Styringsgruppe, bare nok et infomøte?

Prosjekteierstyring Virksomhetsstyring

3 min. lesning

Styringsgrupper er et verktøy som kan benyttes når prosjekteier har behov for støtte i prosjektoppfølgingen. Blir prosjektene tilstrekkelig komplekse, vil ofte ikke prosjekteier alene være tilstrekkelig til å følge opp prosjektene. Prosjekteier har kanskje heller ikke tilstrekkelig kompetanse for å ivareta hele bredden av ansvaret som tillegges rollen.

Trenger jeg virkelig en styringsgruppe?

En prosjekteier har det overordnede ansvaret for et prosjekt. De tre perspektivene en prosjekteier skal ivareta er forretningsperspektivet (ofte også kalt virksomhetsperspektivet), prosjektperspektivet (ofte også kalt leverandørperspektivet) og brukerperspektivet. Det kan være svært krevende for en prosjekteier alene å fylle alle disse rollene på en god måte. Det kan da være lurt å trekke med seg personer som kan fylle disse perspektivene på en god måte. Spesielt større, komplekse prosjekter har nytte av styringsgrupper, men det kan også være viktig i mindre prosjekter med lavere kompleksitet.

Forretningsperspektivet handler om at business case eller prosjektbegrunnelse oppfylles. Dette ansvaret vil prosjekteier alltid ha uavhengig av om andre personer bistår i en styringsgruppe. Ansvaret for forretningsperspektivansvaret kan altså ikke delegeres. Prosjekteier skal sikre at prosjektet opprettholder gevinstfokus, at ansvar og myndighet er klarlagt, og at prosjektet styres etter god praksis. Gjennom forretningsperspektivet må prosjekteier også sørge for at de to andre perspektivene, leverandør og bruker, er i balanse. 

 

Kan jeg som prosjekteier nok om prosjektgjennomføring?

Prosjektperspektivet handler som regel om det å forstå produktet og kjenne godt til hvordan prosjekter gjennomføres. Denne representanten har et spesielt ansvar for at prosjektet gjennomføres på en god måte, og har tidligere jobbet i og kjenner prosjektverdenen godt. Med denne kunnskapen om bord vil styringsgruppen stille seg i bedre stand til å oppdage muligheter og farer lenge før de oppstår, og får muligheten til å håndtere dem før de blir uhåndterlige.

 

Last ned en agenda til styringsgruppen, som sikrer at det ikke blir et infomøte

 

Hvorfor er det ingen som vil bruke det nye ERP systemet?

Brukerperspektivet er prosjektet sett fra den som mottar det endelige produktet. Brukerperspektivet varier avhengig av hva prosjektet ditt leverer. En bruker av et IKT-system kan eksempelvis være sluttbrukeren eller de som skal drifte løsningen etterpå. I et fysisk byggeprosjekt kan det eksempelvis være kjøperen av et bygg, brukerne av det eller en driftsorganisasjon. Det varierer hvor flinke bedriftene er til å ivareta brukerperspektivet. En observasjon er at organisasjoner som er vant til fysiske/leveranseprosjekter er vesentlig svakere på dette perspektivet enn andre, og da kan de ofte streve med implementering av eksempelvis et nytt IKT system.

 

Styringsgruppemøtene er kjedelige, bare mange informasjonspunkter

Og så noen enkle tips til slutt:

  • En styringsgruppe skal nettopp styre og treffe beslutninger. Er du med i en styringsgruppe for å bli informert, er du i feil møte.
  • Når vi først er inne på at styringsgruppemøter ikke er informasjonsmøter; Du må ha lest prosjektrapporter og annen informasjon på forhånd, ikke forvent en gjennomgang. Fokuser heller på avklarende spørsmål til dokumentasjonen.
  • Medlemmer av en styringsgruppe stiller ikke som enkeltindivider, men representerer viktige interesser i virksomheten
  • Styringsgrupper må ikke bli for store, da mister de sin evne til å styre og beslutte og ender opp som komitéer.
  • Prosjekteier er leder av styringsgruppen. Det er prosjekteier som treffer den endelige beslutningen, selv om det kanskje er et flertall som mener noe annet. Men det er som oftest lurt å sørge for at styringsgruppen finner en felles løsning.
  • Vær gjerne uenige i selve styringsgruppemøtet, men når vi går ut av møtet står vi alle samlet bak beslutningen som er fattet

 

Agenda til styringsgruppemøtet

 


Anders Tellefsen er Direktør i Metier OEC og jobber med virksomhetsforbedring. Han har fylt flere ulike roller i sin karriere som eksempelvis bedriftsleder, prosjekteier, prosjektleder både i Norge og Brasil, og har dermed meget god innsikt virksomheters og prosjekters behov og samvirke. I Metier OEC jobber han med i hovedsak med forretningsendring, forbedringsprogrammer og organisasjonsutvikling. Anders er utdannet sivilingeniør fra NTNU og er en erfaren kursleder med meget gode tilbakemeldinger. Han har 30 års prosjekt- og ledererfaring.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Det holder ikke å styre prosjektene, vi må også styre gevinstarbeidet

En av de vanligste årsakene til å starte et prosjekt, er et underliggende behov for å endre noe, oftest fordi man søker en forventet gevinst eller verdi. Paradoksalt nok er en av hovedårsakene til at prosjekter feiler knyttet til uklarhet i forventninger om gevinst og verdi. Hvordan skal vi da vite når nok er nok? 

Gevinstrealisering er fremdeles vanskelig for mange

Metier OEC-undersøkelsen tar tempen på landets prosjekter. Ved sammenfatning av resultatene fra 2019, er et av hovedfunnene at gevinstrealisering nok en gang er den av prosjektledelsesprosessene vi selv opplever at vi er svakest på. Av de som sier de er best på å hente ut gevinster, mener 52 % at de har blitt mer modne på dette området de siste tre årene. I samme periode har de som sier de er moderate eller svake på gevinstrealisering, bare blitt 5 % mer modne. Hvordan kan vi lukke gapet, så flere blir bedre på å hente ut de planlagte gevinstene av sine prosjekter?

Hvem styrer egentlig prosjektene dine?

Målsetningen med alle prosjekter er at de skal dekke et behov og gi verdi når det er ferdigstilt. I vår prosjektundersøkelse fra 2019 kom det frem at de som leverer prosjekter innenfor rammebetingelser og med ønsket effekt har til felles at de er gode på prosjekteierstyring. En klart definert prosjekteierrolle og godt samarbeid mellom prosjektleder og prosjekteier er viktige suksessfaktorer.