Mye av en prosjektleders oppgave kan summeres opp i å sikre prosjektets fremdrift. Prosjektleder må vite hvor langt man er kommet i prosjektet, og ikke minst hvor mye av arbeidet som er gjenstående til enhver tid. Vi har samlet tips til hvordan du bør gå frem i fremdriftsoppfølgingen av dine prosjekter.
Utvikle en god prosjektplan
Det er viktig å understreke at en god prosjektplan legger grunnlaget for effektiv fremdriftsoppfølging. Ingen prosjekter gjennomføres 100 % som planlagt, og det er prosjektleders ansvar å identifisere avvik og iverksette tiltak slik at prosjektet kommer i mål i henhold til plan. Dersom avvikene er for store må planen oppdateres slik at prosjektet styrer mot realistiske resultatmål.
Forutsetninger for god fremdrift i prosjektet
- En dyktig prosjekteier med stort eierskap til gevinstplanen
- En dyktig prosjektleder som driver prosjektet fremover
- En prosjektorganisasjon med kompetanse, kapasitet og vilje til samarbeid
- Et entydig og klart beskrevet arbeidsomfang - alle vet hva som skal gjøres og hvilke krav til kvalitet som er definert
- Realistiske tids- og kostnadsestimater
- Kontrakter med definerte leveransemilepæler og krav til kvalitet
- Retningslinjer for fremdriftsmåling og rapportering
- Statusmøter på faste tidspunkt
- Fokus på tidlig identifikasjon av avvik
- Fokus på å forebygge avvik; redusere risiko og utnytte muligheter gjennom usikkerhetsanalyser
- En ”levende” tiltaksplan hvor tiltak knyttet til avvik beskrives og iverksettes
- En god prosess for håndtering av endringer
- Jevnlig oppdatering av planer slik at man styrer mot realistiske mål
- En åpen prosjektkultur med fokus på problemløsing
Planlegging for en god oppstart
Prosjektleder må fokusere på å få en god start på utførelsen av arbeidet. Det er viktig å komme i gang med arbeidet i henhold til tidsplanen og samtidig komme i gang med fremdriftsoppfølging og rapportering. Den tiden man mister ved å komme for sent i gang er vanskelig å ta igjen senere. Erfaringsmessig er man ofte forsinket med de første aktivitetene fordi det er mye som skal skje før man kan sette i gang. Dette kan løses ved å planlegge med en oppstartsaktivitet.
LES OGSÅ: Slik sikrer du en effektiv oppstart av prosjektet.
Bruk statusmøter effektivt
Prosjektets statusmøte er en viktig arena for å få frem avvik og etablere tiltak. Møtet bør avholdes ukentlig, hver 14 dag eller månedlig, alt etter prosjektets behov. De ansvarlige for aktivitetene beskriver hvor mye arbeid som er utført, sammenlikner med planen, beskriver eventuelle avvik og kommer med sine forslag til tiltak.
På neste statusmøte skal prosjektleder følge opp at tiltak er iverksatt og at de fungerer i henhold til intensjonene. Prosjektmedarbeiderne skal da også diskutere usikkerheten i prosjektet for dermed å komme med forslag til tiltak som kan gjennomføres for å unngå avvik.
Identifiser avvik fra plan tidlig
Det finnes ingen prosjekter som gjennomføres 100 % i henhold til plan. Det er derfor viktig å identifisere avvik tidlig. Jo tidligere, jo enklere og rimeligere er det å iverksette tiltak. Dersom avvikene oppdages for sent er det som oftest lite vi kan gjøre med dem og konsekvensene kan bli forsinkelser og kostnadsoverskridelser.
LES OGSÅ: Hva er forskjellen mellom avvik og endringer i prosjekter.
Ta en aktiv rolle i fremdriftsoppfølgingen
Prosjektleder må ta en aktiv rolle i fremdriftsoppfølging. Dette innebærer nær kontakt med dem som utfører eller har ansvar for utførelse av arbeid. Prosjektleder skal hele tiden ha oversikt over fremdrift, avvik og tiltak i prosjektet. Statusmøter er ikke til for å informere prosjektleder, men for å sikre at alle har en felles forståelse for fremdriften og sørge for at avvik blir identifisert og tiltak gjennomført.
Oppfølging av endringer og fremdrift er en av suksesskriteriene for å kunne levere prosjekter til tid, kost og kvalitet. Det vil alltid komme endringer, og det viktigste er at du som prosjektleder håndterer dette på en god måte og iverksetter tiltak slik at du kommer i mål i henhold til plan.
