Det finnes gode og mindre gode prosjektmål. Gode prosjektmål kjennetegnes ved at de er klare, retningsgivende og lett forståelige, slik at alle involverte parter enkelt kan følge dem. De skal gi prosjektet en tydelig retning og mening, og som en huskeregel bør de være SMARTE. Men hva betyr det?
Hva er SMARTE prosjektmål?
Å lage SMARTE mål betyr å formulere målene på en måte som gjør dem tydelige, korte og konsise slik at alle i prosjektorganisasjonen enkelt kan forstå hva de innebærer. Det sikrer at det ikke er rom for misforståelser eller feiltolkninger som kan føre prosjektet på avveie. Gode prosjektledere sørger for at prosjektet har klare mål som er omforente, forstått og akseptert av alle involverte. Dette inkluderer å sikre at målene er kommunisert på en effektiv måte gjennom hele organisasjonen.
Dette er SMARTE målformulering
- Spesifiserte – veldefinerte, klare og entydige
- Målbare – kvantitativt dersom mulig, eventuelt etterprøvbare på andre måter
- Akseptert – felles forståelse i prosjektet, hos prosjekteier, kunde og brukere
- Realistiske – målene skal kunne nås
- Tids- og kostnadsavgrenset – må kunne gjennomføres innenfor gjeldende rammer
- Enkle – målene må formuleres kort og konsist slik at alle forstår dem
LES OGSÅ: Hva er forskjellen på resultatmål og effektmål?
Eksempel på SMARTE målformuleringer
| «Dårlig» målformulering | «God» målformulering | |
| Effektmål (gevinster) | Styrke lønnsomheten | 1 år etter prosjektets avslutning, skal lønnsomheten ha økt med minimum 30 % |
| Arbeidsomfang (kvalitet) | Produktet skal ha akseptabel kvalitet | Produktet skal oppfylle alle definerte krav til kvalitet og funksjonalitet |
| Tid | Produktet vil bli overlevert så snart som mulig | Produktet skal overleveres til kunden innen 20. september |
| Kostander | Kostnadene skal holdes på et rimelig nivå | Kostnadsrammen er 10 millioner kroner |
Tips til hvordan å lage SMARTE målformuleringer
Involver hele prosjektgruppen. Da sikrer du eierskap og engasjement blant de involverte. Start med «hvorfor»: hva er hensikten med prosjektet? Hvorfor skal det i det hele tatt gjennomføres?
Bryt også ned store mål. Det å «bryte ned elefanten» i mindre deler gjør at det hele føles mer håndterbart, og det blir enklere å se hvor dere skal begynne. Husk også at målene kan justeres underveis, selv om de grunnleggende prinsippene bør opprettholdes.
- Visualisering av SMARTE mål er et godt virkemiddel. Det å lage en enkel graf eller et diagram for å illustrere målet og veien dit gjør ofte målene mer forståelige
- Mål fremdrift med riktige verktøy
- Om målene justeres underveis, må dere sørge for at dere holder fokus, og ikke glemmer hva dere skal oppnå.
Ulemper med uklare mål
En god indikasjon på om vi har klart å definere tydelige prosjektmål, er at det normalt vil oppstå mange diskusjoner knyttet til dem. Det er veldig lett å bli enige om uklare mål, ettersom alle da har hver sin oppfatning av hva målene innebærer.
Diskusjoner om tydeliggjøring av prosjektmål bør tas så tidlig i prosjektet som mulig, når vi fortsatt har et valg og kan påvirke utfallet av prosjektet. Ved uklare mål, kommer diskusjonene gjerne sent i prosjektet, når valgene enten har blitt tatt for oss, eller korte tidsfrister gjør det vanskelig å ta godt informerte beslutninger.
Sentrale interessenter bør til enhver tid i prosjektet ha en felles forståelse av målene. Dette skjer ikke av seg selv, og det er derfor viktig at prosjektlederen og prosjekteieren sørger for å jevnlig oppdatere og kommunisere målene for prosjektet.
