For virksomheter som lever av prosjekter, er det i tillegg til å velge de riktige prosjektene, helt avgjørende med suksess i prosjektledelse og prosjekteierstyring for å oppnå ønskede gevinster. De fleste har mange prosjekter som går på skinner, men også noen som går mindre bra. Hvorfor er det slik at noen lykkes ofte med sine prosjekter, mens andre sliter?
Dette blogginnlegget gir deg innsikt i kjennetegnene ved virksomheter som har mange suksessfulle prosjekter i sin portefølje.
Hvorfor mislykkes noen prosjekter?
Det som ofte mangler blandt de som ikke lykkes er tilstrekkelig kompetanse, en godt implementert metode for prosjektledelse og prosjekteierstyring, samt klare retningslinjer fra virksomhetsledelsen.
Prosjektenes omfang og kompleksitet varierer, men et kritisk aspekt for suksess hos alle er rammebetingelsene og styringsmekanismene som ledelsen setter for prosjektene. Nedenfor er en oversikt over nøkkelelementer som må være på plass om man skal lykkes.
LES OGSÅ: 5 grunner til at du mislykkes med prosjektet
Dette kjennetegner de som lykkes
Det er spesielt fire elementer som bør være på plass om man skal sikre at organisasjonen leverer gjentagende vellykkede prosjekter.
1. Dybdekompetanse i prosjektledelse og -eierstyring
Å bygge kompetanse innen prosjektledelse og prosjekteierstyring på alle nivåer i virksomheten er grunnleggende. Dette sikrer en felles terminologi og en standardisert metode, noe som forsterker virksomhetens prosjektmodenhet. Det sikrer også at alle ansatte har en grunnleggende forståelse. Det er viktig, da vi ofte har ulik bakgrunn og erfaring blant medarbeiderne.
Ofte er det mangelen på kompetanse som gjør at prosjektet feiler. Et kontinuerlig søkelys på dette vil forbedre prosjektmodenheten i virksomheten.
LES OGSÅ: Hvorfor er prosjektkompetanse så avgjørende for prosjektsuksess
2. Implementert prosjekt- og eierstyringsmodell
Å ha kompetanse på plass holder ikke om dere ikke har en felles metode å jobbe etter. En implementert styringsmodell sikrer konsistent kvalitet over tid og mellom prosjekter.
Med en felles prosess som beskriver virksomhetens beste praksis, skrer man gjentagende gode prosjektgjennomføringer med tilhørende resultater. En prosjekt- og eierstyringsmodell forklarer hva som skal gjøres når gjennom hele prosjektets livssyklus, og sikrer at man har oversikt over alle faser og beslutningspunkter alle prosjekter skal gjennom.
De som lykkes med prosjekter, har en felles prosjekt- og eierstyringsmodell som er fleksibel nok til å tilpasses både store og små prosjekter, som også brukes slik at alle prosjekter gjennomføres med samme beste praksis.
Det vi i Metier ofte ser er at det ikke er mangel på metoder og modeller for hvordan ting kan gjøres. Utfordringen ligger ofte i det å få det fra å gå fra implementert til definert praksis. Her har ledelsen en viktig oppgave med å få hele virksomheten til å følge metodikken.
3. Aktiv og profesjonell prosjekteierstyring
Dette bør alltid være en del av prosjektet. Prosjekteierstyring betyr at ledelsen skal bidra til å sikre at prosjektet realiser ønskede gevinster for virksomheten. Hvis prosjekteier ikke er godt nok involvert i prosjektet så er det vanskelig å sikre at leveransen står til forventning. Derfor må prosjekteiere være aktivt engasjert gjennom prosjektets livssyklus for å sikre at det leverer som forventet.
Å være prosjekteier er en krevende oppgave. Det er viktig at man velger en person til denne rollen som har både kompetanse, tilstrekkelig tid og interesse til å følge opp prosjektet på en god måte. Ofte velges det en person som sitter for høyt oppe i organisasjonen. Da ender man fort opp med en prosjekteier som har veldig mange andre oppgaver på siden, og som ikke får frigitt nok tid til å følge opp prosjektet på en god måte.
God prosjekteierstyring krever koordinert innsats, og bør være en integrert del av prosjektet. Om virksomheten i tillegg har et felles system som både prosjektlederne og -eierne bruker i sitt daglige arbeid, har man et godt og solid grunnlag for å lykkes.
LES OGSÅ: Hva er prosjekteierstyring og hvorfor er det så viktig
4. Gode systemer for prosjektledelse- og styring
Å ha et sterkt og integrert system for prosjektledelse og eierstyring er kritisk. Det hjelper deg med å effektivt velge og gjennomføre prosjekter, samtidig som det gir full sporbarhet og enkel kommunikasjon. Om du ikke har gode systemer som støtter oppunder de tre foregående punktene er det vanskelig å lykkes. Å velge riktige prosjekter og sørge for at de gjennomføres godt, blir fort utfordrende uten riktig systemstøtte.
Et godt system for prosjekteierstyring skal:
- få distribuert og implementert en prosjekt- og eierstyringsmodell slik at alle prosjekter gjennomføres på samme måte, og med de samme fasene og beslutningspunktene basert på virksomhetens beste praksis.
- gi en god oversikt over prosjektporteføljen og hvert enkelt prosjekt på ett og samme sted
- gi tydelige rollebeskrivelser med tilhørende sjekklister slik at det blir enklere å samarbeide og jobbe effektivt
- gi tilgang til maler og sjekklister ett sted slik at alle vet hva som skal gjøres når og hvilke dokumenter som skal opprettes eller oppdateres
- legger til rette for samarbeid mellom prosjekteiere, -ledere og -medarbeidere ved at alle dokumenter er lagret et sted med full sporbarhet, oppgavefordeling og enkel kommunikasjon med alle involverte i prosjektet.
LES OGSÅ: Prosjekteierstyring satt i system
