prosjektets usikkerhetsprofil og de mest sentrale utfordringene. Det samme gjelder store og komplekse prosjekter selv om de innholdsmessig er “kjent stoff”.
Noen siste råd på veien:
-
Prosjekteier bør engasjere seg og sikre at usikkerhetene faktisk realitetsbehandles. Dette er en god måte å sikre at man vil lykkes med de planlagte gevinstene
-
Har prosjektet en effektiv prosess for usikkerhetsstyring? Et kompetent prosjektledelsesteam? Og hva med en spesifikk plan eller strategi for usikkerhet, som passer til prosjektet? I så fall er man godt på vei.
-
Ha gjerne all informasjon samlet i ett system. På den måten sikrer du forutsigbarhet mellom prosjekteier og prosjektleder og en enkel tilgang til beslutningsunderlag til riktig tidspunkt. Da er sjansen større for at man fanger opp problemer tidlig og man øker sjansen for å få prosjektet på rett kurs igjen.
-
Vær ekstra tett på i et «stranger»- prosjekt, så du med sikkerhet kan si at du har kontroll på usikkerhetene og dermed også på gevinstrealiseringen.
