Når man jobber med prosjekter er det viktig å være klar over forskjellen mellom en styringsgruppe og en referansegruppe.
Hva er en styringsgruppe?
En styringsgruppe skal utøve prosjekteierskap og skal dermed være beslutningsorientert. Styringsgruppen vedtar et prosjektmandat som prosjekteier har fastsatt og følger opp at prosjektet styres i henhold til dette. Styringsgruppen vil også ha ansvar for å sørge for at prosjektet blir prioritert i organisasjonen, og det er viktig at medlemmene har de fullmakter som er nødvendig for å kunne gjennomføre prosjektet.
LES OGSÅ: Sammensetning av profesjonelle styringsgrupper
Hva er en referansegruppe?
En referansegruppe er koordineringsorientert og har ikke noe ansvar for prosjektets suksess eller måloppnåelse, men gir verdifull støtte og veiledning for utførelse av prosjekteierskapet ved å bidra til å definere tilnærminger foretrukket av interessegrupper.
Medlemmene i en referansegruppe har verdifull ekspertise for prosjektet og gruppen kan ha jevnlige møter eller komme sammen ved behov. En referansegruppe er rådgivende, men har ingen direkte makt i prosjektet. Det er ikke sikkert prosjektet trenger en referansegruppe så det kan være at du ikke trenger å opprette en. Dette vil være avhengig av størrelsen og kompleksiteten på prosjektet.
Figuren under viser hvor referansegruppen befinner seg i prosjektorganisasjonen.
I enkelte tilfeller blir dette skillet utydelig. Et typisk tegn er at styringsgruppen blir operativt og koordinerende orientert, samtidig som at viktige beslutninger fattes utenfor styringsgruppen.
I slike tilfeller kan det være fornuftig å splitte styringsgrupper i to:
- En styringsgruppe som fatter beslutninger og støtter prosjektleder
- En referansegruppe som benyttes til høringer, faglig koordinering og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag til styringsgruppen.
For å oppsummere trenger ikke et prosjekt å ha en referansegruppe. Det kan sitte personer som ivaretar denne rollen i styringsgruppen, men i større prosjekter er det likevel anbefalt å ha begge deler. Som nevnt over har de ulike funksjoner og de utfyller hverandre.
