Seks tips til praktisk usikkerhetsstyring

Usikkerhetsstyring

3 min. lesning

Styring av usikkerhet er å identifisere, vurdere, planlegge og iverksette tiltak for å håndtere usikkerhet. Når risikoregister og tiltaksplan er etablert skal prosjektleder sørge for at disse danner grunnlag for oppfølging i prosjektet, for å sikre at effekt- og prosjektmålene nås. Usikkerhetsstyring er i seg selv et tiltak for å bedre kvaliteten i prosjektgjennomføring, men mange prosjektgrupper opplever at kontinuerlig usikkerhetsstyring taper i hverdagens harde prioritering av oppgaver.

I møte med ulike prosjektgrupper opplever vi ofte at «det beste er det godes fiende».

  • «Vi er i prosess med å anskaffe et integrert system, som også ivaretar usikkerhetsstyring, og har derfor ikke kommet i gang …»
  • «Vi har besluttet å bruke en 5 x 5 matrise, men har ennå ikke oppdatert vårt usikkerhetsregister.»
  • «Vi har 200 hendelser i usikkerhetsregisteret, men sliter med å finne og bearbeide de viktigste.»

Alle prosjekter har sine særegenheter og det er nødvendig å tilpasse usikkerhetsstyring og usikkerhetsregisteret deretter.

Se tidligere blogginnlegg om slik lager du et usikkerhetsregister. Her beskrives de viktigste elementene i et usikkerhetsregister.

For å unngå at usikkerhetsstyring blir prioritert ned i hverdagen har jeg seks tips som kan hjelpe:

1. Start med et enkelt usikkerhetsregister i MS Excel som «har det meste», og fjern de kolonnene/data-elementene som prosjektgruppen ikke trenger. Last ned gratis mal for usikkerhetsregister her.

2. Benytt ulike måter å dele opp prosjektet slik at den enkelte medarbeider umiddelbart finner sine egne usikkerheter og tiltak.

  • Del opp i fag, temaer, delprosjekter, faser etc.
  • Sørg for å lukke hendelser som ikke lenger er relevante.
  • Knytt tiltak, og eventuelt hendelser, til personer i prosjektet.
  • Benytt dato-felter slik at gjennomføring av tiltak kan følges opp.

3. Bruk tilstrekkelig tid på å dokumentere hva som kjennetegner sannsynlighet og konsekvens. Usikkerhetsstyring består i å finne tiltak som påvirker sannsynligheten for at hendelsen inntreffer, og konsekvensen gitt at hendelsen inntreffer. I beskrivelsen av disse to finnes gode tips til effektive tiltak.

4. Løft usikkerhetshåndteringen opp på bordet eller på veggen. Plukk ut fem kritiske usikkerheter som skal bearbeides hver uke. Skriv ut i A3-format og heng opp på tavlen. Kritiske usikkerheter må bearbeides og tiltak forankres i team. Dette er ideelt for tavlemøter.

5. Gjør styring av usikkerhet til fast punkt på prosjekt-, delprosjekt-, tema- og fagmøter. Følg opp kritiske usikkerheter og datoer for ferdigstilling av tiltak.

6. Pek ut en Risk Manager, en person som kan følge opp at registeret oppdateres, frister overholdes og felles rapportering. Noen ganger holder det ikke å gi alle ansvar for å holde registeret oppdatert.

Det er mulig å legge til rette for å registrere enda mer informasjon om hver usikkerhet og hvert tiltak, men det er viktig å tenke over om dette gir praktisk merverdi. Ofte vil omstendelige usikkerhetsregistre bli kompliserte å bruke og dermed lite oppdatert. Det er bedre å ha et enkelt usikkerhetsregister som er oppdatert og i bruk, enn å ha et avansert og detaljert usikkerhetsregister med unyttig informasjon.

New Call-to-action


Roar er direktør i Metiers analyseavdeling og jobber med usikkerhetsstyring, kvantitative usikkerhetsanalyser og ekstern kvalitetssikring, i tillegg til utredning og planlegging av prosjekter. Han har sertifisering fra PMP, PRINCE2 og MSP. Roar er musiker i storband og korps, og er aktiv mosjonist på ski og i kajakk.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hvordan kan vi skape forutsigbarhet i dagens marked?

Prisveksten i dagens marked har vi knapt sett maken til. Makroøkonomene kaller det en “perfekt storm” og noe vi ikke tidligere har erfaring med – i hvert fall ikke på flere tiår. Hvordan skal vi som bransje seile gjennom storm i så ukjent farvann? Den drastiske endringen av markedsforutsetninger på såpass kort tid som i dag, innebærer at vi i mindre grad kan bruke historiske data som utgangspunkt for hva som kommer til å skje de neste årene. Disse historiske dataene avviker nemlig så mye fra realiteten vi har nå, at en prognose utelukkende basert på dette vil bomme på målskiva. Dette skaper utfordringer for byggherrer som har store porteføljer med utbyggingsprosjekter i plan- og gjennomføringsfase. Det virker naturlig nok umulig å planlegge for noe så grunnleggende ukjent, med et usikkert referansepunkt. Det beste vi kan gjøre er å planlegge og prioritere riktig – og å ha best mulig oversikt over porteføljene våre. Men hva skal vi egentlig planlegge for?

Kunsten å ta beslutninger i en VUCA-verden

En vanlig erfaring blant prosjektledere og andre i prosjektarbeid, er at man må forholde seg til en god del forskjellige problemstillinger og stadige beslutninger i hverdagen. Noen av disse er rutinebaserte og kan tas der og da, mens andre forutsetter mer forarbeid eller metode. I en verden i stadig endring hvor det er vanskelig å forutse hva fremtiden vil bringe, bortsett fra at den mest sannsynligvis blir mer kompleks og uforutsigbar, er det avgjørende at du har et bevisst forhold til de ulike beslutningsmetodene som finnes, og hvilke du bør benytte deg av i ulike situasjoner. I dette innlegget skal vi se på hvordan du kan tilnærme deg strategiske beslutningsprosesser under forskjellige grader av usikkerhet.

Hva er prosjekteiers ansvar i usikkerhetsstyringen?

Alle prosjekter er unike, har et eget sett med omgivelser og har ulik grad av usikkerhet i seg. Selv om den løpende usikkerhetsstyringen i prosjektet utøves av prosjektleder og prosjektteamet, må prosjekteier engasjere seg i prosjektets sentrale usikkerheter – både trusler og muligheter. Som prosjekteier må du sikre at usikkerheter kommer frem til ditt bord, og så sørge for at de faktisk realitetsbehandles.