Har du sittet i et styringsgruppemøte uten å vite helt hva du skal gjøre der? Det er ikke så uvanlig.
Funksjonen til en styringsgruppe er å hjelpe prosjekteier med å ta de viktige beslutningene. Det kan være fornuftig i mange prosjekter, men gjøres det feil kan det i mange tilfeller bli en gjennomgang av status, der de fleste bare lytter, uten at de viktige beslutningene tas.
Derfor har vi samlet seks innlegg om hvordan styringsgruppen kan fungere bedre. De passer enten du sitter i gruppen, leder den eller rapporterer til den.
1. Hva er forskjellen på en styringsgruppe og en referansegruppe?
Er du er usikker på hvem som bestemmer hva, kan du begynne her. Innlegget forklarer hvordan styringsgruppen fungerer som prosjekteiers verktøy, og at de som sitter i den har de fullmakter som er nødvendig for å kunne gjennomføre prosjektet.
Her får du også et tidlig faresignal du kan se etter: Om styringsgruppen begynner å koordinere det daglige arbeidet, mens de store beslutningene tas et annet sted, kan det være på tide å dele den i to, med én styringsgruppe og én referansegruppe.
2. Sammensetning av profesjonelle styringsgrupper
Hvem bør sitte i styringsgruppen? Til sammen skal medlemmene dekke tre perspektiver: forretningen, brukerne og leverandøren. Gruppen må også være liten nok til at det går an å samle den.
Når den så samles, skal den i hovedsak ikke avgjøre saker ved avstemning. Les dette innlegget for å få noen praktisk råd rundt hvordan du setter opp en fast agenda, lager maler for sakspapirer og hva møtene bør handle om.
3. Slik lykkes du med prosjekteierstyring
Magne Lilleland-Olsen skriver om rollen til prosjekteier, som leder styringsgruppen og er bindeleddet mellom virksomheten og prosjektledelsen. Rollen krever myndighet til å ta beslutninger på høyt nok nivå, og tid til å følge opp underveis.
En dyktig prosjekteier kan i stor grad kan avgjøre hva prosjektet ender med å koste. Her får du også vite hva en god bestilling til prosjektlederen bør inneholde.
4. Styringsgruppe, bare nok et infomøte?
Trenger du egentlig en styringsgruppe? Om prosjektet er komplekst, eller om det krever kompetanse prosjekteier ikke har selv, kan den være et nyttig verktøy.
Ansvaret blir uansett liggende hos prosjekteier.
5. Slik gir referansegruppen din god verdi, uten at det blir trøbbel
Dette er en naturlig videreføring av det første innlegget. En referansegruppe har ikke ansvar for om prosjektet når målene sine. Det gjør at rådene kan få mer makt enn de skulle hatt, uten at noen har tatt en formell beslutning om det.
Innlegget tar også for seg hva prosjekteier kan gjøre når styringsgruppen og referansegruppen anbefaler hver sin retning.
6. Hvordan bør styringsgrupper tilpasse seg smidige prosjekter?
Jobber prosjektet ditt smidig, må styringsgruppen også jobbe annerledes. Her får du tre områder der det kan være nødvendig å justere.
Det største er gjerne møtene. Når teamet leverer annenhver uke, holder det ofte ikke med en statusoppdatering. Derfor anbefales det at styringsgruppen heller er med på demoene etter hver sprint, og at den tar med teamet på å løse problemer før planen endres på grunn av små avvik.
Vil du se hvordan det står til i din egen styringsgruppe? Last ned sjekkelisten, og ta den med deg inn i neste møte.
