Hvordan lykkes med stranger-prosjekter?

Prosjektgjennomføring

3 min. lesning

Mange store prosjekter karakteriseres ved at de er unike og av en type virksomheten sjeldent gjennomfører. Vi kaller gjerne dette for “stranger-prosjekt”.

De kjennetegnes på størrelse, kompleksitet og behovet for bred involvering av interne og eksterne interessenter. Kjente eksempler er nye Holmenkollen i Oslo kommune, Pensjonsreformen og Moderniseringen av IKT i NAV, Autosys-prosjektet i Statens vegvesen, Nytt kulturhistorisk museum (Vikingskipene m.m.) og Oslo – Ski i Jernbaneverket.

Hva er utfordringene?

Vi benytter alltid et situasjonskart i vår tilnærming for å få et overordnet bilde av hvor “skoen trykker”. Her får vi fram på hvilke områder prosjektet er særegent og utfordrende. Dette gir et godt bilde av hvor usikkerheten er størst og fokus bør rettes.

Hovedutfordringene i stranger-prosjekter er som oftest:

  • Innhold og størrelse – er langt større og mer komplekst enn hva virksomheten er vant til for denne type prosjekter
  • Organisasjonen - har ikke tilstrekkelig med ressurser eller trenger et kompetanseløft
  • Interessentbildet og oppmerksomhet – er utfordrende og krever bred involvering og god kommunikasjon
  • Uklare mål - virksomheten er ikke tydelig på hva den skal ha ut av investeringen og hva som er viktigst
  • Prosjektrammeverket – virksomhetens systemer er ikke tilpasset gjennomføring av «stranger» prosjektet

Å velge de riktige prosjektene

Noe av det dyreste en virksomhet kan gjøre er å velge feil alternativ; det vil si gjennomføre feil prosjekt. Det kan innebære at store investeringskostnader må avskrives raskt, i verste fall før investeringen er ferdigstilt. Alternativt blir det en investering som virksomheten må “slite med” i mange år framover. For offentlig virksomhet kan det bety dyr drift, dårlige tjenester og behov for reinvesteringer, mens for private virksomheter slår det direkte ut på konkurranseevnen.

For å kunne velge riktig alternativ må en sikre seg at relevante alternativ er definert og deretter kan vurderes opp mot hverandre, dette bør gjøres i forstudiefasen og f.eks. gjennom en konseptvalgtutredning eller en tilstrekkelig grundig Business Case. En gjennomgående feil er å hoppe rett på løsning uten at mulighetsrommet utforskes godt nok. Dette gjør at det beste alternativet kanskje ikke blir belyst og dermed heller ikke valgt.


Last ned gratis mal for business case her.


3 tips for en vellykket prosjektgjennomføring

Når man er gjennom forstudien og forhåpentligvis riktig alternativ er valgt, skal dette planlegges og forankres med henblikk på en gjennomføring. Viktige områder å fokusere på vil være:

  1. Overordnede rammer: Prosjektet skal ha en klar hensikt og entydige målsettinger samt definerte rammebetingelser og grensesnitt.
  2. Prosjektstrategi: En klar strategi for hele forløpet slik at prosjektet kan gjennomføres på en sikker, effektiv og forutsigbar måte, herunder strategier for styring av usikkerhet, gjennomføring, organisering/styring og kontrakt.
  3. Prosjektstyringsbasis: Beskrivelse av prosjektomfang inkl. prosjektnedbrytningsstruktur, kostnadsoverslag, finansieringsplan, gevinstplan, leveranse-/tidsplan, organisering/styring og kvalitetsstyring.

Ydmykhet og respekt for stranger-prosjekter er viktig, de går sjelden “på skinner”. Bruk tilstrekkelig tid til å velge det riktige prosjektet. Kun de beste ressursene er gode nok og gjennomføringen vil være en belastning for virksomheten. I tillegg må prosjektplanene fange opp prosjektets utfordringer og forebyggende tiltak iverksettes.

Last ned mal for business case


Svein er prosjektdirektør i Metier OEC. Han har lang erfaring med kvalitetssikring av en rekke store offentlige prosjekter. I tillegg har han bistått private bedrifter på veien fra prosjektidé, til forstudie, forprosjekt, gjennomføring, oppfølging og lessons learned. På fritiden er Svein en ivrig friluftsmann og glad i å gå på ski.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

For dårlig omfangsstyring hindrer prosjekter i å levere på tid og kost

Gjennom Metier OEC undersøkelsen, hvor vi har spurt over 1000 personer fra prosjektorienterte virksomheter i Norge, får vi en sammenfatning av statusen i landets prosjekter. Et av hovedfunnene er at for dårlig omfangsstyring i prosjektene hindrer mange i å levere på tid og kost.

Best Value Procurement (BVP) – effektiv anskaffelse og gjennomføringsmetode for fremtiden

Det er et for høyt konfliktnivå i prosjekter. Det er derfor et stort behov for bedre samspill, effektiv anskaffelse og -gjennomføring. Her kan Best Value Procurement (BVP), en anskaffelses- og  gjennomføringsmetode for fremtiden, være en god løsning.  Vi gir deg en kort bakgrunn om hvorfor du bør velge BVP og kort om metodikken.

Avviksledelse og toleranser i PRINCE2 Agile

Et av prinsippene i PRINCE2 er at prosjekter skal benytte seg av avviksledelse. I praksis betyr det at dersom man går utenfor toleransegrensene som er definert for tid, kostnad, kvalitet, omfang, usikkerhet eller gevinst skal avviket eskalere til neste ledelsesnivå.