Styring av usikkerhet er å identifisere, vurdere, planlegge og iverksette tiltak for å håndtere usikkerhet. Når risikoregister og tiltaksplan er etablert skal prosjektleder sørge for at disse danner grunnlag for oppfølging i prosjektet, for å sikre at effekt- og prosjektmålene nås. Usikkerhetsstyring er i seg selv et tiltak for å bedre kvaliteten i prosjektgjennomføring, men mange prosjektgrupper opplever at kontinuerlig usikkerhetsstyring taper i hverdagens harde prioritering av oppgaver.
I møte med ulike prosjektgrupper opplever vi ofte at «det beste er det godes fiende».
- «Vi er i prosess med å anskaffe et integrert system, som også ivaretar usikkerhetsstyring, og har derfor ikke kommet i gang …»
- «Vi har besluttet å bruke en 5 x 5 matrise, men har ennå ikke oppdatert vårt usikkerhetsregister.»
- «Vi har 200 hendelser i usikkerhetsregisteret, men sliter med å finne og bearbeide de viktigste.»
Alle prosjekter har sine særegenheter og det er nødvendig å tilpasse usikkerhetsstyring og usikkerhetsregisteret deretter.
Se tidligere blogginnlegg om slik lager du et usikkerhetsregister. Her beskrives de viktigste elementene i et usikkerhetsregister.
For å unngå at usikkerhetsstyring blir prioritert ned i hverdagen har jeg seks tips som kan hjelpe:
1. Start med et enkelt usikkerhetsregister i MS Excel som «har det meste», og fjern de kolonnene/data-elementene som prosjektgruppen ikke trenger. Last ned gratis mal for usikkerhetsregister her.
2. Benytt ulike måter å dele opp prosjektet slik at den enkelte medarbeider umiddelbart finner sine egne usikkerheter og tiltak.
- Del opp i fag, temaer, delprosjekter, faser etc.
- Sørg for å lukke hendelser som ikke lenger er relevante.
- Knytt tiltak, og eventuelt hendelser, til personer i prosjektet.
- Benytt dato-felter slik at gjennomføring av tiltak kan følges opp.
3. Bruk tilstrekkelig tid på å dokumentere hva som kjennetegner sannsynlighet og konsekvens. Usikkerhetsstyring består i å finne tiltak som påvirker sannsynligheten for at hendelsen inntreffer, og konsekvensen gitt at hendelsen inntreffer. I beskrivelsen av disse to finnes gode tips til effektive tiltak.
4. Løft usikkerhetshåndteringen opp på bordet eller på veggen. Plukk ut fem kritiske usikkerheter som skal bearbeides hver uke. Skriv ut i A3-format og heng opp på tavlen. Kritiske usikkerheter må bearbeides og tiltak forankres i team. Dette er ideelt for tavlemøter.
5. Gjør styring av usikkerhet til fast punkt på prosjekt-, delprosjekt-, tema- og fagmøter. Følg opp kritiske usikkerheter og datoer for ferdigstilling av tiltak.
6. Pek ut en Risk Manager, en person som kan følge opp at registeret oppdateres, frister overholdes og felles rapportering. Noen ganger holder det ikke å gi alle ansvar for å holde registeret oppdatert.
Det er mulig å legge til rette for å registrere enda mer informasjon om hver usikkerhet og hvert tiltak, men det er viktig å tenke over om dette gir praktisk merverdi. Ofte vil omstendelige usikkerhetsregistre bli kompliserte å bruke og dermed lite oppdatert. Det er bedre å ha et enkelt usikkerhetsregister som er oppdatert og i bruk, enn å ha et avansert og detaljert usikkerhetsregister med unyttig informasjon.
