Kostnadsoverskridelser er dessverre vanlig i både store og mindre prosjekter. Ofte hører vi om store statlige byggeprosjekter med million- og milliardsprekker. Årsakene til disse er selvfølgelig forskjellige og sammensatte, men noen gjengangere finner vi.
Gjennom 40 års erfaring med komplekse prosjekter på tvers av bransjer, har Metier lært å kjenne igjen de vanligste fallgruvene som fører til kostnadsoverskridelser, og de mest sentrale suksessfaktorene for et vellykket resultat.
I dette innlegget gir vi deg en oversikt over de vanligste grunnene til budsjettoverskridelser. Vi har også hentet frem blogginnlegg fra arkivet som kan hjelpe deg med å unngå å havne i fella i prosjektprosessen. Her kan du lese videre om suksessfaktorer, ting verdt å ta hensyn til, samt eksempler fra prosjekter som har lykkes.
1. Mangelfull tidligfase
Mangelfull tidligfase er en gjennomgående synder når det kommer til budsjettoverskridelser. Dette er fordi grunnlaget for prosjektets lønnsomhet, fleksibilitet, kostnader og bærekraftspåvirkning legges i tidligfase. Grundige tidligfasestudier er altså en helt avgjørende suksessfaktor for å nå prosjektets overordnede mål. Alternativet vil være lavere verdi, omkamper eller at prosjektet sporer av sent. Realisering av feil bygg kan også låse virksomheten og gi medfølgende driftskostnader i flere tiår.
Det er sentralt å stille de riktige spørsmålene tidlig. Derfor vil du også se at de fleste faktorene som bidrar til kostnadsoverskridelser løses med en grundig og gjennomtenkt tidligfase, for å sikre at du gjennomfører riktig prosjekt.
Vi har skrevet oppskriften på en effektiv oppstartsplan av prosjektet, slik at du kan komme riktig ut fra start.
2. Manglende estimeringskompetanse
Kostnadsestimatet skal representere prosjektets sannsynlige kostnad. Det bør baseres på erfaringstall fra lignende prosjekter, oppdatert informasjon om markedssituasjonen, og detaljer om hvordan vi planlegger å gjennomføre prosjektet. En riktig forventning til hva prosjektet skal koste er viktig.
Dessverre er det en vanlig erfaring i byggebransjen at beslutninger og kostnadsrammer blir satt på bakgrunn av gale forutsetninger og at beslutninger dermed blir tatt på feil grunnlag. En avgjørende faktor for suksess er at bestiller tildeler prosjektet en kostnadsramme som er i tråd med prosjektets ambisjonsnivå og omfang. Faglig godt ledet estimering er en viktig del av dette.
Avdelingsleder for Helsebygg i Metier, Svein Petter Raknes, har listet opp 10 tips for å lykkes med kostnadsestimering i byggeprosjekter. Disse kan være til god hjelp i prosessen.
3. Undervurdering av risiko
Alle prosjekter innebærer usikkerhet. Usikkerhet har både en positiv og en negativ side; risiko for negative hendelser og muligheter for positive hendelser. Undervurdering av risiko eller manglende usikkerhetsstyring kan imidlertid ha fatale konsekvenser for prosjektets kost og resultat.
Prosjektledere og andre som jobber i prosjektstyringsgruppe må forholde seg til en god del forskjellige problemstillinger, og er nødt til å ta beslutninger på tross av kjent eller ukjent risiko. Svein Petter Raknes har skrevet et utfyllende innlegg der prosjekteiers ansvar i usikkerhetsstyringen er forklart.
Usikkerhetsstyring vil si det å identifisere, vurdere, planlegge og iverksette tiltak for å handtere usikkerhet. Dette er en særdeles viktig del av prosjektarbeidet. I dette innlegget kan du lese om usikkerhetsstyring, og de muligheter og trusler som ligger i usikkerhetsmomentene.
Det å utføre usikkerhetsanalyser er en essensiell del av prosjektplanleggingen. Senior Manager Olaf Dendris har skrevet innlegg om hvorfor du bør utføre usikkerhetsanalyser på prosjektplanen.
Emmanuelle Vrålstad har bidratt med å effektivisere teknologitunge prosesser og implementere IT-løsninger hos mange komplekse organisasjoner. I innlegget Kunsten å ta beslutninger i en VUCA-verden skisserer Emmanuelle viktige prinsipper innen situasjonsbedømmelse, og gir deg alternativer til beslutningsmetoder som kan passe under ulike grader av usikkerhet.
4. Mangelfull styring av prosjektkostnad hos byggherre/prosjekteier
Det er det bestillende leddet som har eierskapet til investeringen og det overordnede ansvaret for å passe på pengesekken og optimalisere verdien av selve prosjektinvesteringen. Mangelfull styring fra det bestillende ledd er dessverre ofte en av de største grunnene til kostnadsoverskridelser.
I dette blogginnlegget har administrerende direktør ved Metier Halvard Kilde gjort seg noen tanker om hvordan metoden Verdistyrt prosjektutvikling kan bøte på dette ved å gi en felles beste praksis på tvers av prosjektorganisasjonen. Avdelingsleder for Verdistyrt prosjektutvikling Magne Lilleland-Olsen har også skrevet et innlegg om hvordan man bør forholde seg til prosjekteierrollen innenfor metoden.
5. Økning i omfang og krav til kvalitet
Det er bestiller (den som finansierer) som avgjør hva som skal inkluderes i prosjektets arbeidsomfang. De fleste prosjekter må likevel forholde seg til input fra en rekke interessenter (for eksempel brukere, kommuner og driftsorganisasjoner) når prosjektomfanget skal detaljeres. I denne prosessen kan det være krevende å skille på hva som er detaljering og hva som er nytt omfang. Svært ofte ser man at det i denne prosessen kommer inn arbeidsomfang som ikke er en del av opprinnelig bestilling. Prosjektets omfang eser dermed ut, og mer omfang betyr økte kostnader. Detaljering av omfang og krav må derfor styres strukturert i bestillingen av prosjektet.
Det er gjennomgående at en del prosjekter hopper rett til en løsning uten at behovet og mulighetsrommet er godt nok utforsket. Å sikre at man har gjennomført en god prosess rundt valg av konsept er alltid viktig. Noe som kan være svært nyttig i denne sammenhengen er å starte med å gjennomføre en interessentanalyse.
Dette går kort fortalt ut på å identifisere hvem som kan berøres av eller påvirke prosjektet, altså hvem interessentene er. Hva er de interessert i og hvilken påvirkningskraft har de? Deretter må det defineres hvordan de kan informeres og involveres på en måte som sikrer en vellykket prosjektgjennomføring, og at prosjektets ferdige resultat får en optimal bruk. Som et nyttig verktøy må man etablere en kommunikasjonsplan for å følge dem opp, og bestemme hvordan innspill skal håndteres. Her kan du lese hvordan en interessentanalyse ble en sentral suksessfaktor for Bergen inkluderingssenter.
6. Lite hensiktsmessige kontraktstrukturer
Det hviler et stort ansvar på byggherre om å velge en hensiktsmessig kontraktstrategi, da valget vil påvirke hele dynamikken i prosjektet og hvem som eier og styrer risiko i prosjektet. Det er ikke én kontraktstrategi som passer for alle prosjekter, så her er det viktig at det legges arbeid i å utarbeide en prosjekttilpasset kontraktstrategi. En riktig kontraktstrategi gir byggherre tilstrekkelig styring I de ulike fasene og tilpasser graden av styring og samarbeid med rådgivere og entreprenører, slik at det passer til prosjektets kompleksitet. Velger man en kontraktstrategi som ikke er tilpasset prosjektet og som ikke er håndterbart for prosjektorganisasjonen, kan man risikere store kostnadsblemmer som en følge av blant annet uklarheter og tvister.
I dette blogginnlegget viser avdelingsleder for Strategi og virksomhetsutvikling Anders Tellefsen deg hvordan du kan utarbeide en god kontraktstrategi.
