Hvordan ser Verdistyrt prosjektutvikling ut i gjennomføringsfase?

Prosjektgjennomføring Prosjekteierstyring Verdistyrt prosjektutvikling

8 min. lesning

Innenfor Verdistyrt prosjektutvikling snakker vi mye om viktigheten av tidligfase i prosjektene. En god tidligfase er sentralt for at prosjektet skal bli vellykket. Samtidig skal man ikke undervurdere viktigheten av verdistyringsprinsippet også i gjennomføringsfasen av et prosjekt.

Mulighet for omfangsstyring i byggefasen er viktig. Samarbeid mellom prosjekteringsfunksjon, innkjøp og produksjon, samt effektiv beslutningsstyring, vil være avgjørende for en effektiv bygging.

Det er også en rekke kritiske prosesser som man må lykkes med i fellesskap mellom aktørene for å få mest mulig verdi ut av investeringene og for å bli ferdig innenfor avtalt tid.

Her får du en gjennomgående oversikt over viktige prinsipper og kritiske prosesser i gjennomføringsfase, i henhold til beste praksis innenfor Verdistyrt prosjektutvikling.

Først: Hva er Verdistyrt prosjektutvikling?

Verdistyrt prosjektutvikling (VPU) er en beste praksis for premissgivere, bestillere og prosjekteiere i byggeprosjekter. Metoden, som har resultert i en veileder med samme navn, er basert på erfaringer fra Tønsbergprosjektet (Sykehuset i Vestfold) og Justisdepartementets prosjekt, Politiets nasjonale beredskapssenter på Taraldrud. Dette er prosjekter hvor nye kontrakts- og gjennomføringsmodeller er blitt testet ut, med mål om å maksimere verdien av investerte midler. Felles for begge disse prosjektene, er at de har levert svært gode resultater.

LES OGSÅ: Dette er Verdistyrt prosjektutvikling


Last ned veileder for Verdistyrt prosjektutvikling 2.0 her


Organisering i gjennomføringsfase

Prosjekter er forskjellige, og organisering av gjennomføringsfase vil naturlig nok variere fra prosjekt til prosjekt. Viktige faktorer i dette er type prosjekt, størrelse og kompleksitet, gjennomføringsmodell, kontraktstrategi og kompetanse hos aktørene.

Det ideelle er at man i størst mulig grad klarer å skape én organisasjon bestående av byggherre, bruker, prosjekteringsgruppe og entreprenør – som jobber mot et felles mål.

LES OGSÅ: Slik bør prosjekter organiseres

Sentrale prinsipper for én organisasjon mot et felles mål

Det at alle i prosjektorganisasjonen skal dra mot samme mål, er et av kjerneprinsippene i VPU. En fragmentert organisasjon vil medføre suboptimalisering, kostnadsøkninger og forsinkelser.

Byggherresiden må ha én leder (typisk prosjektsjef eller prosjektdirektør) som tar ansvar for helheten helt frem til gevinstrealisering (for eksempel åpning av bygget for publikum). Denne lederen bør rapportere til én styringsgruppe sammensatt av bestiller (finansierende), utbygger og bruker.

LES OGSÅ: Slik lykkes du med prosjekteierstyring

Styringsgruppen bør ledes av én prosjekteier med nødvendige fullmakter. Organisering og planer må dekke prosjektet fullt ut. Organiseringen bør ikke ha doble funksjoner. Altså bør ingen ha som jobb å kontrollere andre. Kontroll oppnås ved å jobbe sammen skulder ved skulder.

En helhetlig plan for bygging og gevinstrealisering

Det bør være én ledelse og én fremdriftsplan for gjennomføringsfasen helt frem til anlegget er i full operativ drift og gevinsten er realisert. En fallgruve er å dele opp bygging, utstyrsanskaffelse og ibrukstagelse som separate prosjekter uten felles ledelse. Disse prosessene har sterk avhengighet mellom aktivitetene, og oppdeling uten tilstrekkelig koordinering vil gi uforutsigbarhet, suboptimalisering og forsinkelser.

Kritiske prosesser i gjennomføringsfasen

For å få mest verdi ut av investeringene, og for å bli ferdig i tide, er det en rekke kritiske prosesser som man må lykkes med i fellesskap mellom aktørene. Svikt i en eller flere av disse prosessene medfører dårligere kvalitet, økte kostnader og forsinket gevinstrealisering.

Skal man lykkes i gjennomføring, må prosjektledelsen sammen etablere en helhetlig organisering med gode systemer på tvers av aktørene. Da er det viktig å legge fra seg tankegangen om at «dette er byggherres ansvar og dette er entreprenørens ansvar» osv. Det vil bare føre til etableringer av siloer i prosjektet.

Styring av prosjektomfanget og endringsstyring

De fleste prosjekter opplever behov og ønske om endringer. Endringsstyring handler om å håndtere endringer i prosjektomfanget på en måte som gjør at

  1. ønsker om endringer registreres
  2. konsekvenser utredes (nytte/kostnad)
  3. riktige beslutninger fattes (på saksnivå og i et helhetlig perspektiv)
  4. kommersielle forhold avklares
  5. endringer realiseres
  6. at det er sporbarhet i dokumentasjonen

LES OGSÅ: Hva er forskjellen på avvik og endring i prosjekter?

Prosjekteringsledelse

Prosjekteringsledelse handler om å lede de tverrfaglige prosessene som omsetter brukerbehov til funksjoner og løsninger, samt håndtering av grensesnitt.

I gjennomføringsfasen er hovedmålet for prosjekteringen å fremskaffe underlag for innkjøp, produksjon og testing. Underlag for innkjøp og produksjon må tilpasses valgt entreprisestrategi og leveres til rett tid og med riktig kvalitet.

Ofte kreves utstrakt samhandling mellom de prosjekterende og utførende for å sikre at prosjekteringsmaterialet er tilpasset tekniske valg og utførelsesmetode. Prosjekteringslederen må sikre at informasjon fra leverandørprosjektering og produktvalg blir planlagt og innarbeidet i endelig produksjonsunderlag.

En viktig suksessfaktor er avklaring av forventninger og god kommunikasjon med de utførende. Dette bidrar til å unngå forsinkelser, feil og mangler, samt urasjonell produksjon.

Innkjøp

Det er mange innkjøp av varer og tjenester på alle nivå i organisasjonen i prosjektets gjennomføringsprosess. Gode innkjøp fordrer gjennomarbeidede kontrakt- og innkjøpsstrategier basert på prosjektets karakter, forståelse for kompetansen i markedet og hva som skal leveres.

Sentrale spørsmål omhandler:

  • Hvem som kan styre ting best
  • Innkjøpsinndeling
  • Hvordan oppnå god konkurranse
  • Hvordan bruke leverandørenes kompetanse
  • Hvordan skape riktige insentiver, fordele risiko osv.

Fremtidig driftsorganisasjon må involveres for å sikre effektiv drift når man kommer så langt som til etablering av serviceavtaler og liknende.

Produksjonsledelse

Produksjonsledelse handler i hovedsak om hvordan prosjektet ledes slik at produksjonen blir mest mulig kostnadseffektiv og trygg. I praksis betyr dette

  • at riktige metoder velges
  • logistikken flyter
  • fremdriftsplaner overholdes
  • det er god koordinasjon mellom fag
  • montører kan jobbe effektivt, uhindret og med riktige verktøy
  • at man unngår skader
  • at leveranser får riktig kvalitet.

Systematisk ferdigstillelse

Systematisk ferdigstilling er en sikkerhet for at prosjektet oppfyller alle funksjonskrav innenfor gitte tids- kostnads- og kvalitetskrav. Dette blir planlagt og verifisert gjennom en strukturert prosess som er ledelsesstyrt fra planlegging til overtakelse. Metoden tydeliggjør prosessen fra krav til gjennomføring og kontroll, med tilhørende testing og akseptkriterier. Denne tydeliggjøringen fører i sin tur til at testing og verifisering kan gjennomføres på en forutsigbar måte, med klare forventninger til leveranser. Systematisk ferdigstillelse handler om å sikre at 1) leveransen er det kunden faktisk har bedt om og 2) gevinsten tas ut til fastsatt tid.

LES OGSÅ: Hva er systematisk ferdigstillelse?

Prosjektstyring

God styring av usikkerhet, kostnader og fremdrift er avgjørende for å sikre forutsigbarhet, samt å kunne rette tiltak tidlig ved avvik. Svak prosjektstyring kjennetegnes ved at ledelsen oppdager avvik når det er for sent eller svært kostbart å lukke dem. «Nøkkelordet» her er Inntjent verdi, som er en metode for å måle verdien av faktisk utført arbeid og er det fremste prestasjonsmålet under prosjektgjennomføring.

LES OGSÅ: Usikkerhetsstyring – muligheter og trusler

Helse, miljø og sikkerhet

Personellsikkerhet og arbeidsmiljø bør alltid ha prioritet nummer én. Målet må være at alle kommer hjem uskadd. Dette fordrer systematikk, kulturbygging og ikke minst fokus fra toppledelsen og nedover i alle ledd i organisasjonen. Det er viktig å merke seg at byggherren har et formelt selvstendig og overordnet ansvar for at hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplassen blir ivaretatt, jf. byggherreforskriften.

Kvalitetsledelse

Kvalitetsledelse handler om hvordan prosjektet leder prosessene for å kunne levere avtalt funksjon med et minimum av avvikskostnader. I praksis betyr det å unngå feilprosjektering (funksjon, grensesnitt, innkjøpsunderlag, produksjonsunderlag), innkjøpsfeil, produksjonsfeil, hindre at leveranser og ferdig bygde installasjoner ødelegges, samt å sikre at komponenter passer sammen.

Etablering og involvering av driftsorganisasjonen

Organisasjonen som skal ta over og drifte anlegget bør etableres tidlig i gjennomføringsfasen. På den ene siden vil riktig involvering under prosjektgjennomføringen bidra til å bygge driftsorganisasjonens kunnskap om anlegget. På den andre siden vil erfarne driftsfolk kunne påvirke løsninger slik at anlegget blir driftsvennlig.


Passer Verdistyrt prosjektutvikling for meg?

Sertifiseringen retter seg mot premissgivere, bestillere og prosjekteiere, men den er også relevant for kvalitetssikrere, rådgivere, ledere for brukervirksomheter og for prosjektledere og andre nøkkelressurser hos entreprenører. Eksemplene som er brukt i utarbeidelsen av veilederen for verdistyrt prosjektutvikling er fra byggebransjen, men prinsippene passer like bra for alle type prosjekter i offentlig og privat sektor.

Last ned veileder for Verdistyrt prosjektutvikling 2.0 her


Magne jobber som direktør i Metier OEC. Han arbeider mest med prosjekter i tidligfase, blant annet med konseptvalgutredninger, kvalitetssikring og metodeutvikling. I tillegg har han lang erfaring med forbedringsprogrammer, og han holder kurs innen prosjektledelse, prosjektstyring, eierstyring og kostnadsestimering. På fritiden er Magne en aktiv mann og bruker mye tid på skigåing, løping og sykling.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Derfor bør du ta deg tid til en ordentlig prosjektavslutning

Bygget er ferdig bygget, brukerne har flyttet inn og driften er i gang, prosjektorganisasjonen er delvis oppløst og mange er allerede engasjert i nye prosjekter. Hvordan skal man egentlig avslutte et prosjekt på riktig måte, før man som prosjektleder kan slippe taket? En fallgruve i prosjekter er at prosjektet aldri blir formelt avsluttet, men «dør» hen. Prosjektleder er i gang med nye utfordringer, og avslutningsaktivitetene ble aldri egentlig gjennomført. I slike tilfeller risikerer man å miste viktig og verdifull innsikt. Her får du et overblikk over hvordan du bør gå frem i avslutningsprosessen, samt noen tips til hvordan du gjennomfører på en måte som gir godt utbytte i form av forståelse for prosjektets resultater som kan hjelpe dere å gjøre det enda bedre i fremtiden.  

3 hovedmomenter ved Systematisk ferdigstillelse

Hva er viktig å tenke på når man skal innføre Systematisk ferdigstillelse om en del av prosjekteringen? For å få mest ut av prosessen og innholdet, er det tre overordnede elementer som må være til stede; ledelse, innholdskompetanse og systematikk. I dette innlegget skal vi se nærmere på disse tre elementene, og hvilke hovedmomenter innenfor disse du bør få med deg for å oppnå best mulig resultat.

Hva er Systematisk ferdigstillelse?

Tekniske anlegg utgjør en stadig større del av totalleveransen i nybygg, noe som medfører mer komplekse prosjekter med flere grensesnitt og komponenter enn tidligere. Mange byggeprosjekter preges også ofte av at tekniske systemer og prosjekterte funksjoner ikke fungerer som de skal når bygget skal tas i bruk. Oppretting av dette kan ta tid og medfører gjerne merkost for prosjekteier. Så hvordan kan man i prosjektet sikre at alt fungerer best mulig ved overtakelse? Dette innlegget er det første i en serie om Systematisk ferdigstillelse. Her introduserer vi deg for metoden, og hvordan den kan benyttes for å unngå feil og mangler, ved å fokusere på sluttfase allerede fra tidligfase og utover.