10 regler for usikkerhetsstyring

Usikkerhetsstyring

5 min. lesning

Alle prosjekter innebærer usikkerheter. Disse usikkerhetene kan føre til forsinkelser, økte kostnader og i verste fall mislykkede prosjekter – om vi ikke håndterer de riktig. Så hvordan gjør vi det? I dette innlegget går vi gjennom 10 grunnleggende regler for usikkerhetsstyring i prosjektsammenheng.

Forutsetningene for profesjonell usikkerhetsstyring i en organisasjon inkluderer en effektiv prosess, et kompetent prosjektledelsesteam og en spesifikk usikkerhetsstrategi/-plan der prosessen skreddersys til det aktuelle prosjektet.

Når disse komponentene er på plass, er neste trinn å sikre riktig utførelse. Les gjennom tommelfingerreglene under, og tenk over håndtering av usikkerhet i prosjektene dine.

Vil du ha fullversjonen av disse reglene?  Last ned vår e-bok som forklarer de 10 reglene mer inngående her – helt gratis!

1. Identifiser usikkerhet på et tidlig stadium i prosjektet

Noter ned både muligheter og trusler. Altså usikkerheter som kan påvirke prosjektet i både positiv og negativ forstand. Det krever et åpent sinn og fokus på situasjoner som kan oppstå i fremtiden.

2. Registrer usikkerhetene

Dokumenter all informasjon om usikkerhetene i et usikkerhetsregister, som er et verktøy for å holde oversikt over usikkerhetene og tiltakene i prosjektet. Et usikkerhetsregister gjør at du kan holde øye med utviklingen, og hindrer at du glemmer en usikkerhet.

Les også: Slik lager du et usikkerhetsregister

3. Sørg for god kommunikasjon

Du må dele informasjon om usikkerhetene med alle interessenter relevante parter i prosjektet, slik at de kan bidra til å håndtere dem. Typen kommunikasjon må tilpasses de ulike gruppene av interessenter i prosjektet. Kommunikasjonen i prosjektet må også sørge for at overhengende usikkerheter kommer frem i lyset. Sett kommunikasjon rundt usikkerhet på dagsorden!

Les også: 4 tips til god kommunikasjon i prosjekter

4. Ta hensyn både til trusler og muligheter

Vurder både de negative og positive sidene av usikkerhetene, og hvordan de kan påvirke prosjektets resultater. Det er lett å se seg blind på eventuelle problemer, og ikke se de usikkerhetene som faktisk er muligheter i prosjektet.

5. Avklar eierforholdene

Definer hvem som har ansvaret for å håndtere hver usikkerhet, og hvem som har myndighet til å ta beslutninger om dem. Noen må kunne stå til ansvar om en usikkerhet ikke blir tatt godt hånd om.


Last ned gratis e-bok: 10 regler for usikkerhetsstyring.


6. Prioriter usikkerhetene

Dette betyr at du må rangere usikkerhetene etter hvor viktige de er for prosjektet, basert på deres sannsynlighet for å inntreffe og deres konsekvens for prosjektets mål.

7. Analyser usikkerhetene

Dette betyr at du må undersøke nærmere hva som forårsaker usikkerhetene, hvordan de kan utvikle seg, og hva som kan gjøres for å håndtere dem. Lag en liste over de forskjellige årsakene og omstendighetene som reduserer eller øker sannsynligheten for en usikkerhet.

8. Planlegg og implementer tiltak

Velg de mest hensiktsmessige tiltakene for å redusere truslene og øke mulighetene i prosjektet, og integrere dem i prosjektplanen. Ved å implementere tiltak tilfører du faktisk verdi til prosjektet.

9. Gjør usikkerhetsstyring til en integrert del av prosjektet

Inkluder usikkerhetsstyring i alle faser av prosjektet, fra planlegging til gjennomføring og gevinstrealisering. Hos profesjonelle virksomheter er usikkerhetsstyring en del av den daglige driften. Det er inkludert i både prosjektmøter og personalopplæring.

10. Sørg for sporbarhet

Du må kunne spore usikkerhetene og tiltakene tilbake til prosjektets mål, strategier og planer, og vise hva som er gjort for å håndtere de.

Husk! Du driver ikke med usikkerhetsstyring fordi det er obligatorisk for alle prosjekter i organisasjonen din. Du gjør det fordi det bidrar til bedre prosjektresultater. Disse ti reglene vil hjelpe deg på veien, men du kan alltid bli enda bedre. Derfor er vårt siste råd at du hele tiden vurderer hvordan du utfører usikkerhetsstyring, og innfører forbedringer fortløpende for å gjøre dette enda mer effektiv. 

 
New Call-to-action

 


Leander er utdannet sivilingeniør innen bygg med spesialisering i byggeprosess og prosjektledelse. I tillegg har han en bachelor innen samfunnsøkonomi. I Metier har Leander deltatt på flere KS-oppdrag for statlige investeringsprosjekter, og han har gjennomført andre analyser innen prosjekledelse, usikkerhetsstyring og endringsledelse.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Usikkerhetsstyring – muligheter og trusler

Hvert prosjekt er unikt og har aldri vært gjort før. Derfor innebærer alle prosjekter også usikkerhet. Denne usikkerheten har både en positiv og en negativ side; risiko for negative hendelser og muligheter for positive hendelser.

Hvordan kan vi skape forutsigbarhet i dagens marked?

Prisveksten i dagens marked har vi knapt sett maken til. Makroøkonomene kaller det en “perfekt storm” og noe vi ikke tidligere har erfaring med – i hvert fall ikke på flere tiår. Hvordan skal vi som bransje seile gjennom storm i så ukjent farvann?

Hva er prosjekteiers ansvar i usikkerhetsstyringen?

Alle prosjekter er unike, har et eget sett med omgivelser og har ulik grad av usikkerhet i seg. Selv om den løpende usikkerhetsstyringen i prosjektet utøves av prosjektleder og prosjektteamet, må prosjekteier engasjere seg i prosjektets sentrale usikkerheter – både trusler og muligheter. Som prosjekteier må du sikre at usikkerheter kommer frem til ditt bord, og så sørge for at de faktisk realitetsbehandles.