Et mislykket prosjekt er noe de fleste har kjennskap til. Men hvordan vet du når, og hvorfor, et prosjekt feiler? Noen ganger er grunnen soleklar, men definisjonen på ’å feile’ er ikke alltid like klar.
Under finner du en sjekkliste for hva du bør styre unna i prosjektarbeid.
1. Ingen tydelig prosjektleder
Et enkelt problem å løse, kanskje, men oftere enn man skulle tro skaper mangel av en tydelig leder problemer i prosjektarbeid. Prosjektlederen er den som må gjøre rede- og stå ansvarlig for prosjektets mål. Han/hun må delegere oppgaver, og samtidig sørge for at budsjettene holdes. En tydelig prosjektleder er avgjørende for å kunne kommunisere utviklingen, og uten denne tydelige lederen er de fleste prosjekter dømt til å mislykkes. At ingen tildeles hovedansvaret, eller at ingen ønsker å være leder, fordi samtlige allerede har nok å gjøre, holder ikke.
2. Prosjektbeskrivelsen er for svak
En ufullstendig prosjektbeskrivelse gir feil forventninger og gjør det vanskelig å skape fremdrift. Målet for prosjektet må være mulig å oppnå, og være målbart underveis. Selv den mest erfarne prosjektleder vil mislykkes uten å definere klare mål. Hvorfor er det viktig at prosjektet utføres? Hvordan kan hver enkelt medarbeider tilføre verdi til prosjektet? Er forventningene definert tydelig? Identifiser hva som har høyest prioritet, og hva som ikke nødvendigvis er like viktig. Sett klare tidsfrister, men vær realistisk – ikke lov noe du vet at du ikke klarer å holde.
3. Prosjektet er ikke lenger aktuelt og/eller interessant
Uansett hvilket miljø du jobber i kan det ofte være klokt å se på utfordringene fra forskjellige sider. Om du ser at prosjektet likevel ikke kan leveres til avtalt tid, ikke ignorer det! Jo raskere du kommuniserer dette, desto raskere vil du være i stand til å avgjøre om prosjektet har en fremtid. At prosjektgruppen jobber så tett på prosjektet at de ’ikke ser skogen for bare trær’ er en kjent problemstilling. Derfor, stopp opp, revurder og få inn friske hoder der hvor det er mulig (og naturlig).
4. Prosjektet er for stort, og mangler fleksibilitet
Større prosjekter krever større disiplin. Om du har erfaring fra en rekke mindre prosjekter kan det være lurt å se på om et nytt, stort prosjekt kan brytes ned i mindre deler. Prosjektgruppen møter mest sannsynlig på uventede ting underveis i prosessen, og da er et levedyktig prosjekt avhengig av fleksibilitet. Om denne viktige brikken mangler, kan prosjektet være utdatert før det i hele tatt ferdigstilles.
5. Konflikter oppstår
Om kommunikasjonen i prosjektgruppen er dårlig/mangelfull kan det faktisk gå så langt som å sette en stopper for hele prosjektet. Forvirring og misforståelser kan velte selv det tryggeste prosjekt. Ta følgende eksempel: bursdagsleken hvor én person hvisker et budskap i øret på personen ved siden av. Beskjeden videreformidles rundt bordet, men i det den når sistemann har budskapet endret seg. Moro i 10-årsdag, kritisk i prosjektarbeid! God kommunikasjon er nøkkelen – gjenta hovedpunktene gjennom hele prosessen, og sørg for at alle involverte får det med seg.
Styrer du utenom disse fallgruvene vil sjansen for at du lykkes med å levere prosjektet i tide, innenfor gitte rammer og budsjett og i samsvar med forventningene, øke betraktelig.
Vil du lære mer om prosjektledelse? Ta en titt på våre prosjektlederkurs!
