Alle prosjekter er per definisjon avgrenset i tid. Å avslutte et prosjekt innebærer imidlertid mer enn å bare legge ned arbeidet. Man må sørge for en ordentlig overlevering av prosjektets produkter til linjeorganisasjonen og bruker, samt å evaluere prosjektet slik at man senere kan dra nytte av erfaringene.
1. Avslutte prosjektregnskapet
Det er viktig å avslutte kontoene i prosjektregnskapet så tidlig som mulig for å kunne klarlegge alle kostnader knyttet til prosjektet. Et problem i den forbindelse er at enkelte leverandører ikke sender inn fakturaer før flere måneder etter at arbeidet er fullført. Hvis prosjektlederen ikke har full oversikt på dette stadiet, kan det oppstå overraskelser og føre til at prosjektet ikke lenger anses som vellykket. Prosjektlederen bør derfor få oversikt over alle utestående fordringer og eventuelt gjøre avsetninger i prosjektregnskapet umiddelbart etter at leverandørene har avsluttet sine oppgaver i den siste delen av gjennomføringen.
2. Avklare utestående spørsmål
Utestående spørsmål kan være uenighet om hvorvidt alle krav er fullt oppfylt. Det kan dreie seg om leveringstider og forsinkelser relatert til milepæler, eller det kan være uoverensstemmelser om endringer i prosjektets arbeidsomfang, kvaliteten på leveranser osv. Det er hensiktsmessig å løse eventuelle problemer så raskt som mulig, eller komme frem til en avtale.
3. Skrive erfaringsrapport
Erfaringsrapporten inneholder en oversikt og evaluering av positive og negative erfaringer fra prosjektet. Det kan være en god idé å ha denne rapporten i bakhodet allerede fra starten av prosjektet og notere ned ulike hendelser og konsekvenser i en erfaringslogg etter hvert som prosjektet skrider frem. Erfaringsrapporten bør være kort og bare inneholde de mest relevante erfaringene, slik at den lett kan brukes som referanse for senere prosjekter. Verdien av evaluering øker ved at man inkluderer flest mulig av interessentene i prosessen. Ulike personer vil ha ulike oppfatninger og avklaringer er nyttige.
Svar på følgende spørsmål kan inngå i evalueringen:
- Har vi oppnådd målene?
- Er interessentene fornøyde?
- Har vi anvendt god praksis i prosjektledelse?
- Har vi fulgt virksomhetens prosjektmodell?
- Har prosjektleder håndtert usikkerheten i prosjektet?
- Kunne avvik vært unngått?
- Er endringene håndtert i henhold til gjeldende rutiner?
- Hvordan kan virksomheten forbedre sin evne til prosjektgjennomføring?
4. Sluttrapport
Sluttrapporten skal bekrefte overleveringen av alle leveranser, inkludert gevinstplaner. Den skal også inneholde en vurdering av hva som er blitt levert i forhold til hva som opprinnelig ble planlagt i prosjektet.
PRINCE2-rammeverket har et eksempel på en sluttrapport som kan lastes ned her.
5. Fullføre prosjektarkiv
Når erfaringsrapporten og sluttrapporten er ferdigskrevet og alle utestående spørsmål er avklart, er prosjektet avsluttet, og prosjektarkivet kan lukkes. For å lette lukkingen av prosjektarkivet bør dette arbeidet startes tidlig. Etterhvert som leveranser ferdigstilles, bør også tilhørende dokumentasjon ferdigstilles og arkiveres slik det skal ligge når prosjektet er ferdig.
