6 grunner til kostnadsoverskridelser (og hvordan unngå dem)

Prosjektgjennomføring Verdistyrt prosjektutvikling

7 min. lesning

Kostnadsoverskridelser er dessverre vanlig i både store og mindre prosjekter. Ofte hører vi om store statlige byggeprosjekter med million- og milliardsprekker. Årsakene til disse er selvfølgelig forskjellige og sammensatte, men noen gjengangere finner vi.

Gjennom 40 års erfaring med komplekse prosjekter på tvers av bransjer, har Metier OEC lært å kjenne igjen de vanligste fallgruvene som fører til kostnadsoverskridelser, og de mest sentrale suksessfaktorene for et vellykket resultat.

I dette innlegget gir vi deg en oversikt over de vanligste grunnene til budsjettoverskridelser. Vi har også hentet frem blogginnlegg fra arkivet som kan hjelpe deg med å unngå å havne i fella i prosjektprosessen. Her kan du lese videre om suksessfaktorer, ting verdt å ta hensyn til, samt eksempler fra prosjekter som har lykkes.

1. Mangelfull tidligfase

Mangelfull tidligfase er en gjennomgående synder når det kommer til budsjettoverskridelser. Dette er fordi grunnlaget for prosjektets lønnsomhet, fleksibilitet, kostnader og bærekraftspåvirkning legges i tidligfase. Grundige tidligfasestudier er altså en helt avgjørende suksessfaktor for å nå prosjektets overordnede mål. Alternativet vil være lavere verdi, omkamper eller at prosjektet sporer av sent. Realisering av feil bygg kan også låse virksomheten og gi medfølgende driftskostnader i flere tiår.

Det er sentralt å stille de riktige spørsmålene tidlig. Derfor vil du også se at de fleste faktorene som bidrar til kostnadsoverskridelser løses med en grundig og gjennomtenkt tidligfase, for å sikre at du gjennomfører riktig prosjekt.

Vi har skrevet oppskriften på en effektiv oppstartsplan av prosjektet, slik at du kan komme riktig ut fra start.


Hold deg oppdatert på hva som skjer i prosjektverden - abonner på  prosjektbloggen.


2. Manglende estimeringskompetanse

Kostnadsestimatet skal representere prosjektets sannsynlige kostnad. Det bør baseres på erfaringstall fra lignende prosjekter, oppdatert informasjon om markedssituasjonen, og detaljer om hvordan vi planlegger å gjennomføre prosjektet. En riktig forventning til hva prosjektet skal koste er viktig.

Dessverre er det en vanlig erfaring i byggebransjen at beslutninger og kostnadsrammer blir satt på bakgrunn av gale forutsetninger og at beslutninger dermed blir tatt på feil grunnlag. En avgjørende faktor for suksess er at bestiller tildeler prosjektet en kostnadsramme som er i tråd med prosjektets ambisjonsnivå og omfang. Faglig godt ledet estimering er en viktig del av dette.

Avdelingsleder for Helsebygg i Metier OEC, Svein Petter Raknes, har listet opp 10 tips for å lykkes med kostnadsestimering i byggeprosjekter. Disse kan være til god hjelp i prosessen.

3. Undervurdering av risiko

Alle prosjekter innebærer usikkerhet. Usikkerhet har både en positiv og en negativ side; risiko for negative hendelser og muligheter for positive hendelser. Undervurdering av risiko eller manglende usikkerhetsstyring kan imidlertid ha fatale konsekvenser for prosjektets kost og resultat.

Prosjektledere og andre som jobber i prosjektstyringsgruppe må forholde seg til en god del forskjellige problemstillinger, og er nødt til å ta beslutninger på tross av kjent eller ukjent risiko. Svein Petter Raknes har skrevet et utfyllende innlegg der prosjekteiers ansvar i usikkerhetsstyringen er forklart.

Usikkerhetsstyring vil si det å identifisere, vurdere, planlegge og iverksette tiltak for å handtere usikkerhet. Dette er en særdeles viktig del av prosjektarbeidet. I dette innlegget kan du lese om usikkerhetsstyring, og de muligheter og trusler som ligger i usikkerhetsmomentene.

Det å utføre usikkerhetsanalyser er en essensiell del av prosjektplanleggingen. Senior Manager Olaf Dendris har skrevet innlegg om hvorfor du bør utføre usikkerhetsanalyser på prosjektplanen.

Emmanuelle Vrålstad har bidratt med å effektivisere teknologitunge prosesser og implementere IT-løsninger hos mange komplekse organisasjoner. I innlegget Kunsten å ta beslutninger i en VUCA-verden skisserer Emmanuelle viktige prinsipper innen situasjonsbedømmelse, og gir deg alternativer til beslutningsmetoder som kan passe under ulike grader av usikkerhet.

4. Mangelfull styring av prosjektkostnad hos byggherre/prosjekteier

Det er det bestillende leddet som har eierskapet til investeringen og det overordnede ansvaret for å passe på pengesekken og optimalisere verdien av selve prosjektinvesteringen. Mangelfull styring fra det bestillende ledd er dessverre ofte en av de største grunnene til kostnadsoverskridelser.

I dette blogginnlegget har administrerende direktør ved Metier OEC Halvard Kilde gjort seg noen tanker om hvordan metoden Verdistyrt prosjektutvikling kan bøte på dette ved å gi en felles beste praksis på tvers av prosjektorganisasjonen. Avdelingsleder for Verdistyrt prosjektutvikling Magne Lilleland-Olsen har også skrevet et innlegg om hvordan man bør forholde seg til prosjekteierrollen innenfor metoden.

5. Økning i omfang og krav til kvalitet

Det er bestiller (den som finansierer) som avgjør hva som skal inkluderes i prosjektets arbeidsomfang. De fleste prosjekter må likevel forholde seg til input fra en rekke interessenter (for eksempel brukere, kommuner og driftsorganisasjoner) når prosjektomfanget skal detaljeres. I denne prosessen kan det være krevende å skille på hva som er detaljering og hva som er nytt omfang. Svært ofte ser man at det i denne prosessen kommer inn arbeidsomfang som ikke er en del av opprinnelig bestilling. Prosjektets omfang eser dermed ut, og mer omfang betyr økte kostnader. Detaljering av omfang og krav må derfor styres strukturert i bestillingen av prosjektet.

Det er gjennomgående at en del prosjekter hopper rett til en løsning uten at behovet og mulighetsrommet er godt nok utforsket. Å sikre at man har gjennomført en god prosess rundt valg av konsept er alltid viktig. Noe som kan være svært nyttig i denne sammenhengen er å starte med å gjennomføre en interessentanalyse.

Dette går kort fortalt ut på å identifisere hvem som kan berøres av eller påvirke prosjektet, altså hvem interessentene er. Hva er de interessert i og hvilken påvirkningskraft har de? Deretter må det defineres hvordan de kan informeres og involveres på en måte som sikrer en vellykket prosjektgjennomføring, og at prosjektets ferdige resultat får en optimal bruk. Som et nyttig verktøy må man etablere en kommunikasjonsplan for å følge dem opp, og bestemme hvordan innspill skal håndteres. Her kan du lese hvordan en interessentanalyse ble en sentral suksessfaktor for Bergen inkluderingssenter.

6. Lite hensiktsmessige kontraktstrukturer

Det hviler et stort ansvar på byggherre om å velge en hensiktsmessig kontraktstrategi, da valget vil påvirke hele dynamikken i prosjektet og hvem som eier og styrer risiko i prosjektet. Det er ikke én kontraktstrategi som passer for alle prosjekter, så her er det viktig at det legges arbeid i å utarbeide en prosjekttilpasset kontraktstrategi. En riktig kontraktstrategi gir byggherre tilstrekkelig styring I de ulike fasene og tilpasser graden av styring og samarbeid med rådgivere og entreprenører, slik at det passer til prosjektets kompleksitet. Velger man en kontraktstrategi som ikke er tilpasset prosjektet og som ikke er håndterbart for prosjektorganisasjonen, kan man risikere store kostnadsblemmer som en følge av blant annet uklarheter og tvister.

I dette blogginnlegget viser avdelingsleder for Strategi og virksomhetsutvikling Anders Tellefsen deg hvordan du kan utarbeide en god kontraktstrategi.


New Call-to-action


Ronja jobber som tekstforfatter og innholdsprodusent i Metier OEC, og sørger for å få frem de gode historiene om verdiene som skapes hos oss. Hun er en dreven skribent med bred erfaring innen innholdsproduksjon, redaksjonelt arbeid, oversettelse og markedsføring. Ronja har en master i litteraturvitenskap, og er spesielt interessert i populærlitteratur, digital kultur og engelskspråklig litteratur. På fritiden finner du henne ofte på en god konsert, eller på tur i Østmarka.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hvordan kan vi skape forutsigbarhet i dagens marked?

Prisveksten i dagens marked har vi knapt sett maken til. Makroøkonomene kaller det en “perfekt storm” og noe vi ikke tidligere har erfaring med – i hvert fall ikke på flere tiår. Hvordan skal vi som bransje seile gjennom storm i så ukjent farvann? Den drastiske endringen av markedsforutsetninger på såpass kort tid som i dag, innebærer at vi i mindre grad kan bruke historiske data som utgangspunkt for hva som kommer til å skje de neste årene. Disse historiske dataene avviker nemlig så mye fra realiteten vi har nå, at en prognose utelukkende basert på dette vil bomme på målskiva. Dette skaper utfordringer for byggherrer som har store porteføljer med utbyggingsprosjekter i plan- og gjennomføringsfase. Det virker naturlig nok umulig å planlegge for noe så grunnleggende ukjent, med et usikkert referansepunkt. Det beste vi kan gjøre er å planlegge og prioritere riktig – og å ha best mulig oversikt over porteføljene våre. Men hva skal vi egentlig planlegge for?

Hvordan overbeviser du kunden om å prioritere bærekraft i prosjektene?

Klimamålet er vår tids største utfordring. Vi må tilpasse oss, og bygg- og anleggsbransjen er ikke noe unntak. Men for mange kan det oppleves som utfordrende å omfavne bærekraftige byggemetoder. Selv om prosjektmedarbeidere og leverandører både ønsker og kan levere bærekraftige løsninger, kan det være utfordrende å få med seg kunder og beslutningstakere. Det er naturlig og forståelig at man søker trygge og utprøvde løsninger når man skal gjøre store investeringer. I dette blogginnlegger gir vi deg tips til hvordan du kan hjelpe kundene dine å lykkes med bærekraft i prosjektene.

10 tips for å lykkes med miljø og bærekraft i prosjekter

Om vi skal minimere klimaendringene må vi være mer på ballen og iverksette initiativer som faktisk reduserer konsentrasjonen av CO2 i atmosfæren. Likevel er det mange som ikke klarer å implementere bærekraftaspektet i sine prosjekter. Ofte handler dette om at de ikke har kunnskapen om hvordan bærekraftige løsninger og fordeler kan innlemmes på en god måte. Her gir vi deg 10 tips for å lykkes med bærekraft i prosjekter.