Om du ikke har etablert en gjennomtenkt kontraktstrategi kan det få betydelige følgefeil. Om du derimot lykkes kan du sove godt om natten, fordi du kan stole på at dine leverandører (og deres leverandører) er riktige for ditt prosjekt. En riktig kontraktstrategi gir deg verdi i tidligfase og under gjennomføring slik at prosjektkostnaden og fremdriften blir mer forutsigbar, og den kan redusere uklarheter og tvister.
Når et prosjekt utvikles, er det viktig å tenke på hvordan du skal bruke leverandør-/underleverandørmarkedet for å sikre at du kan nå målene for prosjektet på best mulig måte.
Det hviler et stort ansvar på byggherre om å velge en hensiktsmessig kontraktstrategi. Ikke bare ønsker byggherre å nå sine mål og sørge for at sine alle leverandører trekker i samme retning, men det byggherre beslutter vil også påvirke hvordan leverandører igjen kontraherer sine leverandører.
Jo større og mer komplekst prosjekt du har, jo viktigere blir det med en gjennomtenkt kontraktstrategi.
Kontrahering på gammel vane?
Det er lurt å komme i gang med kontraktstrategiarbeidet så tidlig som mulig. Venter du for lenge er det lett at du starter å kontrahere på «gammel vane» - gjerne det du gjorde sist eller hadde suksess med i et tidligere prosjekt, uten at det nødvendigvis er riktig for ditt nåværende prosjekt. Da kan du risikere å lukke et mulighetsrom du gjerne skulle ha holdt åpent. Å gjøre en copy paste av gamle kontrakter har også en tendens til å ta med seg gamle uklarheter, og kan gi grobunn for tvister.
Valg av kontraktstrategi har stor påvirkning på prosjektets verdiskapning. Dersom du velger «feil» kontraktstrategi kan du risikere å tape verdien du ellers har skapt gjennom en god tidligfase. «Feil» kontraktstrategi kan gi deg et dårlig resultat og en krevende gjennomføringsfase.
Ulike leverandører byr på ulik kompetanse. Involvering av riktig kompetanse på riktig tidspunkt i prosjektet er en nøkkelfaktor for hvor vellykket hver av fasene i prosjektet blir. Om du involverer entreprenøren for sent, kan du ha gått glipp av gode råd på veien.
Å haste kan fort bli dyrt, og det gjelder også her. En god kontraktstrategi kan også hjelpe deg med å få rett leverandør til rett pris, fremfor å ta til takke med den som er ledig eller overbetale for å få den som vil levere den kvaliteten du ønsker.
Husk også at du bør videreutvikle og oppdatere kontraktstrategien i prosjektet i takt med at underlaget modnes.
Fordeler ved en god og riktig kontraktstrategi
En vellykket kontraktstrategi har mange fordeler. Blant annet kan den gi økt sannsynlighet for
- bedre måloppnåelse i prosjektet
- ferdigstillelse på tid
- positiv innvirkning på prosjektkostnaden
- forutsigbar gjennomføringsprosess
- et lavere konfliktnivå mellom aktørene
Slik kan du lage en god kontraktstrategi
Prosjektets størrelse og kompleksitet burde litt forenklet sett henge sammen med tykkelsen på den skriftlige anbefalingen av kontraktstrategien. Ofte ser man at selv store prosjekter kun har 1-2 sider med beskrivelse av strategien totalt. 1-2 sider er greit som en oppsummering, men dokumentasjonen av valgene som er tatt og hvorfor de er tatt bør være mer omfattende. Det er lurt å huske hvorfor du tok de ulike valgene, så kan du eller andre gå tilbake til dokumentasjonen senere i prosjektet.
For å sikre gode kontraktstrategier har vi anvendt vår metode i samarbeid med flere av kundene våre, og nå kan den kanskje hjelpe deg. Metoden besår av tre hovedsteg:
- Kartlegge premisser
- Etablere delstrategier
- Beslutte kontraktstrategi og anbefale tiltak
Sluttproduktet av denne metoden, som inkluderer fasiliterte workshops, er mer enn en rapport som beskriver anbefalt kontraktstrategi. En kontraktstrategi legger premisser for gjennomføringen av prosjektet, og vil også ofte påvirker selve prosjektet.
Ved å bruke vår metodiske tilnærming har vi opplevd at kundene har valgt en annen kontraktstrategi enn de opprinnelig trodde de skulle ende opp med. Det er selvsagt flere grunner til det, men et typisk kjennetegn er at sentrale elementer i metoden har vært oversett og ikke vurdert. Og selv om den samme strategien som opprinnelig tenkt ble valgt, så har begrunnelsen blitt av andre grunner enn det som var argumentasjonen til å begynne med.
Noen praktiske tips til slutt:
- Etablering av kontraktstrategi er ikke en skrivebordøvelse - kjør fasiliterte workshops
- Bruk litt tid – du vil få igjen for det når du kommer til gjennomføringsfasen.
- Det kan være krevende å finne føringer, spesielt kan det gjøre seg gjeldende i store organisasjoner
- Det er lurt å snakke med markedet før du bestemmer deg. Markedet kan ha preferanser og ønsker som du bør vurdere og ta hensyn til. Det er skummelt å bare anta at du vet markedets behov, mange har brent seg på en slik antagelse. For eksempel, har du snakket med entreprenørene om de er villige til å levere tilbud innenfor rammene du forelegger?
- Pass på at du strekker og analyserer bredden av utfallsrommet – fra prosjektet som én kontrakt til prosjektet delt opp i «mosaikk» av kontrakter. Så ligger kanskje det endelige valget et sted imellom.
- Prosjektleder eier kontraktstrategien. Engasjer resten av prosjektledelsen, prosjekteier og sentrale interessenter i linjeorganisasjonen som vil eller bør mene noe om kontraktstrategien. Valget som gjøres skal dere leve med.
