Mange virksomheter bruker Excel istedenfor å investere i systemer som er ment for prosjekt- og porteføljestyring. På den måten så sparer de kanskje IT-avdelingen for utgifter, men å bruke Excel til flere formål enn det det ble designet for kan straffe seg i lengden og det utgjør en stor risiko.
I dette blogginnlegget gir vi deg fem grunner til hvorfor Excel ikke er tilstrekkelig. Vi ser også på hvilke fordeler du kan oppnå ved investere i et godt system for prosjekt- og porteføljestyring.
LES OGSÅ: Hvordan skal jeg få mest mulig ut av porteføljen?
Trenger du et system eller holder det med Excel?
Excel har absolutt noen fordeler når det kommer til mindre prosjekter eller frittstående oppgaver som estimering og kalkylearbeid. Analyse- og rapporteringsfunksjonen er god, det er stor fleksibilitet i oppsett av ett regneark, men Excel er ikke godt nok når man ønsker struktur og kontroll på tvers av prosesser og prosjekter.
Excel kommer også til kort når det gjelder koblingen mellom prosjektledelse og porteføljestyring. Porteføljer er ikke bare en oversikt over alle prosjekter og programmer i en virksomhet. Når det kommer til gjennomføringen, forståelse og rapportering på status, fremdrift og parallelle initiativer så kan porteføljestyring fort bli en kompleks oppgave.
1. Excel blir for fleksibelt og altfor tidkrevende å holde oppdatert
Noen bruker kanskje en arkfane for hvert prosjekt og andre egne Excel-filer per prosjekt. Uansett så ender du opp med veldig mange arkfaner eller filer som det kan være vanskelig å holde kontroll på. Excel-filen som eventuelt viser en oversikt på porteføljenivå, vil da bestå av lange formler og selv en liten feil i en enkel formel kan føre til trøbbel. Det kan være vanskelig å finne nødvendige data og det er ofte tidkrevende og holde oversikten oppdatert. Hvem er ansvarlig for totaloversikten og hvordan unngår du feil?
2. Prosjektinformasjonen er ikke oppdatert eller riktig
For ofte er man avhengig av at prosjektlederne er flinke til å manuelt registrere informasjon om prosjektet i en Excel-oversikt. Dette føles ofte som ekstraarbeid for prosjektlederne og oppdatering av prosjekt- og styringsinformasjon blir en «skygge-aktivitet» til prosjektstyringen som utøves. Manuell overføring er ofte en direkte feilkilde til at prosjekt- og porteføljeinformasjon ikke er korrekt.
I tillegg så blir kompetansen på Excel og kjennskap til oppbyggingen av ett regneark avgjørende. Selv om du har mange maler for hvordan data skal legges inn så finnes det flere skrekkhistorier fra selskaper hvor data har blitt lagt inn feil. Det kan få store konsekvenser både for enkeltprosjektet, men også for porteføljen.
3. Lange formler og data-feil
Med Excel så må man registrere tallene manuelt og man har ofte lange formler bak for å gjøre utregninger. Da er risikoen stor for å gjøre en liten feil som kan få store konsekvenser for prosjektet. Hvis man klipper og limer inn tall fra et annet sted er det fort gjort å få med seg en formel som gjør at hele Excel-arket får data-feil. Det er ofte vanskelig å oppdage slike feil og eventuelle følgefeil uten å kjenne både prosjektene og selve regnearket i detalj. Man blir derfor avhengig av enkeltpersoner som «eier» og forvalter regnearket noe som skaper sårbarhet i virksomheten.
4. Ikke mulighet for samarbeid og sporbarhet
Excel har begrenset funksjon for samarbeid slik som andre systemer for prosjektstyring har. Et godt system bør legge til rette for samarbeid mellom prosjektledere-, -eiere og -medarbeidere rundt felles prosesser og prosjektinformasjon. Dette inkluderer også full sporbarhet på beslutningsunderlag og annen nøkkelinformasjon, enkel oppgavefordeling, deling av dokumenter, logg over beslutninger og annen kommunikasjon mellom alle involverte i et prosjekt.
5. Vanskelig å rapportere på fremdrift
Excel er ikke et ideelt rapporteringsverktøy selv om det har blitt utvidet med flere rapporteringsfunksjoner. Det har ingen standard måte å hente ut data på tvers av oppgaver, prosjekter og ressurser som slår et system som er egnet for prosjekt- og porteføljestyring.
Hvis du ikke har de riktige dataene du trenger til enhver tid så risikerer du å ta avgjørelser basert på feil grunnlag. Med et riktig system så automatiseres rapporteringen og du kan til enhver tid sjekke status og fremdrift på prosjekt og hele porteføljen din.
Så hvorfor er det mange som fortsatt bruker Excel?
Mange ledere vet kanskje ikke at det finnes gode verktøy som gjør det enklere å ta beslutninger. Man må se verdien i å investere i et system og bruke styrings- og rapporteringsverktøy som egner seg. Med riktig system så kan det som er en litt kompleks oppgave i Excel bli mye enklere.
Dette er viktig å tenke på før du velger et system for prosjekt- og porteføljestyring;
- Systemet må la deg kunne bruke din egen prosjekt- og eierstyringsmodell
- Enkel tilgang til sanntidsdata hvor som helst og når som helst
- Samhandlingsfunksjon og sporbarhet på dokumenter og styringsinformasjon
- Brukervennlighet – enkle brukergrensesnitt som gjør prosjekthverdagen enklere for hele virksomheten
- Skalerbarhet – enkel igangsettelse og mulighet for å utvide systemet etter hvert som behov og modenhet øker
Velg en løsning som gir deg full oversikt til enhver tid slik at du kan hente ut den informasjonen du trenger for å styre porteføljen din i riktig retning. Har du full oversikt over alle pågående prosjekter og programmer så vil du få bedre kontroll på porteføljen din og ta gode beslutninger som rigger virksomheten din for morgendagens utfordringer.
Fordeler med å bruke et system egnet for prosjekt- og porteføljestyring
Et godt system for prosjekt- og porteføljestyring vil samle all nødvendig styringsinformasjon om hvert enkelt prosjekt og hele porteføljen ett og samme sted som du bruker i din arbeidshverdag. Dette vil redusere den administrative tiden du bruker på å lete etter riktig informasjon og beslutningsunderlag. Du vil få en bedre oversikt over hele prosjektporteføljen inkludert KPI og «helsestatus» på hvert enkelt prosjekt slik at du kan iverksette tiltak tidlig.
Hvis dette systemet i tillegg bygger på din prosjekt- og eierstyringsmodell som er lett tilgjengelig for hele virksomheten så har du kommet langt. Det vil sikre faktisk bruk av metodikken i alle prosjekter og en standardisert måte å jobbe på basert på virksomhetens beste praksis. Det blir enklere å samarbeide i og på tvers av prosjektene og du vil spare tid på rapportering, administrasjon og erfaringsoverføring slik at du kan bruke mer tid på de virkelige utfordringene.
