Mange store prosjekter karakteriseres ved at de er unike og av en type virksomheten sjeldent gjennomfører. Vi kaller gjerne dette for “stranger-prosjekt”.
De kjennetegnes på størrelse, kompleksitet og behovet for bred involvering av interne og eksterne interessenter. Kjente eksempler er nye Holmenkollen i Oslo kommune, Pensjonsreformen og Moderniseringen av IKT i NAV, Autosys-prosjektet i Statens vegvesen, Nytt kulturhistorisk museum (Vikingskipene m.m.) og Oslo – Ski i Jernbaneverket.
Hva er utfordringene?
Vi benytter alltid et situasjonskart i vår tilnærming for å få et overordnet bilde av hvor “skoen trykker”. Her får vi fram på hvilke områder prosjektet er særegent og utfordrende. Dette gir et godt bilde av hvor usikkerheten er størst og fokus bør rettes.
Hovedutfordringene i stranger-prosjekter er som oftest:
- Innhold og størrelse – er langt større og mer komplekst enn hva virksomheten er vant til for denne type prosjekter
- Organisasjonen - har ikke tilstrekkelig med ressurser eller trenger et kompetanseløft
- Interessentbildet og oppmerksomhet – er utfordrende og krever bred involvering og god kommunikasjon
- Uklare mål - virksomheten er ikke tydelig på hva den skal ha ut av investeringen og hva som er viktigst
- Prosjektrammeverket – virksomhetens systemer er ikke tilpasset gjennomføring av «stranger» prosjektet
Å velge de riktige prosjektene
Noe av det dyreste en virksomhet kan gjøre er å velge feil alternativ; det vil si gjennomføre feil prosjekt. Det kan innebære at store investeringskostnader må avskrives raskt, i verste fall før investeringen er ferdigstilt. Alternativt blir det en investering som virksomheten må “slite med” i mange år framover. For offentlig virksomhet kan det bety dyr drift, dårlige tjenester og behov for reinvesteringer, mens for private virksomheter slår det direkte ut på konkurranseevnen.
LES OGSÅ: Hva mener vi med å velge riktig prosjekt? Og hvorfor er det så viktig?
For å kunne velge riktig alternativ må en sikre seg at relevante alternativ er definert og deretter kan vurderes opp mot hverandre, dette bør gjøres i forstudiefasen og f.eks. gjennom en konseptvalgtutredning eller en tilstrekkelig grundig Business Case. En gjennomgående feil er å hoppe rett på løsning uten at mulighetsrommet utforskes godt nok. Dette gjør at det beste alternativet kanskje ikke blir belyst og dermed heller ikke valgt.
3 tips for en vellykket prosjektgjennomføring
Når man er gjennom forstudien og forhåpentligvis riktig alternativ er valgt, skal dette planlegges og forankres med henblikk på en gjennomføring. Viktige områder å fokusere på vil være:
- Overordnede rammer: Prosjektet skal ha en klar hensikt og entydige målsettinger samt definerte rammebetingelser og grensesnitt.
- Prosjektstrategi: En klar strategi for hele forløpet slik at prosjektet kan gjennomføres på en sikker, effektiv og forutsigbar måte, herunder strategier for styring av usikkerhet, gjennomføring, organisering/styring og kontrakt.
- Prosjektstyringsbasis: Beskrivelse av prosjektomfang inkl. prosjektnedbrytningsstruktur, kostnadsoverslag, finansieringsplan, gevinstplan, leveranse-/tidsplan, organisering/styring og kvalitetsstyring.
Ydmykhet og respekt for stranger-prosjekter er viktig, de går sjelden “på skinner”. Bruk tilstrekkelig tid til å velge det riktige prosjektet. Kun de beste ressursene er gode nok og gjennomføringen vil være en belastning for virksomheten. I tillegg må prosjektplanene fange opp prosjektets utfordringer og forebyggende tiltak iverksettes.
