Etter at vi hadde kjøpt nytt hus ble det klart at vi måtte skifte utvendig tak. Jeg sendte ut anbud, sjekket referanser og valgte det (tilsynelatende) beste tilbudet. Arbeidet startet i henhold til planen en regnfull oktober. To måneder senere, etter mange regnbyger, snøfall og bekymringer, måtte vi konstatere at taket fortsatt ikke var på plass og at arbeidet lå langt etter planen. Hva skjedde?
Dette blogginnlegget beskriver to årsaker til dårlige prosjektplaner.
Årsak 1: Aktiviteter nær (men ikke på) kritisk sti
De fleste prosjekter gjennomfører flere oppgaver parallelt, samtidig som at noen oppgaver ikke kan starte før foregående oppgave(r) er fullført. Dette er illustrert i figuren under. I vårt tilfelle kunne man ikke legge på ny takstein (oppgave 5) før alle foregående oppgaver (1-4) er fullført.
Vår plan har en slakk på oppgavene 1-3, men ingen slakk på oppgave 4. I november pågår fire oppgaver samtidig. Oppgavene 1-3 er planlagt ferdige like før oppgave 4 skal være ferdig.
Spørsmålet er om denne planen er realistisk.
La meg kort introdusere «P50» før vi går videre. P50 er den varighet (her målt i uker) hvor det er like sannsynlig at man bruker lengre tid som at man bruker kortere tid. I statistikken blir P50 også betegnet som «median».
Hvis varighet på hver oppgave er den estimerte P50*- verdien, hva er da sannsynligheten for at alle oppgavene 1-4. vil bli fullført innen planlagt tid?
Figur 1 Prosjektplan
Sannsynligheten er (deprimerende) lav: Sannsynligheten for at oppgave 4 gjennomføres med planlagt varighet er 50 %. Oppgavene 1-3 har noe slakk, så vi antar at sannsynligheten for at hver enkelt av disse blir ferdig på tid er litt høyere, 55 %. Sannsynligheten for at alle fire oppgaver blir ferdig i henhold til plan er da 0,5 x 0,55 x 0,55 x 0,55 = 8 %.
Dette betyr at med kun én oppgave på kritisk sti er sannsynligheten for at denne oppgaven blir ferdig på plan kun 8 %. Dette er langt under de 50 % man ville anta hvis man ikke tar hensyn til oppgaver nær kritisk sti.
I vårt tilfelle var det det andre «lille oppdraget» snekkeren «bare skulle gjøre raskt ferdig» som ødela planen. Mer om dette i neste avsnitt.
Årsak 2: Aktiviteter med lange haler
Det er mindre sannsynlighet for å bli ferdig iht. planen hvis varigheten for hver enkelt aktivitet er satt til «mest sannsynlige» verdi eller til «P50» verdi i stedet for forventningsverdien. Det er to årsaker til dette:
1. Usikkerhetsfordelingen for varighet av prosjektoppgaver er høyreskjev
En høyreskjev sannsynlighetsfordeling for varighet vil si at fordelingen ikke er symmetrisk, men har en «hale» som strekker seg lengre til høyre enn til venstre. Dette gjenspeiler at det er en grense for hvor raskt en oppgave kan gjøres (best-case), men ingen grense for hvor lang tid en oppgave kan ta (worst-case). Vi kjenner alle oppgaver som har krevet 2-3 ganger så mye tid som planlagt (eller mer). Figur 2 illustrerer dette: Den mest sannsynlige tiden for en oppgave er 6 uker, men den kan også være så lav som 4 uker eller så høy som 8-10 uker - eller mer. Vår snekker sa at «den andre jobben» mest sannsynlig ville kreve 6 uker, mens den i realiteten krevde mer enn det dobbelte.
Figur 2. Typisk sannsynlighetsfordeling for varighet av en aktivitet
I vårt prosjekt ble den faktiske planen som vist under.
2. Sum varighet av uavhengige aktiviteter er lik summen av forventningsverdiene
Sannsynlighetsfordelinger har tre viktige verdier som kan angi «gjennomsnittlig varighet»:
- «Mest sannsynlig» verdi (også betegnet som typetall eller modalverdi).
- «P50» (median), dvs. den varighet hvor det er 50 % sannsynlighet for at estimatet ikke overskrides (eller underskrides).
- «Forventningsverdien» (aritmetisk gjennomsnitt).
Ser man hele prosjektet (mange aktiviteter) over ett, vil estimater som bygger på «mest sannsynlige varighet» eller P50-estimater undervurdere samlet varighet (eller kostnad). Årsaken er at ved høyreskjeve fordelinger (som i Figur 2) er det summen av forventningsverdier for hver enkelt aktivitet, ikke summen av P50-estimater, som gir et forventningsrett estimat.
Forskjellen mellom ulike typer estimater er viktig og manglende forståelse av disse kan være ødeleggende for realisme i planer og budsjetter.
Heldigvis hadde vi en fastpris på dette arbeidet…
Hva kan vi gjøre for å håndtere dette?
Dette innlegget har pekt på to effekter som gir systematiske feil i prosjektplaner:
- Aktiviteter nær (men ikke på) kritisk sti
- Høyreskjeve sannsynlighetsfordelinger for varighet (kostnader)
Konsekvensen er at i store prosjekter er en summering av varigheter (deterministisk planlegging) ikke er tilstrekkelig. Vår anbefaling er å bruke Monte Carlo simulering med modellering av usikkerhet for å lage realistiske prosjektplaner. Dette er tema for et annet blogginnlegg.
LES OGSÅ: Om (mangel på) rasjonalitet i prosjektstyringen
