Disse aktivitetene bør gjennomføres i avslutningen av et prosjekt

Prosjektavslutning

3 min. lesning

Alle prosjekter er per definisjon avgrenset i tid. Å avslutte et prosjekt innebærer imidlertid mer enn å bare legge ned arbeidet. Man må sørge for en ordentlig overlevering av prosjektets produkter til linjeorganisasjonen og bruker, samt å evaluere prosjektet slik at man senere kan dra nytte av erfaringene.

1. Avslutte prosjektregnskapet

Det er viktig å avslutte kontoene i prosjektregnskapet så tidlig som mulig for å kunne klarlegge alle kostnader knyttet til prosjektet. Et problem i den forbindelse er at enkelte leverandører ikke sender inn fakturaer før flere måneder etter at arbeidet er fullført. Hvis prosjektlederen ikke har full oversikt på dette stadiet, kan det oppstå overraskelser og føre til at prosjektet ikke lenger anses som vellykket. Prosjektlederen bør derfor få oversikt over alle utestående fordringer og eventuelt gjøre avsetninger i prosjektregnskapet umiddelbart etter at leverandørene har avsluttet sine oppgaver i den siste delen av gjennomføringen.


Hvor mye kan du om prosjektledelse? Test deg selv med vår prosjektledelsesquiz!


2. Avklare utestående spørsmål

Utestående spørsmål kan være uenighet om hvorvidt alle krav er fullt oppfylt. Det kan dreie seg om leveringstider og forsinkelser relatert til milepæler, eller det kan være uoverensstemmelser om endringer i prosjektets arbeidsomfang, kvaliteten på leveranser osv. Det er hensiktsmessig å løse eventuelle problemer så raskt som mulig, eller komme frem til en avtale.

3. Skrive erfaringsrapport

Erfaringsrapporten inneholder en oversikt og evaluering av positive og negative erfaringer fra prosjektet. Det kan være en god idé å ha denne rapporten i bakhodet allerede fra starten av prosjektet og notere ned ulike hendelser og konsekvenser i en erfaringslogg etter hvert som prosjektet skrider frem. Erfaringsrapporten bør være kort og bare inneholde de mest relevante erfaringene, slik at den lett kan brukes som referanse for senere prosjekter. Verdien av evaluering øker ved at man inkluderer flest mulig av interessentene i prosessen. Ulike personer vil ha ulike oppfatninger og avklaringer er nyttige.

Svar på følgende spørsmål kan inngå i evalueringen:

  • Har vi oppnådd målene?
  • Er interessentene fornøyde?
  • Har vi anvendt god praksis i prosjektledelse?
  • Har vi fulgt virksomhetens prosjektmodell?
  • Har prosjektleder håndtert usikkerheten i prosjektet?
  • Kunne avvik vært unngått?
  • Er endringene håndtert i henhold til gjeldende rutiner?
  • Hvordan kan virksomheten forbedre sin evne til prosjektgjennomføring?

4. Sluttrapport

Sluttrapporten skal bekrefte overleveringen av alle leveranser, inkludert gevinstplaner. Den skal også inneholde en vurdering av hva som er blitt levert i forhold til hva som opprinnelig ble planlagt i prosjektet.

PRINCE2-rammeverket har et eksempel på en sluttrapport som kan lastes ned her.

5. Fullføre prosjektarkiv

Når erfaringsrapporten og sluttrapporten er ferdigskrevet og alle utestående spørsmål er avklart, er prosjektet avsluttet, og prosjektarkivet kan lukkes. For å lette lukkingen av prosjektarkivet bør dette arbeidet startes tidlig. Etterhvert som leveranser ferdigstilles, bør også tilhørende dokumentasjon ferdigstilles og arkiveres slik det skal ligge når prosjektet er ferdig.

New Call-to-action

 


Jon Arve er divisjonsleder for Academy & Project Systems i Metier. Han er utdannet siviløkonom med spesialisering i markedsføring og strategi. I jobben sin brenner han for å hjelpe virksomheter med å bygge kompetanse og ta i bruk riktige systemer for å lykkes med prosjekter og initiativer. På fritiden kobler han best av når han får bruke tid på Haugen gård i Femundsmarka eller når han får spille trommer i bandet sitt.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Et vellykket prosjekt - først når det er en vellykket ibruktakelse

Hva er et vellykket prosjekt? Som prosjektledere og -eiere er det naturlig å trekke frem prosjekttrekanten for å vurdere om vi har levert på tid, innenfor kost og med den kvalitet som er beskrevet. Er svaret ja på alle disse tre, kan det være fristene til å si at prosjektet er vellykket. Men da glemmer vi noe. For kvalitet er også knyttet til de funksjonelle forutsetningene for å kunne levere på de effektene som virksomheten skal levere etter å ha investert i et nytt bygg. Et vellykket prosjekt må kort og godt resultere i et produkt – et bygg eller annet – som blir brukt, som gir en god nytteverdi for brukerne, og som ikke minst svarer ut behovet det var ment å svare ut. Et vellykket prosjekt betyr derfor også en vellykket ibruktakelse.

Slik avslutter du et prosjekt

Har du noen gang opplevd at prosjektet du er i ikke formelt avsluttes? Da kan man ha gått glipp av mye verdirealisering. Stramme tidsfrister og høyt arbeidspress kan gjøre det fristende å utsette oppgaver som ikke føles pressende – slik som en prosjektavslutning og evaluering. Samtidig er dette kanskje ikke det mest spennende man gjør, men desto viktigere. Faren er at prosjektet «dør hen», og at man går glipp av viktige læringspunkter og gevinster for fremtidens prosjekter. Derfor er det viktig å sørge for en ordentlig overlevering og avslutning, inkludert å evaluere prosjektet slik at vi senere kan dra nytte av erfaringene. Uavhengig om det er ditt første eller nummer 10 i rekken; her er noen gode tips å ta med seg når du skal avslutte prosjektet.

9 gode spørsmål du bør stille i en prosjektevaluering

Å evaluere prosjektet når vi er ferdig med det, er god praksis. Hensikten er å kunne lære av erfaringene vi har har gjort oss senere - både de gode og dårlige. Å lære av erfaring er for eksempel et av de 7 prinsippene i PRINCE2. Evalueringen gir rom for ettertanke og kritiske spørsmål rundt måten vi har utført jobben på, og mye av læringen i prosjektorganisasjonen ligger i evalueringen. De fleste prosjekter har et potensiale for forbedring selv om de anses som vellykkede. Som prosjektleder har du et ansvar å ta initiativ til både evaluering og rapportering.