Når en virksomhet har bestemt seg for å gjennomføre noe; for eksempel en kontrakt, et tiltak for å effektivisere og redusere kost eller å utvikle noe nytt, er det å organisere arbeidet som et prosjekt et alternativ som stadig oftere blir brukt. I dette blogginnlegget oppsummerer vi noen av de viktigste kjennetegnene til prosjekter.
Noen av kjennetegnene som skiller prosjekter fra vanlige arbeidsoppgaver inkluderer:
Et prosjekt kjennetegnes av å ha en midlertidig og unik karakter, med et klart definert mål som skal oppnås. Prosjekter kan være komplekse og utfordrende, og involvere en rekke oppgaver og aktiviteter som må utføres for å oppnå prosjektmålet.
- Midlertidig og tidsbegrenset: Et prosjekt har en begrenset levetid og blir fullført når målet er nådd. Dette skiller det fra rutineoppgaver som kan være pågående og kontinuerlige.
- Tverrfaglighet: Prosjekter er vanligvis bemannet med en tverrfaglig organisasjon. Dette er ofte en av de viktigste driverne for å organisere som et prosjekt – man tar mennesker fra de delene av organisasjonen som man trenger.
- Klare mål: Et prosjekt har klare mål. Hvis man ikke har det er det vanskelig å vite når prosjektet har levert eller feilet. Vi skiller mellom effektmål og resultatmål. Det kan du lese mer om her.
- Unikt: Et prosjekt er ofte unikt og involverer spesifikke krav eller utfordringer som krever en tilpasset løsning. Dette skiller prosjekter fra gjentakende oppgaver som kan ha en standardisert løsning. Unikheten gjør at måloppnåelsen i prosjekt alltid er beheftet med usikkerhet.
Les også: Hva gjør jeg når prosjektet ikke ligner på noe jeg har gjort før? - Ressursbegrensninger: Prosesser og oppgaver i et prosjekt kan ha ressursbegrensninger som krever prioritering og styring av ressursene som er tilgjengelige. Dette kan inkludere begrensninger på tid, budsjett eller mannskapsressurser.
- Kompleksitet: Prosesser og oppgaver i et prosjekt kan være komplekse og kreve tverrfaglig ekspertise. Prosjekter kan involvere en rekke forskjellige oppgaver og aktiviteter, og må koordineres og styres på en effektiv måte for å oppnå prosjektmålet.
- Organisert tilnærming: Et prosjekt krever ofte en mer organisert tilnærming med en tydelig prosjektplan og definerte oppgaver og ansvar for teammedlemmene. Prosjekter krever også ofte regelmessig rapportering og evaluering av fremdrift og resultat.
Les også: Slik bør prosjekter organiseres - Risiko og usikkerhet: Prosesser og oppgaver i et prosjekt kan inneholde høyere risiko og usikkerhet enn vanlige arbeidsoppgaver, og prosjektlederen må være i stand til å håndtere disse risikoene.
Les også: Usikkerhetsstyring – muligheter og trusler
Gråsoner mellom prosjekter og linjeoppgaver
Linjeoppgavene utføres i henhold til virksomhetens funksjonelle struktur, også kalt linjeorganisasjon. Linjeoppgaver er betegnelsen på arbeidsoppgaver som eksempelvis:
- Daglig ledelse av virksomheten
- Administrasjon og regnskap
- Salg og markedsføring
- Produksjon og distribusjon av produkter og tjenester
- Vedlikehold av utstyr og materiell
Det finnes gråsoner mellom prosjekter og linjeoppgaver. For eksempel oppfattes ikke alle prosjekter som «unike», og det finnes også «unike» linjeoppgaver.
Ledelsen kan beslutte hvilke oppgaver som skal organiseres som et prosjekt. Det kan være at man ønsker at en typisk linjeoppgave, for eksempel vedlikehold av maskin, skal gjennomføres som et prosjekt. Bakgrunnen for ønsket om å utføre oppgaven som prosjekt er som regel at oppgaven inneholder mye usikkerhet. Ved å organisere den som et prosjekt vil ledelsen kunne følge opp arbeidet gjennom en prosjektleder med krav til ledelsesverktøy som ikke brukes for linjeoppgaver. Ledelsen kan også velge å utføre et typisk prosjekt som en linjeoppgave hvis virksomheten kjenner oppgaven godt. Dermed er usikkerheten lav og oppgaven som kan løses mer effektiv i linjen. God praksis i prosjektledelse inneholder krav som kan bli unødvendig byråkratisk for mindre oppgaver som er velkjente for virksomheten.
Hos Metier har vi prosjektlederkurs som lærer deg teknikker for best mulig styring av prosjekt. Ta en titt på kurssiden vår for full oversikt.
