I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hvordan man balanserer prosjekttrekanten gjennom gjennomføringsfasen i et prosjekt. Du kan lese mer om prosjekttrekanten og hva det vil si at den er i balanse her.
Underveis i et prosjekt vil det oppstå avvik og endringer. Avvik er variasjoner mellom planlagt og virkelig arbeidsomfang, tids- og kostnadsforbruk. Noen aktiviteter gjennomføres raskere enn planlagt med et lavere ressursbehov mens andre aktiviteter krever mer tid og mer ressurser. Dette er normalt og avvik forventes i alle prosjekter. Endringer er bortfall av krav eller som oftest innføring av nye krav knyttet til eksisterende arbeidsomfang. Endringer forekommer i alle prosjekter slik at også dette skal forventes.
En av de meste sentrale utfordringer for prosjektleder i gjennomføringsfasen er å beholde balansepunktet mellom tid, kostnader og kvalitet. Dette betyr at prosjektleder må iverksette tiltak for å minimere negative konsekvenser av avvik og sørge for at eventuelt merforbruk av tid og ressurser blir korrigert ved å foreta justeringer i prosjektet. Ved endringer i arbeidsomfang er det viktig at prosjektleder sørger for at konsekvenser knyttet til tids- og ressursforbruk på en realistisk måte blir inkludert i de reviderte tids- og kostnadsestimater. Da er prosjektet i balanse og prosjektleder har full kontroll.
Kvalitet
Et urealistisk utgangspunkt og/eller dårlig styring medfører at balansepunktet glipper. I trekanten under har endringer og avvik knyttet til kvalitet, ofte en økning i arbeidsomfang, ført til at tids- og kostnadsestimatet ikke lenger reflekterer arbeidsomfanget som skal utføres.
Dette er en av de vanligste årsaker til at prosjekter mislykkes. På engelsk kalles dette ”scope creep” og i noen tilfeller ”scope gallop”. Prosjektleder har latt mange små avvik og endringer passere uten at tilstrekkelig med tiltak er iverksatt og uten at prosjekteier eller kunde har godkjent endringer i tids- og kostnadsestimater. Prosjektet er ute av kontroll og ender ofte opp med tids- og kostnadsoverskridelser og en misfornøyd kunde/prosjekteier.
Kontinuerlig prioritering
Trekanten har fått navnet ”prioriteringstrekanten” da prosjektleder kontinuerlig må gjøre prioriteringer og avveininger mellom kvalitet, tid og kostnad. Kunden og prosjekteier ønsker ofte at alle tre prioriteres like høyt, men det er ikke mulig.
Prosjektleder kan i enhver situasjon prioritere to av de tre parameterne og la konsekvensene påvirke den siste. En forbedring i kvalitet eller en økning i arbeidsomfang som skal gjennomføres innenfor eksisterende tidsplan vil kreve en økning i ressursforbruk og dermed en økning i kostnader. Fokus på å holde tids- og kostnadsestimatene kan føre til at arbeidsomfanget må reduseres, og fokus på å komme i mål innenfor eksisterende kostnadsestimat kan kreve en reduksjon i arbeidsomfang og/eller en justering av ferdigstillelsesmilepælen.
Kostnader
Figuren over illustrerer at prosjektleder har fokusert på kvalitet og tid, uten å oppdatere kostnadsestimatet. Prosjektet ligger dermed an til å få en kostnadsoverskridelse. Prosjektleders oppgave er her å bringe prosjektet tilbake til balansepunktet.
God praksis i prosjektstyring sammen med nødvendig kompetanse og erfaring bidrar til å hjelpe prosjektleder med å holde balansepunktet i trekanten. Arbeidsomfanget med tilhørende krav til kvalitet beskrives ved hjelp av en prosjektnedbrytningsstruktur eller ”work breakdown structure (WBS)”. Prosjektnedbrytningsstrukturen hjelper prosjektleder til å dele prosjektet inn i mindre enheter ned til et nivå hvor den enkelte fagperson isolert sett kan beskrive arbeidet som skal utføres med tilhørende tids- og kostnadsestimat.
Tidsplanen etableres ved at de enkelte enhetene, eksempelvis arbeidspakker eller aktiviteter, knyttes sammen i et Gantt-diagram eller aktivitetsnettverk. Og det planlagte forbruk av ressurser med tilhørende timespriser er grunnlaget for prosjektets kostnadsestimat og budsjett. Dermed henger arbeidsomfanget sammen med tidsplan og kostnadsestimat. Trekanten er i balanse gitt realistiske forutsetninger for planer og estimater.
Overvåke de ulike aspektene ved trekanten
I gjennomføringsfasen er det viktig å følge opp fremdrift gjennom vurderinger knyttet til utførelse av arbeid med tilhørende reelle verdier for tids- og kostnadsforbruk. I enkle prosjekter anvendes gjerne milepælsoppfølging mens mer komplekse og store prosjekter gjerne anvender milepælsoppfølging i kombinasjon med en metode kalt ”inntjent verdi” (”earned value”). Prosjektleder vil så foreta de nødvendige korreksjoner både av arbeidsomfang og tids- og kostnadsestimater underveis for å holde trekanten i balanse og sørge for at kundens og prosjekteiers forventninger håndteres.
Styre prosjektet ved å bruke trekanten
Det er viktig å ta kunden og prosjekteier med på prioriteringer. Sørg for å presentere fremdriftsdata for dem med jevne mellomrom slik at de hele tiden er informert som status og legg opp til at de kan påvirke valg og beslutninger. Dermed kan prosjektleder avstemme de valg som foretas i prosjektet med de forventninger kunden og prosjekteier til enhver tid har. Dette gjelder jo først og fremst ved avvik. Kunden og prosjekteier skal fatte beslutninger vedrørende endringer. Sørg her for at alle konsekvenser vedrørende tids- og kostnadsforbruk er inkludert i endringsforslaget.
