Slik sikrer du god fremdrift i prosjekter

Prosjektgjennomføring

4 min. lesning

Mye av en prosjektleders oppgave kan summeres opp i å sikre prosjektets fremdrift. Prosjektleder må vite hvor langt man er kommet i prosjektet, og ikke minst hvor mye av arbeidet som er gjenstående til enhver tid. Vi har samlet tips til hvordan du bør gå frem i fremdriftsoppfølgingen av dine prosjekter.

Utvikle en god prosjektplan

Det er viktig å understreke at en god prosjektplan legger grunnlaget for effektiv fremdriftsoppfølging. Ingen prosjekter gjennomføres 100 % som planlagt, og det er prosjektleders ansvar å identifisere avvik og iverksette tiltak slik at prosjektet kommer i mål i henhold til plan. Dersom avvikene er for store må planen oppdateres slik at prosjektet styrer mot realistiske resultatmål.

Forutsetninger for god fremdrift i prosjektet

  • En dyktig prosjekteier med stort eierskap til gevinstplanen
  • En dyktig prosjektleder som driver prosjektet fremover
  • En prosjektorganisasjon med kompetanse, kapasitet og vilje til samarbeid
  • Et entydig og klart beskrevet arbeidsomfang - alle vet hva som skal gjøres og hvilke krav til kvalitet som er definert
  • Realistiske tids- og kostnadsestimater
  • Kontrakter med definerte leveransemilepæler og krav til kvalitet
  • Retningslinjer for fremdriftsmåling og rapportering
  • Statusmøter på faste tidspunkt
  • Fokus på tidlig identifikasjon av avvik
  • Fokus på å forebygge avvik; redusere risiko og utnytte muligheter gjennom usikkerhetsanalyser
  • En ”levende” tiltaksplan hvor tiltak knyttet til avvik beskrives og iverksettes
  • En god prosess for håndtering av endringer
  • Jevnlig oppdatering av planer slik at man styrer mot realistiske mål
  • En åpen prosjektkultur med fokus på problemløsing

Få en oversikt over prosjektleders viktigste oppgaver. Last ned gratis  sjekkliste her.


Planlegging for en god oppstart

Prosjektleder må fokusere på å få en god start på utførelsen av arbeidet. Det er viktig å komme i gang med arbeidet i henhold til tidsplanen og samtidig komme i gang med fremdriftsoppfølging og rapportering. Den tiden man mister ved å komme for sent i gang er vanskelig å ta igjen senere. Erfaringsmessig er man ofte forsinket med de første aktivitetene fordi det er mye som skal skje før man kan sette i gang. Dette kan løses ved å planlegge med en oppstartsaktivitet.

LES OGSÅ: Slik sikrer du en effektiv oppstart av prosjektet.

Bruk statusmøter effektivt

Prosjektets statusmøte er en viktig arena for å få frem avvik og etablere tiltak. Møtet bør avholdes ukentlig, hver 14 dag eller månedlig, alt etter prosjektets behov. De ansvarlige for aktivitetene beskriver hvor mye arbeid som er utført, sammenlikner med planen, beskriver eventuelle avvik og kommer med sine forslag til tiltak.

På neste statusmøte skal prosjektleder følge opp at tiltak er iverksatt og at de fungerer i henhold til intensjonene. Prosjektmedarbeiderne skal da også diskutere usikkerheten i prosjektet for dermed å komme med forslag til tiltak som kan gjennomføres for å unngå avvik.

Identifiser avvik fra plan tidlig

Det finnes ingen prosjekter som gjennomføres 100 % i henhold til plan. Det er derfor viktig å identifisere avvik tidlig. Jo tidligere, jo enklere og rimeligere er det å iverksette tiltak. Dersom avvikene oppdages for sent er det som oftest lite vi kan gjøre med dem og konsekvensene kan bli forsinkelser og kostnadsoverskridelser.

LES OGSÅ: Hva er forskjellen mellom avvik og endringer i prosjekter.

Ta en aktiv rolle i fremdriftsoppfølgingen

Prosjektleder må ta en aktiv rolle i fremdriftsoppfølging. Dette innebærer nær kontakt med dem som utfører eller har ansvar for utførelse av arbeid. Prosjektleder skal hele tiden ha oversikt over fremdrift, avvik og tiltak i prosjektet. Statusmøter er ikke til for å informere prosjektleder, men for å sikre at alle har en felles forståelse for fremdriften og sørge for at avvik blir identifisert og tiltak gjennomført.

Oppfølging av endringer og fremdrift er en av suksesskriteriene for å kunne levere prosjekter til tid, kost og kvalitet. Det vil alltid komme endringer, og det viktigste er at du som prosjektleder håndterer dette på en god måte og iverksetter tiltak slik at du kommer i mål i henhold til plan.

 New call-to-action


Christine jobber som Product Marketing og Growth Manager i Metier og har tidligere jobbet som journalist i USA. Hun er ansvarlig for at vi produserer nyttig informasjon og fagstoff relatert til prosjektledelse, smidig og digitalisering. Christine har studert media og kommunikasjon på University of South Florida, er sertifisert i PRINCE2 Foundation og ScrumMaster og har en diplomgrad i prosjektledelse fra SKEMA Business School.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

6 grunner til kostnadsoverskridelser (og hvordan unngå dem)

Kostnadsoverskridelser er dessverre et vanlig problem i både store og mindre prosjekter. Ofte hører vi om store statlige byggeprosjekter med million- og milliardsprekker. Årsakene til disse er selvfølgelig forskjellige og sammensatte, men noen gjengangere finner vi. Gjennom 40 års erfaring med komplekse prosjekter på tvers av bransjer, har Metier lært å kjenne igjen de vanligste fallgruvene som fører til kostnadsoverskridelser, og de mest sentrale suksessfaktorene for et vellykket resultat. I dette innlegget gir vi deg en oversikt over de 6 vanligste grunnene til budsjettoverskridelser. Vi har også hentet frem blogginnlegg fra arkivet som kan hjelpe deg med å unngå å havne i fella i prosjektprosessen. Her kan du lese videre om suksessfaktorer, ting verdt å ta hensyn til, samt eksempler fra prosjekter som har lykkes.

Et vellykket prosjekt - først når det er en vellykket ibruktakelse

Hva er et vellykket prosjekt? Som prosjektledere og -eiere er det naturlig å trekke frem prosjekttrekanten for å vurdere om vi har levert på tid, innenfor kost og med den kvalitet som er beskrevet. Er svaret ja på alle disse tre, kan det være fristene til å si at prosjektet er vellykket. Men da glemmer vi noe. For kvalitet er også knyttet til de funksjonelle forutsetningene for å kunne levere på de effektene som virksomheten skal levere etter å ha investert i et nytt bygg. Et vellykket prosjekt må kort og godt resultere i et produkt – et bygg eller annet – som blir brukt, som gir en god nytteverdi for brukerne, og som ikke minst svarer ut behovet det var ment å svare ut. Et vellykket prosjekt betyr derfor også en vellykket ibruktakelse.

Hvorfor bruke klarspråk i prosjekter?

Har du opplevd misforståelser i prosjekter knyttet til uklar kommunikasjon? I prosjektfaget er nettopp god kommunikasjon en viktig suksessfaktor. Det å skrive (og snakke) på en måte som alle involverte i prosjektet forstår, er viktig. Da unngår vi misforståelser, ekstra runder med oppklaring, og i verste fall feil i prosjektene. I dette innlegget viser vi deg hvordan du kan oppnå god og effektiv kommunikasjon i dine prosjekter ved hjelp av prinsipper for klarspråk.