Innenfor Verdistyrt prosjektutvikling snakker vi mye om viktigheten av tidligfase i prosjektene. En god tidligfase er sentralt for at prosjektet skal bli vellykket. Samtidig skal man ikke undervurdere viktigheten av verdistyringsprinsippet også i gjennomføringsfasen av et prosjekt.
Mulighet for omfangsstyring i byggefasen er viktig. Samarbeid mellom prosjekteringsfunksjon, innkjøp og produksjon, samt effektiv beslutningsstyring, vil være avgjørende for en effektiv bygging.
Det er også en rekke kritiske prosesser som man må lykkes med i fellesskap mellom aktørene for å få mest mulig verdi ut av investeringene og for å bli ferdig innenfor avtalt tid.
Her får du en gjennomgående oversikt over viktige prinsipper og kritiske prosesser i gjennomføringsfase, i henhold til beste praksis innenfor Verdistyrt prosjektutvikling.
Først: Hva er Verdistyrt prosjektutvikling?
Verdistyrt prosjektutvikling (VPU) er en beste praksis for premissgivere, bestillere og prosjekteiere i byggeprosjekter. Metoden, som har resultert i en veileder med samme navn, er basert på erfaringer fra Tønsbergprosjektet (Sykehuset i Vestfold) og Justisdepartementets prosjekt, Politiets nasjonale beredskapssenter på Taraldrud. Dette er prosjekter hvor nye kontrakts- og gjennomføringsmodeller er blitt testet ut, med mål om å maksimere verdien av investerte midler. Felles for begge disse prosjektene, er at de har levert svært gode resultater.
LES OGSÅ: Dette er Verdistyrt prosjektutvikling
Organisering i gjennomføringsfase
Prosjekter er forskjellige, og organisering av gjennomføringsfase vil naturlig nok variere fra prosjekt til prosjekt. Viktige faktorer i dette er type prosjekt, størrelse og kompleksitet, gjennomføringsmodell, kontraktstrategi og kompetanse hos aktørene.
Det ideelle er at man i størst mulig grad klarer å skape én organisasjon bestående av byggherre, bruker, prosjekteringsgruppe og entreprenør – som jobber mot et felles mål.
LES OGSÅ: Slik bør prosjekter organiseres
Sentrale prinsipper for én organisasjon mot et felles mål
Det at alle i prosjektorganisasjonen skal dra mot samme mål, er et av kjerneprinsippene i VPU. En fragmentert organisasjon vil medføre suboptimalisering, kostnadsøkninger og forsinkelser.
Byggherresiden må ha én leder (typisk prosjektsjef eller prosjektdirektør) som tar ansvar for helheten helt frem til gevinstrealisering (for eksempel åpning av bygget for publikum). Denne lederen bør rapportere til én styringsgruppe sammensatt av bestiller (finansierende), utbygger og bruker.
LES OGSÅ: Slik lykkes du med prosjekteierstyring
Styringsgruppen bør ledes av én prosjekteier med nødvendige fullmakter. Organisering og planer må dekke prosjektet fullt ut. Organiseringen bør ikke ha doble funksjoner. Altså bør ingen ha som jobb å kontrollere andre. Kontroll oppnås ved å jobbe sammen skulder ved skulder.
En helhetlig plan for bygging og gevinstrealisering
Det bør være én ledelse og én fremdriftsplan for gjennomføringsfasen helt frem til anlegget er i full operativ drift og gevinsten er realisert. En fallgruve er å dele opp bygging, utstyrsanskaffelse og ibrukstagelse som separate prosjekter uten felles ledelse. Disse prosessene har sterk avhengighet mellom aktivitetene, og oppdeling uten tilstrekkelig koordinering vil gi uforutsigbarhet, suboptimalisering og forsinkelser.
Kritiske prosesser i gjennomføringsfasen
For å få mest verdi ut av investeringene, og for å bli ferdig i tide, er det en rekke kritiske prosesser som man må lykkes med i fellesskap mellom aktørene. Svikt i en eller flere av disse prosessene medfører dårligere kvalitet, økte kostnader og forsinket gevinstrealisering.
Skal man lykkes i gjennomføring, må prosjektledelsen sammen etablere en helhetlig organisering med gode systemer på tvers av aktørene. Da er det viktig å legge fra seg tankegangen om at «dette er byggherres ansvar og dette er entreprenørens ansvar» osv. Det vil bare føre til etableringer av siloer i prosjektet.
Styring av prosjektomfanget og endringsstyring
De fleste prosjekter opplever behov og ønske om endringer. Endringsstyring handler om å håndtere endringer i prosjektomfanget på en måte som gjør at
- ønsker om endringer registreres
- konsekvenser utredes (nytte/kostnad)
- riktige beslutninger fattes (på saksnivå og i et helhetlig perspektiv)
- kommersielle forhold avklares
- endringer realiseres
- at det er sporbarhet i dokumentasjonen
LES OGSÅ: Hva er forskjellen på avvik og endring i prosjekter?
Prosjekteringsledelse
Prosjekteringsledelse handler om å lede de tverrfaglige prosessene som omsetter brukerbehov til funksjoner og løsninger, samt håndtering av grensesnitt.
I gjennomføringsfasen er hovedmålet for prosjekteringen å fremskaffe underlag for innkjøp, produksjon og testing. Underlag for innkjøp og produksjon må tilpasses valgt entreprisestrategi og leveres til rett tid og med riktig kvalitet.
Ofte kreves utstrakt samhandling mellom de prosjekterende og utførende for å sikre at prosjekteringsmaterialet er tilpasset tekniske valg og utførelsesmetode. Prosjekteringslederen må sikre at informasjon fra leverandørprosjektering og produktvalg blir planlagt og innarbeidet i endelig produksjonsunderlag.
En viktig suksessfaktor er avklaring av forventninger og god kommunikasjon med de utførende. Dette bidrar til å unngå forsinkelser, feil og mangler, samt urasjonell produksjon.
Innkjøp
Det er mange innkjøp av varer og tjenester på alle nivå i organisasjonen i prosjektets gjennomføringsprosess. Gode innkjøp fordrer gjennomarbeidede kontrakt- og innkjøpsstrategier basert på prosjektets karakter, forståelse for kompetansen i markedet og hva som skal leveres.
Sentrale spørsmål omhandler:
- Hvem som kan styre ting best
- Innkjøpsinndeling
- Hvordan oppnå god konkurranse
- Hvordan bruke leverandørenes kompetanse
- Hvordan skape riktige insentiver, fordele risiko osv.
Fremtidig driftsorganisasjon må involveres for å sikre effektiv drift når man kommer så langt som til etablering av serviceavtaler og liknende.
Produksjonsledelse
Produksjonsledelse handler i hovedsak om hvordan prosjektet ledes slik at produksjonen blir mest mulig kostnadseffektiv og trygg. I praksis betyr dette
- at riktige metoder velges
- logistikken flyter
- fremdriftsplaner overholdes
- det er god koordinasjon mellom fag
- montører kan jobbe effektivt, uhindret og med riktige verktøy
- at man unngår skader
- at leveranser får riktig kvalitet.
Systematisk ferdigstillelse
Systematisk ferdigstilling er en sikkerhet for at prosjektet oppfyller alle funksjonskrav innenfor gitte tids- kostnads- og kvalitetskrav. Dette blir planlagt og verifisert gjennom en strukturert prosess som er ledelsesstyrt fra planlegging til overtakelse. Metoden tydeliggjør prosessen fra krav til gjennomføring og kontroll, med tilhørende testing og akseptkriterier. Denne tydeliggjøringen fører i sin tur til at testing og verifisering kan gjennomføres på en forutsigbar måte, med klare forventninger til leveranser. Systematisk ferdigstillelse handler om å sikre at 1) leveransen er det kunden faktisk har bedt om og 2) gevinsten tas ut til fastsatt tid.
LES OGSÅ: Hva er systematisk ferdigstillelse?
Prosjektstyring
God styring av usikkerhet, kostnader og fremdrift er avgjørende for å sikre forutsigbarhet, samt å kunne rette tiltak tidlig ved avvik. Svak prosjektstyring kjennetegnes ved at ledelsen oppdager avvik når det er for sent eller svært kostbart å lukke dem. «Nøkkelordet» her er Inntjent verdi, som er en metode for å måle verdien av faktisk utført arbeid og er det fremste prestasjonsmålet under prosjektgjennomføring.
LES OGSÅ: Usikkerhetsstyring – muligheter og trusler
Helse, miljø og sikkerhet
Personellsikkerhet og arbeidsmiljø bør alltid ha prioritet nummer én. Målet må være at alle kommer hjem uskadd. Dette fordrer systematikk, kulturbygging og ikke minst fokus fra toppledelsen og nedover i alle ledd i organisasjonen. Det er viktig å merke seg at byggherren har et formelt selvstendig og overordnet ansvar for at hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplassen blir ivaretatt, jf. byggherreforskriften.
Kvalitetsledelse
Kvalitetsledelse handler om hvordan prosjektet leder prosessene for å kunne levere avtalt funksjon med et minimum av avvikskostnader. I praksis betyr det å unngå feilprosjektering (funksjon, grensesnitt, innkjøpsunderlag, produksjonsunderlag), innkjøpsfeil, produksjonsfeil, hindre at leveranser og ferdig bygde installasjoner ødelegges, samt å sikre at komponenter passer sammen.
Etablering og involvering av driftsorganisasjonen
Organisasjonen som skal ta over og drifte anlegget bør etableres tidlig i gjennomføringsfasen. På den ene siden vil riktig involvering under prosjektgjennomføringen bidra til å bygge driftsorganisasjonens kunnskap om anlegget. På den andre siden vil erfarne driftsfolk kunne påvirke løsninger slik at anlegget blir driftsvennlig.
Passer Verdistyrt prosjektutvikling for meg?
Sertifiseringen retter seg mot premissgivere, bestillere og prosjekteiere, men den er også relevant for kvalitetssikrere, rådgivere, ledere for brukervirksomheter og for prosjektledere og andre nøkkelressurser hos entreprenører. Eksemplene som er brukt i utarbeidelsen av veilederen for verdistyrt prosjektutvikling er fra byggebransjen, men prinsippene passer like bra for alle type prosjekter i offentlig og privat sektor.
