Svakt prosjekteierskap, utydelige mål og manglende kompetanse – dette er blant faktorene som ofte fører til at prosjekter ikke evner å ta ut sin potensielle verdi. Nå skal en ny metode sørge for en felles atferdsendring.
Konseptet «Verdistyrt prosjektutvikling» er en beste praksis for premissgivere, bestillere og prosjekteiere i byggeprosjekter. Metoden, som har resultert i en veileder med samme navn, er basert på erfaringer fra Tønsbergprosjektet (Sykehuset i Vestfold) og Justisdepartementets prosjekt, Politiets nasjonale beredskapssenter, på Taraldrud. Dette er prosjekter hvor nye kontrakts- og gjennomføringsmodeller er blitt testet ut, med mål om å maksimere verdien av investerte midler. Felles for begge disse prosjektene, er at de har levert svært gode resultater.
Den første veilederen ble sluppen i 2019, i april 2021 ble versjon to sluppet. Den nye har mer om ledelse, bærekraft og kompetanse, og flere eksempler fra de to vellykkede referanseprosjektene.
Lite forutsigbarhet, liten sjanse for suksess
Fortsatt er det slik at en høy andel prosjekter fullføres med store kostnadsøkninger. For offentlige prosjekter er gjennomsnittsøkningen på opptil 40 prosent i løpet av forprosjektet, viser undersøkelser. I mange tilfeller innebærer dette at det brukes langt større midler enn forutsatt, og at investeringen ikke nødvendigvis står i forhold til den verdi eller nytte som prosjektet gir.
Dette er det selvsagt flere årsaker til, men en av hovedgrunnene til at denne type utfordringer oppstår, er mangelfullt prosjekteierskap, som ofte fører til lite forutsigbarhet rundt kostnader. Manglende forutsigbarhet medfører gjerne omkamper, forsinkelser eller, i verste fall, at prosjektene termineres. Og det er her verdistyrt prosjektutvikling kommer inn i bildet. Det er nemlig særdeles viktig at alle parter styrer mot et felles, tydelig mål. Men hva går metoden egentlig ut på? Vi har samlet noen av de mest stilte spørsmålene, slik at du får et innblikk i hva verdistyrt prosjektutvikling er – og hvordan du kan bruke det.
Så, hva er verdistyrt prosjektutvikling?
Verdistyrt prosjektutvikling går ut på å – gjennom hele prosjektet – styre arbeidet mot å maksimalisere verdien av investerte midler. Dette innebærer at alle viktige valg i prosjektet tas med utgangspunkt i de overordnede målsettingene. En skulle tro at dette var en selvfølge i alle prosjekter av en viss størrelse, men slik er det altså ikke. Ofte fører mangel på tydelige strategiske mål, riktig kompetanse og insentiver for aktørene, til at den potensielle verdien av prosjektene ikke tas ut.
For å lykkes med verdistyrt prosjektutvikling, holder det ikke at du definerer rett prosjekt og gjennomfører prosjektet riktig, du må også optimalisere strategi, organisasjon og prosesser. Dette krever godt lederskap og samspill mellom de som finansierer prosjektet, bruker og utbygger.
Per i dag har vi ingen tydelig definisjon som dekker prosessen med verdioptimalisering – inkludert styring og prioritering. Det finnes dog et knippe engelske begreper som dekker deler av prosessen, blant dem Target Value Design, Design to Cost og Value Engineering, som alle er viktige elementer i verdistyrt prosjektutvikling.
Hvordan lykkes med verdistyrt prosjektutvikling?
I veilederen deler vi flere anbefalinger, som sammen danner overordnede suksessfaktorer. Her får du en oversikt over noen av de viktigste:
Kompetent prosjekteierstyring: Usikkerhet om de store linjene er et prosjekts største fallgruve. En kompetent prosjekteier evner å fastsette mål og føringer, stille krav til utredning, engasjere prosjektleder og å fatte alle sentrale beslutninger.
LES OGSÅ: Prosjekteier som premissgiver for suksess
Tydelige suksesskriterier: For å lykkes, må prosjekteier så tydelig som mulig definere hva som ønskes oppnådd. Manglende tydelighet medfører gjerne et tilfeldig resultat.
Grundige tidligfasestudier: Grunnlaget for prosjektet legges allerede i tidligfase. Det er derfor svært viktig å utrede behov, muligheter og lønnsomhet. Alternativet er lavere verdi, omkamper eller avsporing.
LES OGSÅ: Verdien av god tidligfase
En vedtatt, robust gjennomføringsstrategi: Dette er helt avgjørende for en forutsigbar fremdrift. Alternativet er som regel store forsinkelser.
Felles og helhetlig arbeidsmetodikk: Dette er med på å sikre kontinuerlig og reell styring av prosjektomfang og kostnader. Alternativet? Ingen styring.
Riktig kompetanse, til riktig tid: Et vellykket prosjekt krever kompetanse på en rekke områder, som utredning, ledelse, brukerkoordinering, arkitektur, teknikk, bygging og drift. Involver derfor riktig kompetanse tidlig nok.
Kultur for optimalisering av verdi: Hvis du ikke styrer kulturen, vil kulturen styre prosjektet. Ledelsen må derfor jobbe for en kultur for optimalisering av nytte/kostnad – som gjennomsyrer prosjektarbeidet i alle ledd.
LES OGSÅ: Verdistyrt prosjektutvikling: Med fokus på kulturbygging (intervju med Nye Veier)
Samspill og riktige insentiver: Du bør benytte gjennomføringsmodeller hvor prosjektets resultater står i sentrum og der aktørene trekker i samme retning. Motiverende insentiver, som understøtter prosjektets mål, åpenhet og tillit, er en forutsetning for å lykkes med samspillet.
Samlokalisering for høyere effektivitet: De fleste vurderinger knyttet til omfang i et prosjekt, er tverrfaglige. Samlokalisering gir bedre kommunikasjon og grunnlag for raskere beslutninger. Det kan også̊ bidra til å redusere konfliktnivået.
LES OGSÅ: Gode resultater fra referanseprosjektene.
Hvem er verdistyrt prosjektutvikling for?
Veilederen er først og fremst ment som et oppslagsverk for ulike eierroller i byggeprosjekter. Hovedmålgruppen er premissgivere/bestillere – ledelse eller beslutningstagere i departementer, direktorater, etater eller utbyggingsorganisasjoner som igangsetter store investeringsprosjekter – og prosjekteiere, altså den som på vegne av bestiller har det overordnede ansvaret for at virksomheten gjennomfører et vellykket prosjekt. I tillegg er den svært relevant for kvalitetssikrere, rådgivere, leder for brukervirksomheter og for prosjektledere som skal avstemme forventninger med sine prosjekteiere. Veilederen har som mål å gi innsikt i hvordan verdistyrt prosjektutvikling kan – og skal – gi økt verdi for investeringene.
Interessert i å lære mer om verdistyrt prosjektutvikling? Gjennom Metier OECs kurs lærer du blant annet hvordan du jobber med kompetent prosjekteierstyring, tydelig definerte suksesskriterier, grundige tidligfasestudier, samt hvordan du best jobber med samspill, team- og kulturbygging. Les mer om kurs i verdistyrt prosjektutvikling her.
