Prosjektet er gjennomført. Hva nå?
Det å avslutte et prosjekt innebærer mer enn å legge ned arbeidet. Prosjektet skal overleveres til linjeorganisasjonen og bruker. I tillegg skal du som prosjektleder sørge for at din organisasjon lærer av arbeidet. Kompetanseheving av eget prosjektteam og ikke minst videreføring av erfaringer tilbake til eget selskap er en viktig del av avslutningen av prosjektet.
Dette innlegget beskriver aktiviteter som har sin oppstart tidlig i prosjektet, men som mange tar for lett på å ferdigstille.
Avslutt prosjektregnskapet
Løpende kontroll på prosjektregnskapet er viktig, om du så må purre leverandører for at de skal sende faktura. I de fleste prosjekter er det veldig mange detaljer og mye historikk mellom linjene, så vi anbefaler løpende avklaring av alle krav. Får du til å avklare underveis har du mest sannsynlig bare formalia igjen når prosjektregnskapet skal avsluttes. Nå sammenliknes også hva prosjektet faktisk kostet opp mot budsjettet, og du må i erfaringsrapporten beskrive eventuelle avvik. Dette kan være positive og negative avvik.
Avklar utestående spørsmål
Tiden er inne for å bli helt enig med alle om hvorvidt tidsfrister, kvaliteter og mengder er levert. Det er mange detaljer som skal på plass, så hold hodet kaldt og jobb deg igjennom alle sammen.
Tidskrav er i de fleste tilfeller de vanskeligste, og spesielt eventuelle krav om «plunder og heft». Et krav om fristforlengelse vil være utfordrende da dette også gir krav til justert rigg og drift i tillegg til kostnader ved forlenget byggetid. Her har kontrakts- og samarbeidsform samt teamkjemi mye å si. Husk at disse faktorene lettest lar seg påvirke tidlig i prosjektet.
Er du uheldig underveis, og det oppstår en stor konflikt kan det være fordelaktig for alle parter at denne løses så raskt som mulig. Konflikter som henger ved gjennom hele prosjektet har flere mulige nedsider og påvirker ofte noe så viktig som tid, kost og kvalitet. Det er derfor viktig å legge til rette for at det er prosjektet som står i fokus, og at man gjør nødvendige grep underveis for å nå prosjektmålene.
Det er best å komme til en avtale underveis.
Skriv erfaringsrapport
Erfaringsrapporten inneholder en oversikt og evaluering av positive og negative erfaringer fra prosjektet. Dette er prosjektteamet sin tilbakemelding på «best practice», og denne påbegynnes rett etter prosjektstart. Bruk gjerne en erfaringslogg etter hvert som prosjektet skrider frem.
Erfaringsrapporten bør være kort og konsis, slik at den lett kan brukes som referanse for senere prosjekter. Verdien av evaluering øker ved at man inkluderer flest mulig av interessentene i prosessen. Ulike personer vil ha ulike oppfatninger, og avklaringer er nyttige. Ikke begrens evalueringsgruppen. Inkluder teammedlemmene, prosjektets Styringsgruppe samt drifts/serviceavdelinger og ansvarlig for malverk og rutiner.
Svar på følgende 9 spørsmål kan inngå i evalueringen:
- Har vi oppnådd prosjektmålene?
- Hvordan har interessentene følt seg ivaretatt i løpet av prosjektet? Er de fornøyde? Har de innspill til ting som kunne ha vært gjort annerledes?
- Har vi anvendt god praksis i prosjektledelse?
- Hvilke(n) arbeidsform, metoder og teknikker er brukt? Hva er erfaringene?
- Har vi fulgt virksomhetens prosjektmodell? Hvordan har det fungert og har vi noen innspill til forbedring av prosjektmodellen?
- Har usikkerheten i prosjektet vært håndtert på en god måte? Har vi klart å utnytte muligheter og redusert risiko ved å iverksette nødvendige tiltak? Hadde vi en god nok tiltaksplan? Dukket det opp noe vi ikke klarte å forutse, og hva kunne vi ha gjort for å forutse dette?
- Har det oppstått noen avvik? Har vi nå i etterkant av prosjektet noen tanker om hvordan disse kunne vært unngått?
- Har endringer blitt håndtert og kommunisert på en god måte? Fungerte rutinene for endringshåndtering på en god måte?
- Hvordan kan virksomheten forbedre sin evne til prosjektgjennomføring? Har vi gjort oss erfaringer som kan være nyttig for andre deler av virksomheten eller senere prosjekter?
Sluttrapport
Sluttrapporten skal bekrefte overleveringen av alle leveranser, inkludert gevinstplaner. Den skal også inneholde en vurdering av hva som er blitt levert i forhold til hva som opprinnelig ble planlagt i prosjektet. Dette er den formelle rapporten til oppdragsgiver, utover erfaringsrapporten som går tilbake til eget selskap.
PRINCE2-rammeverket har et eksempel på en sluttrapport som kan lastes ned her.
Fullfør prosjektarkiv og FDVU
Når erfaringsrapporten og sluttrapporten er ferdigskrevet og alle utestående spørsmål er avklart, er prosjektet avsluttet, og prosjektarkivet kan lukkes. For å lette lukkingen av prosjektarkivet bør dette arbeidet starte tidlig. Etter hvert som leveranser ferdigstilles, må også tilhørende FDVU dokumentasjon ferdigstilles og arkiveres slik det skal ligge når prosjektet er ferdig. Tid og kontraktfest gjerne slike detaljer.
Eventuelt siste skritt
Prosjektet er overlevert, sluttrapport er skrevet, du har tatt den møysommelige jobben med å lukke prosjektarkivet. Stemmer: noe kan fortsatt mangle. Noen prosjekter har avtrapping av garanti i garantitiden, og eventuelt 3- og 5-års befaringer. Lag en plan for dette, og går du videre til neste prosjekt, gjør en dokumentert overtakelse av slikt ansvar.
Vi håper at du med en gjennomarbeidet avslutning av prosjektet vil gi merverdi utover prosjektet i tråd med PRINCE2-prinsippet om å lære av erfaring, til utførende organisasjon og alle som har vært med på prosjektet.
