Etter at Metier OEC lanserte konseptet «Verdistyrt prosjektutvikling» og veilederen med samme navn 2019, har flere og flere fått øynene opp for metoden. Nå er også versjon to av veilederen lansert, med enda flere eksempler og temaer. Men hvordan kan du på best mulig måte bruke verdistyrt prosjektutvikling i små prosjekter?
Dette er et spørsmål mange har stilt seg, i og med at eksemplene fra veilederen er hentet fra store prosjekter. Vi tok en prat med director Magne Lilleland-Olsen i Metier OEC, som går gjennom de viktigste anbefalingene for å lykkes. Han trekker frem spesielt ett spørsmål som går igjen når han snakker med kunder:
– «Men hvordan skal dette kunne passe inn i mine prosjekter?» – dét er det mange som spør om. Svaret på det er at jo større kompetanse en har i prosjektfaget, desto enklere er det å skalere opp og ned. Med andre ord: Behersker du faget, er du også trygg nok til å skalere, sier Lilleland-Olsen.
Ni suksessfaktorer
I veilederen «Verdistyrt prosjektutvikling» listes det opp ni overordnede suksessfaktorer, som til sammen oppsummerer de viktigste anbefalingene. Disse gjelder også for små prosjekter.
LES OGSÅ: Dette er Verdistyrt prosjektutvikling
1. Kompetent prosjekteierstyring
Usikkerhet knyttet til de store linjene er prosjektets største fallgruve, står det i veilederen. Lilleland-Olsen er klar på at kompetanse innen eierstyring er avgjørende for å lykkes.
Mange sliter nok med dette, da den som har lederrollen ofte gjør alt mulig annet. Sørg for å løfte kompetansen hos de som skal utføre rollen, så gir det et løft i hele organisasjonen. Det er ikke nødvendigvis snakk om en kjempeinnsats for hvert enkelt prosjekt. Ofte er det tilstrekkelig med korte statusmøter mellom prosjektleder og prosjekteier. Hvis prosjektleder vet at prosjekteier følger prosjektet tett, får man automatisk en skjerping i teamet.
LES OGSÅ: Prosjekteier som premissgiver for suksess
2. Tydelige suksesskriterier
For å lykkes må prosjekteier så entydig som mulig definere hva man ønsker å oppnå.
– Mange er ikke tydelige og konkrete nok på hva man ønsker å oppnå. De har det gjerne i hodet, men det er vanskelig å få det ned på papiret. Dette er bare en konkretiseringsjobb, og det er egentlig ikke snakk om noen stor innsats. For små og mindre komplekse prosjekter er denne jobben ofte mye enklere. Det holder ofte å beskrive hvorfor man gjennomfører prosjektet, og hvordan man kan bevise at det er vellykket når man har tatt resultatene i bruk.
LES OGSÅ: Resultatene fra referanseprosjektene i Verdistyrt prosjektutvikling
3. Grundige tidligfasestudier
Grunnlaget for prosjektet legges i tidligfase. Valg av riktig prosjekt forutsetter utredning av behov, muligheter og lønnsomhet, står det i veilederen. For Lilleland-Olsen handler det om å være grundig nok.
– Vi bruker fryktelig få timer i tidligfase, sammenlignet med når vi går i gang med selve gjennomføringen av et prosjekt. Men det er i tidligfasen de store avgjørelsene tas, og her kan det bli dyrt å slurve også i små prosjekter. Ofte ser vi at prosjektleder har sterke meninger om hva som er den beste løsningen, og da blir det enkelt å kjøre på uten veldokumenterte vurderinger. Dette er enkelt å fasilitere i workshops. Man kan egentlig snu litt på utfordringene ved å si at den innsatsen man legger inn i tidligfasen tar man igjen i gjennomføringen og vel så det. Det tar ikke nødvendigvis et halvt år å utrede prosjekter, men legger en inn litt arbeid her, kan det utgjøre store forskjeller.
LES OGSÅ: Verdien av god tidligfase
4. En omforent og robust gjennomføringsstrategi
Dette punktet er avgjørende for en forutsigbar fremdrift, da alternativet som regel er store forsinkelser.
– Dette handler om å få opp det overordnede løpet, altså prosjektets hovedmilepæler – de store linjene. Det kan være alt fra dato for viktige styremøter til når en skole må stå klar til å ta imot nye elever. Deretter må dette deles inn i hovedbolker hvor tidligfase er markert, når entreprenør velges, osv. Dette handler om ressursplanlegging og å tenke overordnet. I Metier OEC hjelper vi mange kunder som ikke er vant til å tenke slik, og i små prosjekter trenger vi ikke mer enn én dag med de riktige folkene for å få det på rett spor.
5. Felles og helhetlig arbeidsmetodikk
Dette er med på å sikre kontinuerlig og reell styring av prosjektomfang og kostnader.
– Mange ser for seg at dette er synonymt med et voldsomt metodeverk, men det stemmer ikke. Virksomheter som jobber med prosjekter, bør få en arbeidsmetodikk opp å stå for hele organisasjonen. Dette er vel anvendte penger, og er med på å sikre god samhandling – få frem det beste i prosjektteamene. Dette kan også enkelt fasiliteres, og handler i bunn og grunn om å snakke sammen, trekke i riktig retning samt å involvere alle viktige aktører. I små prosjekter kommer man langt om man kjenner de viktigste prinsippene for samhandling og involvering.
6. Riktig kompetanse, til riktig tid
Involver riktig kompetanse tidlig nok, står det i veilederen, og det er noe Lilleland-Olsen stiller seg bak.
– Dette punktet handler om å få opp det store bildet – å forstå hvem som kan hva og hvor en kan få hjelp. Entreprenører hentes for eksempel inn etter at de store avgjørelsene er tatt, men vil ofte ha meninger om hva som er den beste løsningen. Ved tidlig involvering kan de bidra til å optimalisere omfang og redusere kostnader. Det handler om å stoppe opp og ta et skritt til siden, for så å hente inn noen du vet er god på akkurat det du har behov for. Ofte kan det også være en god idé å hente inn noen som kan utfordre ledelsen i prosjektet. På den måten kan en få belyst flere sider. Det er ofte lettere å skaffe seg oversikt over kompetansebehovet i små prosjektene, så her mener Lilleland-Olsen at det er tilstrekkelig at ledelsen har fokus på dette gjennom prosjektforløpet.
7. Kultur for optimalisering av verdi
– Å få den rette kulturen inn i prosjektet er gull verdt. Er teamet lite, som det vil være i små prosjekter, er det enklere å spre den ønskede kulturen enn om du må samle 50–100 personer med jevne mellomrom. Det handler om å se resultatet av det en bruker pengene på, og her må både brukere, prosjekterende, prosjektledelse og eiere møtes.
LES OGSÅ: Verdistyrt prosjektutvikling: Med fokus på kulturbygging
8. Samspill og riktige insentiver
I veilederen står det at motiverende insentiver for aktørene, som understøtter prosjektets mål, åpenhet og tillit, er en forutsetning for å lykkes med samspillet, noe som ikke alltid er like enkelt:
– Akkurat dette kan være vanskelig – det å bygge opp et godt rammeverk der alle er topp motivert og yter sitt ypperste til beste for prosjektets mål. Men her handler det om å dra nytte av noe som er gjort tidligere. Se til hva andre gjør, spør om hjelp, lytt og lær. – Mitt beste tips er å innhente erfaring fra sammenlignbare prosjekter i tidligfasen, forteller Lilleland-Olsen.
9. Samlokalisering for høyere effektivitet
– Samlokalisering er enklere jo mindre prosjektet er. En kjent problemstilling er at i små prosjekter er det få som jobber fulltid med prosjektet, og da går det gjerne mye tid til å avklare. Ikke blir en kjent med hverandre heller, noe som kan føre til at terskelen for å ta opp problemer blir høyere. En mulig løsning er å ha faste dager hvor en jobber med prosjektet, avslutter Lilleland-Olsen.
