Alle prosjekter innebærer usikkerheter. Disse usikkerhetene kan føre til forsinkelser, økte kostnader og i verste fall mislykkede prosjekter – om vi ikke håndterer de riktig. Så hvordan gjør vi det? I dette innlegget går vi gjennom 10 grunnleggende regler for usikkerhetsstyring i prosjektsammenheng.
Forutsetningene for profesjonell usikkerhetsstyring i en organisasjon inkluderer en effektiv prosess, et kompetent prosjektledelsesteam og en spesifikk usikkerhetsstrategi/-plan der prosessen skreddersys til det aktuelle prosjektet.
Når disse komponentene er på plass, er neste trinn å sikre riktig utførelse. Les gjennom tommelfingerreglene under, og tenk over håndtering av usikkerhet i prosjektene dine.
Vil du ha fullversjonen av disse reglene? Last ned vår e-bok som forklarer de 10 reglene mer inngående her – helt gratis!
1. Identifiser usikkerhet på et tidlig stadium i prosjektet
Noter ned både muligheter og trusler. Altså usikkerheter som kan påvirke prosjektet i både positiv og negativ forstand. Det krever et åpent sinn og fokus på situasjoner som kan oppstå i fremtiden.
2. Registrer usikkerhetene
Dokumenter all informasjon om usikkerhetene i et usikkerhetsregister, som er et verktøy for å holde oversikt over usikkerhetene og tiltakene i prosjektet. Et usikkerhetsregister gjør at du kan holde øye med utviklingen, og hindrer at du glemmer en usikkerhet.
Les også: Slik lager du et usikkerhetsregister
3. Sørg for god kommunikasjon
Du må dele informasjon om usikkerhetene med alle interessenter relevante parter i prosjektet, slik at de kan bidra til å håndtere dem. Typen kommunikasjon må tilpasses de ulike gruppene av interessenter i prosjektet. Kommunikasjonen i prosjektet må også sørge for at overhengende usikkerheter kommer frem i lyset. Sett kommunikasjon rundt usikkerhet på dagsorden!
Les også: 4 tips til god kommunikasjon i prosjekter
4. Ta hensyn både til trusler og muligheter
Vurder både de negative og positive sidene av usikkerhetene, og hvordan de kan påvirke prosjektets resultater. Det er lett å se seg blind på eventuelle problemer, og ikke se de usikkerhetene som faktisk er muligheter i prosjektet.
5. Avklar eierforholdene
Definer hvem som har ansvaret for å håndtere hver usikkerhet, og hvem som har myndighet til å ta beslutninger om dem. Noen må kunne stå til ansvar om en usikkerhet ikke blir tatt godt hånd om.
6. Prioriter usikkerhetene
Dette betyr at du må rangere usikkerhetene etter hvor viktige de er for prosjektet, basert på deres sannsynlighet for å inntreffe og deres konsekvens for prosjektets mål.
7. Analyser usikkerhetene
Dette betyr at du må undersøke nærmere hva som forårsaker usikkerhetene, hvordan de kan utvikle seg, og hva som kan gjøres for å håndtere dem. Lag en liste over de forskjellige årsakene og omstendighetene som reduserer eller øker sannsynligheten for en usikkerhet.
8. Planlegg og implementer tiltak
Velg de mest hensiktsmessige tiltakene for å redusere truslene og øke mulighetene i prosjektet, og integrere dem i prosjektplanen. Ved å implementere tiltak tilfører du faktisk verdi til prosjektet.
9. Gjør usikkerhetsstyring til en integrert del av prosjektet
Inkluder usikkerhetsstyring i alle faser av prosjektet, fra planlegging til gjennomføring og gevinstrealisering. Hos profesjonelle virksomheter er usikkerhetsstyring en del av den daglige driften. Det er inkludert i både prosjektmøter og personalopplæring.
10. Sørg for sporbarhet
Du må kunne spore usikkerhetene og tiltakene tilbake til prosjektets mål, strategier og planer, og vise hva som er gjort for å håndtere de.
Husk! Du driver ikke med usikkerhetsstyring fordi det er obligatorisk for alle prosjekter i organisasjonen din. Du gjør det fordi det bidrar til bedre prosjektresultater. Disse ti reglene vil hjelpe deg på veien, men du kan alltid bli enda bedre. Derfor er vårt siste råd at du hele tiden vurderer hvordan du utfører usikkerhetsstyring, og innfører forbedringer fortløpende for å gjøre dette enda mer effektiv.
