Prosjekteierstyring satt i system

Prosjekteierstyring Prosjektsystemer

5 min. lesning

Prosjekteierstyring i ordets enkleste forstand betyr at ledelsen skal bidra til at prosjektene lykkes. Alle virksomheter som er gode på prosjekter har også prosesser for hvordan prosjekteierstyring skal utøves både i enkeltprosjekter og på tvers av prosjektporteføljen. Men teorien om god prosjekteierstyring er ikke alltid like lett å få til i praksis.

For at en virksomhet skal lykkes med prosjekteierstyring må tre ting være på plass:

  1. Man må ha en felles metode å jobbe etter
  2. Man må ha nok kompetanse som virksomhetsleder og prosjektleder til å følge metoden og utøve god eierstyring og prosjektledelse
  3. Man må ha et felles system å jobbe i som gjør det enkelt å følge metoden

Selv om man oppfyller de to første kriteriene og har en definert prosess for prosjekteierstyring og nok kompetanse, så er det stor forskjell på definert og implementert praksis hvis man ikke har et system som understøtter dette. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på nytten av å ha et felles system å jobbe i og hva som kjennetegner et godt system.

Eierstyring og prosjektledelse i samme system

Prosjekteierstyring er ledelsens prosess for hvordan de skal følge opp prosjekter, prioritere mellom dem og hente ut mest mulig gevinst. For å få det beste ut av både prosjektledere og de som skal eierstyre prosjektene må man få på plass en felles verktøykasse som er tilgjengelig i ett og samme system.


Last ned gratis guide: Eierstyring i enkeltprosjekt - godt forklart


På den måten får prosjektlederne de verktøyene de trenger for å gjennomføre vellykkede prosjekter og virksomhetsledelsen får full kontroll over enkeltprosjektene og hele prosjektporteføljen.

Mange virksomheter lider av at prosjektene drives på ulike måter. Hvis man ikke følger en felles beste praksis blir det normalt stort sprik mellom de prosjektene som gjennomfører på en god måte og de som ikke gjør det. Og man klarer ikke å dele erfaringer på tvers av prosjekter. Hvis man i tillegg ikke er metodiske i eierstyringen av disse prosjektene risikerer man også å iverksette feil prosjekt fordi man ikke har god nok oversikt over hele prosjektporteføljen. Med feil prosjekt mener vi prosjekter som ikke understøtter virksomhetens strategi.

LES OGSÅ: Hva mener vi med å velge riktig prosjekt og hvorfor er det så viktig.

Hva kjennetegner et godt system for eierstyring?

Et godt system for eierstyring bør samle all nødvendig styringsinformasjon om prosjektporteføljen og hvert enkelt prosjekt på ett og samme sted. I gjennomsnitt bruker hver og en av oss en drøy time per dag for å finne frem til riktig informasjon, sjekklister eller beslutningsunderlag som man trenger for å komme videre i et prosjekt. Hadde man klart å redusere den administrative tiden ved å samle all informasjon på samme sted så hadde gevinstene vært store.

Se for deg en portal hvor du har tilgang til det du trenger for å beslutte hvilke prosjekter som skal iverksettes og hvilke som trenger tett oppfølging med nøkkel- og styringsinformasjon for hvert enkelt prosjekt - alt på ett sted. Hvis dette hadde vært tilgjengelig i et system som du faktisk bruker i din arbeidshverdag så har du kommet langt. Med all informasjon ett sted, så mener vi følgende;

Prosjekt- og porteføljestatus

Med full oversikt over prosjekt- og porteføljestatus blir hverdagen til prosjekteiere og -ledere enklere. De får oversikt over hvilke prosjekter som går på skinner og hvilke som krever ekstra oppmerksomhet slik at de kan iverksette tiltak tidlig.

Felles prosess

Et system bør inkludere en overordnet prosess for eierstyring og prosjektledelse. Uansett hvilket prosjekt som skal gjennomføres følger man en definert prosess basert på virksomhetens egen beste praksis. Slik har man oversikt og kontroll på alle faser og beslutningspunkter som alle prosjekter skal igjennom. Dette sikrer et strukturert og veldokumentert rammeverk som brukes.

Tydelige roller og ansvar

Et godt system gjør det også enklere å definere roller og ansvar på en enhetlig måte og kan fungere som jobbstøtte for de ulike rollene i et prosjekt. Et system med tilgang til en tydelig rollebeskrivelse, tilhørende sjekklister og maler skaper forutsigbarhet og gjør det enklere å jobbe mer effektivt.

Maler og sjekklister

Et felles sett med maler og sjekklister forenkler hverdagen i dine prosjekter. Du får oversikt over hva som skal gjør når i ulike prosjektprosesser, i forkant av beslutningspunkter og faseoverganger. På den måten vet du hvilke beslutninger som skal tas når og hvilke dokumenter som skal opprettes eller oppdateres.

Samhandling

Et godt system legger til rette for samarbeid mellom deg og dine prosjektledere og -medarbeidere. Det inkluderer dokumentproduksjon med sporbarhet, delegering av oppgaver, deling av møtereferater, beslutningslogger og selvfølgelig kommunikasjon mellom alle involverte i prosjektet.

Dette gjør de som lykkes

Det finnes ingen enkel oppskrift for å lykkes med teorien i praksis, men i løpet av mer enn 30 år som samarbeidspartner til virksomheter som lever av prosjekter, vet vi at de som lykkes har mange felles trekk som er illustrert i figuren under.

LES OGSÅ: Helheten som må være på plass for å lykkes med dine prosjekterLIGNINGEN

For det første har de fokus på aktiv prosjekteierstyring og har standardiserte metoder som støtter oppunder dette. For det andre bygger de kompetanse hos sine prosjekteiere og -ledere slik at de kan følge denne metoden og utøve god eierstyring og prosjektledelse. Og til sist, men ikke minst, så har de har et godt system som sikrer etterlevelse og forutsigbarhet i hele prosjektporteføljen.

Eierstyring i enkeltprosjekt


Knut Steinar er leder for prosjektsystemer i Metier OEC og har over 15 års erfaring med implementering og veiledning av systemstøtte. Han hjelper virksomheter med å definere og forbedre prosesser samt å implementere løsninger for prosjekt- og porteføljestyring. Han har lang erfaring med utvikling og implementering av prosesser for både offentlig og privat sektor.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hvordan unngå unødvendige prosjektoverskridelser og mislykkede prosjekter med prosjekteierstyring?

I Norge har vi et svært høyt kompetansenivå innen prosjektledelse. Likevel erfarer vi altfor mange unødvendige prosjektoverskridelser og mislykkede prosjekter. Hva kan være grunnen til dette? Kan en årsak være dårlig prosjekteierstyring? Det tar vi en nærmere titt på i dette blogginnlegget.

Rett prosjekteier og prosjektleder er avgjørende

Byggeprosjekter handler like mye om folk som om skruer, bolter og betong. Det byggetekniske kommer ingen vei uten god planlegging, kompetente folk og styring og ledelse. Prosjekteier og prosjektleder er svært sentrale roller, og utnevnes feil personer i noen av rollene kan det få store konsekvenser for prosjektets evne til å nå sine mål og levere de planlagte gevinstene. Velger man disse med omhu, slik at rollene fylles av kompetente folk som bryr seg om prosjektet, kan oppsiden derimot være stor. Her kan du lese om et prosjekt som lykkes med nettopp det.

Vi gjennomfører feil prosjekt, hva gjør vi nå?

Et viktig tidlig steg for å lykkes i et hvert prosjekt er å tydelig definere suksessfaktorene for det du skal oppnå og sette premisser for prosjektet. Hvordan skal du ellers vite at du har valgt rett konsept? Det er en gjennomgående feil at en del prosjekter hopper rett til en løsning uten at behovet og mulighetsrommet er godt nok utforsket. Her forteller vi om et prosjekt som ikke lykkes med å velge rett prosjekt, og flere ting pekte på at man heller ikke ville evne å gjennomføre det riktig – en doble foul. Hva gjør man da?