En prosjektleders utfordring er å finne balansen mellom kvalitet (arbeidsomfang), kostnad og tid. Disse tre faktorene begrenser hverandre – for eksempel er kvaliteten du kan oppnå er begrenset av midlene og tiden du har til rådighet. Man skal sørge for at prosjektets resultatmål nås, samtidig som prosjekteier/kundes forventinger nås ved prosjektavslutning. Her ser vi nærmere på prosjekttrekanten – balanse mellom tid, kost og kvalitet i prosjektet.
Så hva er prosjekttrekanten?
Prosjekttrekanten, også kjent som "triangelmodellen" eller "trikåmodellen", er en enkel, visuell representasjon av de tre grunnleggende begrensningene i ethvert prosjekt. Hver side av triangelet representerer en av begrensningene. Utfordringen ligger i å finne en balanse mellom dem for å oppnå et vellykket prosjekt.
Ved å tenke på tid, kostnad og kvalitet som en triangel, kan du sørge for at du tar hensyn til alle tre faktorene når du planlegger og gjennomfører prosjekter. Det hjelper deg også med å kommunisere forventninger til teamet ditt og sørge for at alle arbeider mot samme mål.
Sammenhengen mellom tid, kostnader og kvalitet kan illustreres med følgende ”trekant”:
La oss ta en nærmere titt på hver side av triangelet (figuren over):
• Tid: Dette representerer hvor raskt prosjektet skal fullføres.
• Kostnad: Dette representerer hvor mye prosjektet vil koste å gjennomføre.
• Kvalitet (arbeidsomfang): Dette representerer kvaliteten på leveransen, og dermed også arbeidsomfanget.
Når er prosjektet i ”balanse”?
Balansepunktet «B» illustrerer balanse mellom arbeidsomfanget som skal utføres i prosjektet, og tilhørende tids- og kostnadsestimat. Dermed har prosjektleder et godt utgangspunkt for å styre prosjektet mot de etablerte resultatmål. Dette balansepunktet vil alltid ligge i midten av trekanten.
Dersom prosjektets arbeidsomfang innebefatter komplekse krav med tilhørende forventninger om høy kvalitet, fordrer dette at tids- og kostnadsestimatet på en realistisk måte reflekterer utfordringene og ressursbehovet knyttet til å gjennomføre prosjektet. En ubalanse mellom de tre parameterne fører til en situasjon som kan sammenliknes med det å navigere etter feil kart.
LES OGSÅ: Balansering av prosjekttrekanten i prosjektets gjennomføringsfase
Så hvordan finner du en balanse mellom disse tre faktorene?
Først må du bestemme hva som er viktigst for deg og prosjektet ditt. Vil du fokusere på å fullføre prosjektet så raskt som mulig, selv om det betyr å ofre noe av kvaliteten? Eller vil du fokusere på å oppnå høy kvalitet, selv om det betyr å bruke mer tid og penger?
Det er viktig å huske på at disse faktorene påvirker hverandre. For eksempel; om du vil fullføre prosjektet så raskt som mulig, vil dette ofte føre til en økning i kostnadene eller reduksjon i kvaliteten. Derfor er det viktig å vurdere hver faktor og finne en balanse som fungerer for deg og ditt team.
LES OGSÅ: For dårlig omfangsstyring hindrer prosjekter å levere på tid og kost og 6 grunner til kostnadsoverskridelser (og hvordan unngå de)
Det er også viktig å huske på at prosjekttrekanten ikke er en fast modell. I prosjekter kan begrensningene endre seg, og det er viktig å tilpasse seg og være fleksibel når dette skjer. Prosjektledere må også være åpne for å endre planene sine og tilpasse seg nye situasjoner når dette er nødvendig.
Bilde: Oleksandra Bardash
