Disse aktivitetene bør gjennomføres i avslutningen av et prosjekt

Prosjektavslutning

3 min. lesning

Alle prosjekter er per definisjon avgrenset i tid. Å avslutte et prosjekt innebærer imidlertid mer enn å bare legge ned arbeidet. Man må sørge for en ordentlig overlevering av prosjektets produkter til linjeorganisasjonen og bruker, samt å evaluere prosjektet slik at man senere kan dra nytte av erfaringene.

1. Avslutte prosjektregnskapet

Det er viktig å avslutte kontoene i prosjektregnskapet så tidlig som mulig for å kunne klarlegge alle kostnader knyttet til prosjektet. Et problem i den forbindelse er at enkelte leverandører ikke sender inn fakturaer før flere måneder etter at arbeidet er fullført. Hvis prosjektlederen ikke har full oversikt på dette stadiet, kan det oppstå overraskelser og føre til at prosjektet ikke lenger anses som vellykket. Prosjektlederen bør derfor få oversikt over alle utestående fordringer og eventuelt gjøre avsetninger i prosjektregnskapet umiddelbart etter at leverandørene har avsluttet sine oppgaver i den siste delen av gjennomføringen.


Hvor mye kan du om prosjektledelse? Test deg selv med vår prosjektledelsesquiz!


2. Avklare utestående spørsmål

Utestående spørsmål kan være uenighet om hvorvidt alle krav er fullt oppfylt. Det kan dreie seg om leveringstider og forsinkelser relatert til milepæler, eller det kan være uoverensstemmelser om endringer i prosjektets arbeidsomfang, kvaliteten på leveranser osv. Det er hensiktsmessig å løse eventuelle problemer så raskt som mulig, eller komme frem til en avtale.

3. Skrive erfaringsrapport

Erfaringsrapporten inneholder en oversikt og evaluering av positive og negative erfaringer fra prosjektet. Det kan være en god idé å ha denne rapporten i bakhodet allerede fra starten av prosjektet og notere ned ulike hendelser og konsekvenser i en erfaringslogg etter hvert som prosjektet skrider frem. Erfaringsrapporten bør være kort og bare inneholde de mest relevante erfaringene, slik at den lett kan brukes som referanse for senere prosjekter. Verdien av evaluering øker ved at man inkluderer flest mulig av interessentene i prosessen. Ulike personer vil ha ulike oppfatninger og avklaringer er nyttige.

Svar på følgende spørsmål kan inngå i evalueringen:

  • Har vi oppnådd målene?
  • Er interessentene fornøyde?
  • Har vi anvendt god praksis i prosjektledelse?
  • Har vi fulgt virksomhetens prosjektmodell?
  • Har prosjektleder håndtert usikkerheten i prosjektet?
  • Kunne avvik vært unngått?
  • Er endringene håndtert i henhold til gjeldende rutiner?
  • Hvordan kan virksomheten forbedre sin evne til prosjektgjennomføring?

4. Sluttrapport

Sluttrapporten skal bekrefte overleveringen av alle leveranser, inkludert gevinstplaner. Den skal også inneholde en vurdering av hva som er blitt levert i forhold til hva som opprinnelig ble planlagt i prosjektet.

PRINCE2-rammeverket har et eksempel på en sluttrapport som kan lastes ned her.

5. Fullføre prosjektarkiv

Når erfaringsrapporten og sluttrapporten er ferdigskrevet og alle utestående spørsmål er avklart, er prosjektet avsluttet, og prosjektarkivet kan lukkes. For å lette lukkingen av prosjektarkivet bør dette arbeidet startes tidlig. Etterhvert som leveranser ferdigstilles, bør også tilhørende dokumentasjon ferdigstilles og arkiveres slik det skal ligge når prosjektet er ferdig.

Quiz: hva kan du om prosjektledelse. Gratis prosjekt-quiz

 


Jon Arve jobber som divisjonsdirektør for Academy & Project Systems. Han er siviløkonom med spesialisering i internasjonal markedsføring og brenner for landeveissykling, kaffebrenning og ølbrygging. Til frokost nyter han gjerne kokte egg fra egen hønsegård.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

9 gode spørsmål du bør stille i en prosjektevaluering

Å evaluere prosjektet når vi er ferdig med det, er god praksis. Hensikten er å kunne lære av erfaringene vi har har gjort oss senere - både de gode og dårlige. Å lære av erfaring er for eksempel et av de 7 prinsippene i PRINCE2. Evalueringen gir rom for ettertanke og kritiske spørsmål rundt måten vi har utført jobben på, og mye av læringen i prosjektorganisasjonen ligger i evalueringen. De fleste prosjekter har et potensiale for forbedring selv om de anses som vellykkede. Som prosjektleder har du et ansvar å ta initiativ til både evaluering og rapportering.

Derfor bør du ta deg tid til en ordentlig prosjektavslutning

Bygget er ferdig bygget, brukerne har flyttet inn og driften er i gang, prosjektorganisasjonen er delvis oppløst og mange er allerede engasjert i nye prosjekter. Hvordan skal man egentlig avslutte et prosjekt på riktig måte, før man som prosjektleder kan slippe taket? En fallgruve i prosjekter er at prosjektet aldri blir formelt avsluttet, men «dør» hen. Prosjektleder er i gang med nye utfordringer, og avslutningsaktivitetene ble aldri egentlig gjennomført. I slike tilfeller risikerer man å miste viktig og verdifull innsikt. Her får du et overblikk over hvordan du bør gå frem i avslutningsprosessen, samt noen tips til hvordan du gjennomfører på en måte som gir godt utbytte i form av forståelse for prosjektets resultater som kan hjelpe dere å gjøre det enda bedre i fremtiden.  

Slik avslutter du et prosjekt

Uavhengig om det er ditt første eller nummer 10 i rekken; her er noen gode tips å ta med seg idet du skal avslutte prosjektet.