Et prosjekt har mange omgivelser. Felles for alle omgivelser er at de er i kontinuerlig endring. Disse endringene i omgivelsene kan medføre konsekvenser for måloppnåelsen i prosjekter. I denne artikkelen gir vi deg 8 kilder til prosjektusikkerhet som du bør bruke når du gjennomfører en usikkerhetsanalyse.
For å forenkle oversikten over et prosjekts omgivelser, kan de ulike omgivelsene kategoriseres inn i grupper. Figuren under viser en vanlig kategorisering av omgivelsene. De ytterste firkantene representerer de ytre omgivelsene som miljø og klima, samfunn og kultur, politikk, lovverk, teknologi og økonomi. De indre omgivelsene består av egen virksomhet og kundens eller leverandørens virksomhet.
I noen tilfeller kan prosjektet påvirke omgivelsene slik at endringene ikke påvirker måloppnåelsen i prosjektet, mens i andre tilfeller har prosjektet liten eller ingen påvirkningskraft og må forholde seg til konsekvensene av endringene. Som regel har prosjekter større påvirkningskraft på de indre omgivelsene enn på de ytre.
1. Miljø og klima
Den ytterste firkanten representerer miljø og klima. Dette er den fysiske verden vi lever i. Naturlig nok, vil prosjekter som gjennomføres helt eller delvis utendørs, eller som leverer produkter som skal operere utendørs påvirkes mer av endringer enn prosjekter som leverer tjenester eller produkter for innendørs bruk.
Det er to hovedtyper endringer i miljø og klimaomgivelsene. Den første typen endringer er raske og uforutsigbare. Eksempler på dette er væromslag og naturkatastrofer. Slike endringer vil som regel kunne gi stor påvirkning på måloppnåelsen i et prosjekt. Den andre typen endringer er gradvise, men ikke nødvendigvis mer forutsigbare. Et eksempel på en slik endring er global oppvarming. Felles for begge typer endringer er at de som regel er ukontrollerbare. Prosjekter kan derfor ikke påvirke selve endringene, men må forholde seg til konsekvensene.
2. Samfunn og kultur
Alle virksomheter og prosjekter er deler av samfunn omgitt av kulturelle omgivelser. De kulturelle omgivelsene kan være en miks av ulike delkulturer som stammer fra for eksempel religion og samfunnsoppbygning. Kulturer består av holdninger, sedvaner, ferdigheter, kunnskaper og fysiske ting. Disse bestanddelene har verdi for menneskene i kulturen og er under kontinuerlig utvikling.
Eksempler på samfunnsendringer kan være den mye omtalte eldrebølgen og befolkningsvekst forøvrig. Endringer i samfunn og kultur er som regel gradvise og relativt forutsigbare. Dette innebærer at de som oftest kan ha påvirkning på oppnåelsen av effektmål fremfor resultatmål. Prosjekter kan svært sjelden påvirke endringene, og må forholde seg til konsekvensene.
3. Politiske omgivelser og lovverk
Politiske omgivelser og lovverk utgjør de menneskeskapte rammebetingelsene for prosjekter. Prosjekter som gjennomføres i ett land eller én region må forholde seg til ett sett av slike rammebetingelser, mens prosjekter som gjennomføres på tvers av landegrenser og regioner må forholde seg til flere ulike sett. I tillegg til nasjonale og internasjonale myndigheter omfatter denne kategorien omgivelser også andre typer organisasjoner med politisk innflytelse. Dette kan eksempelvis være fagforeninger eller standardiseringsorganisasjoner.
Endringer i politiske omgivelser eller lovverk har store påvirkninger på måloppnåelsen i prosjekter. For eksempel vil en endring i en byggeforskrift medføre at alle byggeprosjekter må forholde seg til den nye forskriften. Som regel er endringene forutsigbare og varslet i forkant, ofte i prosesser som åpner for påvirkning fra virksomheter eller organisasjoner. I land eller regioner med ustabile styringssett er dette derimot ikke alltid tilfellet.
De fleste prosjekter vil ikke direkte kunne påvirke endringene i disse omgivelsene, men noen megaprosjekter eller prosjekter av kritisk viktighet for myndigheter kan ha en viss grad av innflytelse. I hovedsak må prosjekter derfor forholde seg til konsekvensene av endringer.
4. Teknologiske omgivelser
De teknologiske omgivelsene er, i mange tilfeller, i rask og akselererende endring. I alle sektorer og bransjer er teknologi i kontinuerlig utvikling, men spesielt er IKT-sektoren preget av teknologi med svært korte levetider.
Teknologiske endringer kan ha stor påvirkning på måloppnåelsen i prosjekter. Eksempelvis kan det å ta i bruk prefabrikkerte betongelementer gi positive konsekvenser for både kostnads- og tidsmål i et bygg- eller anleggsprosjekt.
Det er få prosjekter som kan påvirke selve endringene i de teknologiske omgivelsene, men prosjekter har i mange tilfeller mulighet til å velge hvilke teknologier de bruker.
5. Økonomiske omgivelser
De økonomiske omgivelsene består av regionale, nasjonale og globale økonomier og markeder. Prosjekter må forholde seg til de økonomiske omgivelsene på grunn av kostnader knyttet til ressursbruk og gevinster knyttet til leveranser. Endringer i etterspørsel og tilbud kan føre til endringer i kostnader og verdsettelser av gevinster.
Det som påvirker tilbud og etterspørsel er gjerne endringer i de andre omgivelsene. Eksempelvis vil ekstrem tørke påvirke tilbudet av mais, mens stadige strengere regler for røyking vil kunne påvirke etterspørselen for sigaretter.
Det at de ulike omgivelsene samspiller og er integrert med hverandre øker uforutsigbarheten til hvordan de økonomiske omgivelsene vil endre seg. Derimot gir konsekvenser av endringer i de økonomiske omgivelsene ofte tydelige utslag på prosjekters måloppnåelse. Konsekvensene utarter seg som regel i form av høyere eller lavere priser, og kan påvirke oppnåelsen av både effekt- og resultatmål.
En markant endring i de økonomiske omgivelsene de siste ti-årene har vært at lokale og regionale økonomier knyttes tettere sammen i en global økonomi. Dette medfører at endringer i en lokal økonomi eller et lokalt marked også kan føre til endringer i en annen økonomi i et annet marked. For eksempel har høy byggeaktivitet i Kina ført til økte globale stålpriser, som igjen får negative konsekvenser for oppnåelsen av kostnadsmålet for et byggeprosjekt i Bergen.
Prosjekter vil som regel ikke kunne påvirke endringer i de økonomiske omgivelsene, og må forholde seg til konsekvensene.
6. Virksomheter og prosjekter
Prosjekters nærmeste og viktigste omgivelser er de virksomhetene som setter i gang og gjennomfører prosjekter. Virksomhetsomgivelsene inkluderer prosesser, metodikker, arbeidsrutiner, utstyr og lokaler, samt de menneskene som jobber i virksomheten.
Som de øvrige omgivelsene, er også egne virksomheter i kontinuerlig endring. Virksomheter prøver hele tiden å tilpasse seg sine omgivelser for å kunne være relevante i markedet eller samfunnet.
I de fleste tilfeller har virksomheter andre oppgaver i tillegg til prosjekter, noe som ofte fører til at det blir konkurranse om ressurser og prioritet. Denne interne konkurransen sammen med konkurranse i virksomhetens marked medfører økt uforutsigbarhet og hyppigere endringer.
Endringer i egen virksomhet og i andre virksomheter har som regel direkte påvirkning på oppnåelsen av mål i prosjekter. Videre er forutsigbarheten for endringene relativt lav, slik at virksomhetsomgivelsene som regel er prosjektenes viktigste omgivelser. I motsetning til de fleste av de ytre omgivelsene omtalt i tidligere avsnitt, så har prosjekter større grad av påvirkningsmulighet på endringene.
7. Kompleksitet i omgivelsene
Prosjektets omgivelser har komplekse sammenkoblinger. For eksempel utgjør en leverandør av jernbanemateriell et grensesnitt for et jernbaneutbyggingsprosjekt. Leverandøren av jernbanemateriell har igjen grensesnitt mot leverandører av stål som brukes i materiellet. Når det skjer endringer i stålmarkedet kan dette potensielt også gi konsekvenser for jernbaneutbyggingsprosjektet, selv om leverandørene av stål ikke utgjør prosjektets direkte grensesnitt.
Videre påvirkes både jernbaneutbyggingsprosjektet, leverandøren av jernbanemateriell og stålleverandøren av endringer i de økonomiske omgivelsene. En rask overgang til høykonjunktur kan potensielt påvirke alle tre aktørene i varierende grad. Videre vil myndighetene, som er en del av de politiske omgivelsene, kunne iverksette ulike tiltak for å dempe høykonjunkturen og stabilisere de økonomiske omgivelsene. Slike tiltak vil kunne medføre svært ulike konsekvenser for de tre aktørene.
Det at omgivelsene er sammenkoblet medfører kompleksitet. En endring i en omgivelse kan medføre endringer i andre omgivelser som igjen kan gi ulike påvirkninger på måloppnåelsen i prosjektet. Kompleksiteten fører også til at det blir vanskelig å se hvilke konsekvenser endringer i omgivelsene kan medføre. Noe som gjør at usikkerheten øker. For oss som jobber i prosjekter er det derfor en svært viktig oppgave å kartlegge vårt prosjekts omgivelser.
8. Definisjon av omfang
I tillegg til prosjektets ytre og indre omgivelser, er definisjonen av hva prosjektet skal levere den andre hovedkilden til prosjektusikkerhet. Omfangsdefinisjonen utvikler seg underveis i prosjektet.
I tidlige faser, som i mulighetsfasen, er prosjektets leveranser definert med få detaljer. Deretter utvikles prosjektet i planleggingsfasen ved at omfanget defineres med mer detaljer. Ved overgang til gjennomføringsfasen er omfanget definert på et nivå som innebærer at usikkerheten knyttet til detaljeringen er akseptabelt for virksomheten.
Det er viktig å bemerke at selv ved oppstarten av gjennomføringsfasen er omfanget fremdeles ikke fullt ut detaljert. I de fleste tilfeller skjer full detaljering av omfanget først under gjennomføringen, når leveransene lages og ferdigstilles. Omfanget kan derfor fortsatt endre seg som følge av økt detaljering. Siden omfanget ikke er eksakt definert bidrar det til usikkerhet på oppnåelsen av prosjektmålene.
