Styringsgruppe, bare nok et infomøte?

Prosjekteierstyring Virksomhetsstyring

3 min. lesning

Styringsgrupper er et verktøy som kan benyttes når prosjekteier har behov for støtte i prosjektoppfølgingen. Blir prosjektene tilstrekkelig komplekse, vil ofte ikke prosjekteier alene være tilstrekkelig til å følge opp prosjektene. Prosjekteier har kanskje heller ikke tilstrekkelig kompetanse for å ivareta hele bredden av ansvaret som tillegges rollen.

Trenger jeg virkelig en styringsgruppe?

En prosjekteier har det overordnede ansvaret for et prosjekt. De tre perspektivene en prosjekteier skal ivareta er forretningsperspektivet (ofte også kalt virksomhetsperspektivet), prosjektperspektivet (ofte også kalt leverandørperspektivet) og brukerperspektivet. Det kan være svært krevende for en prosjekteier alene å fylle alle disse rollene på en god måte. Det kan da være lurt å trekke med seg personer som kan fylle disse perspektivene på en god måte. Spesielt større, komplekse prosjekter har nytte av styringsgrupper, men det kan også være viktig i mindre prosjekter med lavere kompleksitet.

Forretningsperspektivet handler om at business case eller prosjektbegrunnelse oppfylles. Dette ansvaret vil prosjekteier alltid ha uavhengig av om andre personer bistår i en styringsgruppe. Ansvaret for forretningsperspektivansvaret kan altså ikke delegeres. Prosjekteier skal sikre at prosjektet opprettholder gevinstfokus, at ansvar og myndighet er klarlagt, og at prosjektet styres etter god praksis. Gjennom forretningsperspektivet må prosjekteier også sørge for at de to andre perspektivene, leverandør og bruker, er i balanse. 

Kan jeg som prosjekteier nok om prosjektgjennomføring?

Prosjektperspektivet handler som regel om det å forstå produktet og kjenne godt til hvordan prosjekter gjennomføres. Denne representanten har et spesielt ansvar for at prosjektet gjennomføres på en god måte, og har tidligere jobbet i og kjenner prosjektverdenen godt. Med denne kunnskapen om bord vil styringsgruppen stille seg i bedre stand til å oppdage muligheter og farer lenge før de oppstår, og får muligheten til å håndtere dem før de blir uhåndterlige.


Last ned en agenda til styringsgruppen, som sikrer at det ikke blir et infomøte


Hvorfor er det ingen som vil bruke det nye ERP systemet?

Brukerperspektivet er prosjektet sett fra den som mottar det endelige produktet. Brukerperspektivet varier avhengig av hva prosjektet ditt leverer. En bruker av et IKT-system kan eksempelvis være sluttbrukeren eller de som skal drifte løsningen etterpå. I et fysisk byggeprosjekt kan det eksempelvis være kjøperen av et bygg, brukerne av det eller en driftsorganisasjon. Det varierer hvor flinke bedriftene er til å ivareta brukerperspektivet. En observasjon er at organisasjoner som er vant til fysiske/leveranseprosjekter er vesentlig svakere på dette perspektivet enn andre, og da kan de ofte streve med implementering av eksempelvis et nytt IKT system.

Styringsgruppemøtene er kjedelige, bare mange informasjonspunkter

Og så noen enkle tips til slutt:

  • En styringsgruppe skal nettopp styre og treffe beslutninger. Er du med i en styringsgruppe for å bli informert, er du i feil møte.
  • Når vi først er inne på at styringsgruppemøter ikke er informasjonsmøter; Du må ha lest prosjektrapporter og annen informasjon på forhånd, ikke forvent en gjennomgang. Fokuser heller på avklarende spørsmål til dokumentasjonen.
  • Medlemmer av en styringsgruppe stiller ikke som enkeltindivider, men representerer viktige interesser i virksomheten
  • Styringsgrupper må ikke bli for store, da mister de sin evne til å styre og beslutte og ender opp som komitéer.
  • Prosjekteier er leder av styringsgruppen. Det er prosjekteier som treffer den endelige beslutningen, selv om det kanskje er et flertall som mener noe annet. Men det er som oftest lurt å sørge for at styringsgruppen finner en felles løsning.
  • Vær gjerne uenige i selve styringsgruppemøtet, men når vi går ut av møtet står vi alle samlet bak beslutningen som er fattet

Agenda til styringsgruppemøtet


Anders Tellefsen er Direktør i Metier OEC og jobber med virksomhetsforbedring. Han har fylt flere ulike roller i sin karriere som eksempelvis bedriftsleder, prosjekteier, prosjektleder både i Norge og Brasil, og har dermed meget god innsikt virksomheters og prosjekters behov og samvirke. I Metier OEC jobber han med i hovedsak med forretningsendring, forbedringsprogrammer og organisasjonsutvikling. Anders er utdannet sivilingeniør fra NTNU og er en erfaren kursleder med meget gode tilbakemeldinger. Han har 30 års prosjekt- og ledererfaring.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Vi gjennomfører feil prosjekt, hva gjør vi nå?

Et viktig tidlig steg for å lykkes i et hvert prosjekt er å tydelig definere suksessfaktorene for det du skal oppnå og sette premisser for prosjektet. Hvordan skal du ellers vite at du har valgt rett konsept? Det er en gjennomgående feil at en del prosjekter hopper rett til en løsning uten at behovet og mulighetsrommet er godt nok utforsket. Her forteller vi om et prosjekt som ikke lykkes med å velge rett prosjekt, og flere ting pekte på at man heller ikke ville evne å gjennomføre det riktig – en doble foul. Hva gjør man da?

Hva gjør jeg når prosjektet ikke ligner på noe jeg har gjort før?

Et prosjekt er per definisjon unikt. Noen prosjekter skiller seg likevel vesentlig mer fra det virksomheten er vant til, og dette kaller vi et Stranger-prosjekt. Et slikt prosjekt er verken kompatibelt med kompetansen eller rammeverket i virksomheten, og det kan være vanskelig å vite hva du egentlig står overfor. Når du utbryter «hjelp, jeg har et Stranger-prosjekt» har prosjektet kanskje kommet så langt at det kan få følgefeil helt til slutten. Vi gir deg våre erfaringer fra Stranger-prosjekter, så det skal være lettere å oppdage at du har et, unngå fellene og kunne innrette deg slik at du klarer å hente ut de planlagte gevinstene.

Helheten som må være på plass for å lykkes med dine prosjekter

For virksomheter som lever av prosjekter er det helt avgjørende å velge de riktige prosjektene og å gjennomføre disse på en god måte slik at man oppnår ønsket gevinst. De fleste virksomheter har mange prosjekter som går på skinner, men også noen som går mindre bra. Hvorfor er det slik at noen lykkes oftere enn andre med å levere et prosjekt til riktig tid, innenfor budsjett, til avtalt kvalitet og som understøtter effektmålene?