Helheten som må være på plass for å lykkes med dine prosjekter

Prosjekteierstyring Kompetanseutvikling Prosjektsystemer

6 min. lesning

For virksomheter som lever av prosjekter er det helt avgjørende å velge de riktige prosjektene og å gjennomføre disse på en god måte slik at man oppnår ønsket gevinst. De fleste virksomheter har mange prosjekter som går på skinner, men også noen som går mindre bra. Hvorfor er det slik at noen lykkes oftere enn andre med å levere et prosjekt til riktig tid, innenfor budsjett, til avtalt kvalitet og som understøtter effektmålene?

I dette blogginnlegget skal vi se nærmere på hva som kjennetegner de virksomhetene som har en overvekt av vellykkede prosjekter i sin prosjektportefølje.

Hvorfor mislykkes noen prosjekter?

Det er mange grunner til at prosjekter slår feil, men et tilbakevendende problem er mangelen på nødvendig kompetanse og erfaring, en metode for prosjektledelse og -eierstyring som brukes i praksis, samt en klar retning fra virksomhetsledelsens side.

LES OGSÅ: 5 grunner til at du mislykkes med prosjektet

Prosjektenes omfang, kompleksitet og størrelse varierer i stor grad fra virksomhet til virksomhet og har selvfølgelig mye å si, men prosjektene blir ikke bedre enn de rammebetingelsene ledelsen gir prosjektene og -eierne. Under gir vi deg en oversikt over det vi mener må være på plass for å øke antall vellykkede prosjekter.


Dette kjennetegner de som lykkes

LIGNINGEN-1

1. Dybdekompetanse i prosjektledelse og -eierstyring

En av grunnpilarene for å lykkes med prosjektledelse og -eierstyring er kompetanse.

Ved å bygge kompetanse på alle nivåer i virksomheten vil man skape et felles grunnlag og terminologi for prosjektledelse noe som er viktig da de ansatte ofte har ulik bakgrunn og erfaring. På den måten får man en standardisert metode for å jobbe med prosjekter som alle kjenner til, i tillegg til at man får større prosjektekspertise blant de ansatte.

Det er ofte mangelen på kompetanse som gjør at prosjekter feiler. Ved å ha et kontinuerlig fokus på kompetanseheving vil du forbedre prosjektmodenheten i virksomheten.

Vår erfaring tilsier at de som bygger og utvikler kompetanse systematisk innad i organisasjonen er ofte de som leverer gjentagende vellykkede prosjekter.

LES OGSÅ: Hvorfor er prosjektkompetanse så avgjørende for prosjektsuksess

2. Implementert prosjekt- og eierstyringsmodell

Selv om du har riktig kompetanse på plass så kommer du til kort uten en felles metode å jobbe etter. Med en felles prosess som beskriver virksomhetens beste praksis, så sikrer man gjentagende gode prosjektgjennomføringer med tilhørende resultater. En prosjekt- og eierstyringsmodell forklarer hva som skal gjøres når, gjennom hele prosjektets livssyklus, og sikrer at man har oversikt over alle faser og beslutningspunkter alle prosjekter skal igjennom.


Last ned gratis guide: Eierstyring i enkeltprosjekt - godt forklart


De som lykkes med prosjekter, har en felles prosjekt- og eierstyringsmodell som er fleksibel nok til å tilpasses både store og små prosjekter. Prosessen for hvordan ting skal gjøres kan ikke bare være definert i virksomheten – den må også tas i bruk slik at alle prosjekter gjennomføres på samme måte. Vi har tidligere skrevet et blogginnlegg om forskjellen på definert og implementert praksis som forklarer hvor viktig det er å etterleve rammeverket som er definert.

Det vi ofte ser, er at det ikke er mangel på metoder og modeller for hvordan ting skal gjøres, men utfordringen ligger ofte i å få det godt nok implementert. Det høres kanskje ikke så vanskelig ut å gå fra implementert til definert praksis, men her har ledelsen en viktig oppgave med å få hele virksomheten til å følge metodikken.


3. Aktiv og profesjonell prosjekteierstyring

Aktiv og profesjonell prosjekteierstyring bør alltid være en del av prosjektet. Prosjekteierstyring betyr at ledelsen skal bidra til å sikre at prosjektet realiser ønskede gevinster for virksomheten. Hvis prosjekteier ikke er godt nok involvert i prosjektet så er det vanskelig å sikre at leveransen står til forventning. Prosjekteier bør drive med aktiv eierstyring under hele prosjektet, og ikke kun i oppstarten og når prosjektet skal leveres.

For mange prosjekter kan det være utfordrende å få den eierstyringen det behøver da eier ofte har mange prosjekter som skal eierstyres. Å være prosjekteier er en krevende oppgave og det er viktig at man velger en person i linjen som har kompetanse og tilstrekkelig tid og interesse til å følge opp prosjektet på en god måte. Vi ser ofte at det blir valgt en person som sitter for høyt oppe i organisasjonen. Da ender man opp med en prosjekteier som har veldig mange andre oppgaver på siden, og som ikke får frigitt nok tid til å følge opp prosjektet på en ordentlig måte.

God prosjekteierstyring krever en koordinert innsats og bør være en integrert del av prosjektet. Hvis man i tillegg har et felles system som både prosjektlederne og -eierne bruker i sitt daglig arbeid har man et solid grunnlag for å lykkes med prosjektet.

LES OGSÅ: Hva er prosjekteierstyring og hvorfor er det så viktig

4. Gode systemer for prosjektledelse- og styring

Du kan ha riktig kompetanse, gode prosesser for hvordan ting skal gjøres og være dyktig på prosjekteierstyringen, men hvis du ikke har gode systemer som støtter oppunder dette er det vanskelig å lykkes. Å velge riktige prosjekter og sørge for at de gjennomføres godt blir fort utfordrende uten riktig systemstøtte.

Å ha et felles system for prosjektledelse og eierstyring hvor all informasjon om enkeltprosjekter og porteføljen er lett tilgjengelig er helt avgjørende for å lykkes. Det gjør det enklere å jobbe etter samme prosess hver gang og det blir lettere for virksomhetsledelsen å prioritere de riktige prosjektene.

Et godt system bidrar til å;

  • få distribuert og implementert en prosjekt- og eierstyringsmodell slik at alle prosjekter gjennomføres på samme måte og med de samme fasene og beslutningspunktene basert på virksomhetens beste praksis.
  • gi en god oversikt over prosjektporteføljen og hvert enkelt prosjekt på ett og samme sted
  • gi tydelige rollebeskrivelser med tilhørende sjekklister slik at det blir enklere å samarbeide og jobbe effektivt
  • gi tilgang til maler og sjekklister ett sted slik at alle vet hva som skal gjøres når og hvilke dokumenter som skal opprettes eller oppdateres
  • legger til rette for samarbeid mellom prosjekteiere, -ledere og -medarbeidere ved at alle dokumenter er lagret et sted med full sporbarhet, oppgavefordeling og enkel kommunikasjon med alle involverte i prosjektet.

LES OGSÅ: Prosjekteierstyring satt i system

Vil du vite mer om hvordan du kan få bedre oversikt over enkeltprosjekter og porteføljen din så bør du ta en titt på prosjektportalen myProjects.

Eierstyring i enkeltprosjekt


Magnus jobber som senior manager og har over 9 års erfaring fra ledelsesrådgivning i prosjektorganisasjoner. Han har en sentral rolle i utvikling av metodikk og leveranse av forbedringsprogrammer i Metier OEC. Han har bred og lang erfaring med utvikling av eierstyringsmodeller og prosesser for både offentlig og privat sektor. I tillegg har han operasjonell prosjekterfaring gjennom ulike roller i store utbyggingsprosjekter både nasjonalt og internasjonalt. Magnus er en erfaren foredrags- og kursholder med meget gode tilbakemeldinger.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Vi gjennomfører feil prosjekt, hva gjør vi nå?

Et viktig tidlig steg for å lykkes i et hvert prosjekt er å tydelig definere suksessfaktorene for det du skal oppnå og sette premisser for prosjektet. Hvordan skal du ellers vite at du har valgt rett konsept? Det er en gjennomgående feil at en del prosjekter hopper rett til en løsning uten at behovet og mulighetsrommet er godt nok utforsket. Her forteller vi om et prosjekt som ikke lykkes med å velge rett prosjekt, og flere ting pekte på at man heller ikke ville evne å gjennomføre det riktig – en doble foul. Hva gjør man da?

Hva gjør jeg når prosjektet ikke ligner på noe jeg har gjort før?

Et prosjekt er per definisjon unikt. Noen prosjekter skiller seg likevel vesentlig mer fra det virksomheten er vant til, og dette kaller vi et Stranger-prosjekt. Et slikt prosjekt er verken kompatibelt med kompetansen eller rammeverket i virksomheten, og det kan være vanskelig å vite hva du egentlig står overfor. Når du utbryter «hjelp, jeg har et Stranger-prosjekt» har prosjektet kanskje kommet så langt at det kan få følgefeil helt til slutten. Vi gir deg våre erfaringer fra Stranger-prosjekter, så det skal være lettere å oppdage at du har et, unngå fellene og kunne innrette deg slik at du klarer å hente ut de planlagte gevinstene.

Prosjekteierstyring – hvorfor er det så vanskelig i praksis?

Prosjekteierstyring er en utfordring for mange, men også en av de viktigste suksessfaktorene for å lykkes med prosjekter. Prosjekteierstyring handler om hvordan ledelsen utøver sitt lederskap og sin virksomhetsstyring ovenfor prosjektene. De riktige prosjektene må settes i gang, og man må sørge for at prosjektet gjennomføres på en god måte, slik at det lykkes og realiserer de gevinstene som er ønsket.