Hvordan kan din bedrift lykkes med prosjekteierstyring? I ordets enkleste forstand betyr prosjekteierstyring at ledelsen skal bidra til at prosjektene lykkes. Alle virksomheter som er gode på prosjekter har også prosesser for hvordan dette skal utøves både i enkeltprosjekter og på tvers av porteføljen. Men teorien om god eierstyring er ikke alltid like lett å få til i praksis. La oss hjelpe deg på veien.
For at en virksomhet skal lykkes med prosjekteierstyring må tre ting være på plass:
- Man må ha en felles metode å jobbe etter
- Man må ha nok kompetanse som virksomhetsleder og prosjektleder til å følge metoden og utøve god eierstyring og prosjektledelse
- Man må ha et felles system å jobbe i som gjør det enkelt å følge metoden
Selv om man oppfyller de to første kriteriene, har en definert prosess for prosjekteierstyring og nok kompetanse, er det stor forskjell på definert og implementert praksis hvis man ikke har et system som understøtter dette. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på nytten av å ha et felles system å jobbe i og hva som kjennetegner et godt system.
Eierstyring og prosjektledelse i samme system
Prosjekteierstyring er ledelsens prosess for hvordan de skal følge opp prosjekter, prioritere mellom dem og hente ut mest mulig gevinst. For å få det beste ut av både prosjektledere og de som skal eierstyre prosjektene må man få på plass en felles verktøykasse som er tilgjengelig i ett og samme system.
På den måten får prosjektlederne de verktøyene de trenger for å gjennomføre vellykkede prosjekter og virksomhetsledelsen får full kontroll over enkeltprosjektene og hele prosjektporteføljen.
Mange virksomheter lider av at prosjektene drives på ulike måter. Hvis man ikke følger en felles beste praksis blir det ofte stort sprik mellom de prosjektene som gjennomfører på en god måte og de som ikke gjør det. Da klarer man heller ikke å dele erfaringer på tvers av prosjekter. Hvis man i tillegg ikke er metodiske i eierstyringen av disse prosjektene risikerer man også å iverksette feil prosjekt fordi man ikke har god nok oversikt over hele prosjektporteføljen. Med feil prosjekt mener vi prosjekter som ikke understøtter virksomhetens strategi på best mulig måte.
LES OGSÅ: Hva mener vi med å velge riktig prosjekt og hvorfor er det så viktig.
Hva kjennetegner et godt system for eierstyring?
Et godt system for eierstyring bør samle all nødvendig styringsinformasjon om prosjektporteføljen og hvert enkelt prosjekt på ett og samme sted. I gjennomsnitt bruker hver og en av oss en drøy time per dag for å finne frem til riktig informasjon, sjekklister eller beslutningsunderlag som man trenger for å komme videre i et prosjekt. Om vi klarer å redusere den administrative tiden ved å samle all informasjon på samme sted, kan gevinstene bli store.
Se for deg en portal hvor du har tilgang til det du trenger for å beslutte hvilke prosjekter som skal iverksettes og hvilke som trenger tett oppfølging. Portalen har nøkkel- og styringsinformasjon for hvert enkelt prosjekt, alt på ett sted. Hvis dette kunne vært tilgjengelig i et system som du faktisk bruker i din arbeidshverdag, har du kommet langt. Med all informasjon ett sted mener vi følgende;
Prosjekt- og porteføljestatus
Med full oversikt over prosjekt- og porteføljestatus blir hverdagen til prosjekteiere og -ledere enklere. De får oversikt over hvilke prosjekter som går på skinner og hvilke som krever ekstra oppmerksomhet slik at de kan iverksette tiltak tidlig.
Felles prosess
Et system bør inkludere en overordnet prosess for eierstyring og prosjektledelse. Uansett hvilket prosjekt som skal gjennomføres, følger man en definert prosess basert på virksomhetens egen beste praksis. Slik har man oversikt og kontroll på alle faser og beslutningspunkter som alle prosjekter skal gjennom. Dette sikrer et strukturert og veldokumentert rammeverk som brukes.
Tydelige roller og ansvar
Et godt system gjør det også enklere å definere roller og ansvar på en enhetlig måte og kan fungere som jobbstøtte for de ulike rollene i et prosjekt. Et system med tilgang til en tydelig rollebeskrivelse, tilhørende sjekklister og maler, skaper forutsigbarhet og gjør det enklere å jobbe mer effektivt.
Maler og sjekklister
Et felles sett med maler og sjekklister forenkler hverdagen i dine prosjekter. Du får oversikt over hva som skal gjør når i ulike prosjektprosesser, i forkant av beslutningspunkter og faseoverganger. På den måten vet du hvilke beslutninger som skal tas når og hvilke dokumenter som skal opprettes eller oppdateres.
Samhandling
Et godt system legger til rette for samarbeid mellom deg og dine prosjektledere og -medarbeidere. Det inkluderer dokumentproduksjon med sporbarhet, delegering av oppgaver, deling av møtereferater, beslutningslogger og selvfølgelig kommunikasjon mellom alle involverte i prosjektet.
Dette gjør de som lykkes
Det finnes ingen enkel oppskrift for å lykkes med teorien i praksis, men i løpet av mer enn 30 år som samarbeidspartner til virksomheter som lever av prosjekter, vet vi at de som lykkes har mange felles trekk.
LES OGSÅ: Helheten som må være på plass for å lykkes med dine prosjekter
De som lykkes har fokus på aktiv prosjekteierstyring og har standardiserte metoder som støtter oppunder dette. De bygger kompetanse hos sine prosjekteiere og -ledere slik at de kan følge denne metoden og utøve god eierstyring og prosjektledelse. De har også et godt system som sikrer etterlevelse og forutsigbarhet i hele prsojektporteføljen.
