Slik lykkes du med den nye, digitale arbeidshverdagen innen samtidig prosjektering

Prosjektoppstart og planlegging Samtidig prosjektering

8 min. lesning

Et intervju med Andreas Haugbotn og Torbjørn Tveiten i ViaNova

I likhet med de fleste andre har jeg selv sett store endringer i arbeidshverdagen – som professor ved NTNU har jeg måttet lære meg å gjennomføre digitale forelesninger, ta opp konferansepresentasjoner på video i forkant, veilede studenter digitalt og selvsagt fylle kalenderen med vegg-til-vegg videomøter. Jeg var derfor både generelt nysgjerrig på hvordan arbeidsdagen har endret seg for de som driver med prosjektering i store samferdselsprosjekter og ikke minst hvordan arbeidsformer basert på samtidig planlegging og prosjektering har blitt påvirket av det som har skjedd det siste halvannet året.

Andreas Haugbotn og Torbjørn Tveiten i ViaNova stilte velvillig opp til en samtale om dette, paradoksalt nok rundt lunsjtider samme dag som et strømbrudd plutselig hadde stilt verden tilbake langt forbi mars 2020. Herrene var litt stresset over dette, men delte mange viktige innsikter. For de som ikke kjenner dem så er Andreas BIM-koordinator for samferdselsprosjekter i Vianova, inkl. dataflyten ut mot entreprenører, mens Torbjørn er BIM-ansvarlig og jobber som disiplinleder/fagansvarlig i store infrastrukturprosjekter.

Spørsmål: Dere har åpenbart arbeidet med mange digitale verktøy i mange år, men er det noe som har endret seg, i liten eller stor grad, det siste halvannet året?

Det har vært en bratt læringskurve på digitale møter! I rollene Andreas og Torbjørn har er de ofte møteledere i en del tverrfaglige møteplasser, og de nye møteformene har krevd en litt annen møteledelse. Torbjørn arbeider på Nye Veiers sitt prosjekt E6 Kvithammar Åsen, og prosjekteringsgruppen med 20-25 personer skulle være samlokalisert i Trondheim, men gikk umiddelbart over til en heldigital arbeidsform da pandemien traff. Det krevde å lære seg en annen møtekultur og digital samhandling, men det har fungert bra. Erfaringen er at det går fint med alle digitalt, men hybridmøter krever en annen type møteledelse. Da er det naturlig at de fysisk til stede blir mest oppmerksomme på seg selv, de som er med digitalt kommer mer «i bakleksa». Siden vi nok vil fortsette ha mange møter med en blanding av fysisk og digital tilstedeværelse er det viktig å gjøre også denne typen møter bedre, og noen tips er:

  • Også de som deltar fysisk bør være innlogget i møtet fra egen enhet og ha på kameraet slik at man ser ansiktene deres
  • Det kan være en tendens til «møter i møter» mellom noen av deltakerne som er fysisk til stede, men dette må slås ned på
  • Alle bør rekke opp hånden for å ta ordet, ikke bare de som er med digitalt, selv om det tar litt «moment» ut av møtet
  • Generelt krever denne typen møter høyere grad av møtedisiplin fra deltakerne

Meld deg på gratis webinar om bedre prosjektplanlegging med samtidig  prosjektering

Det har blitt vesentlig flere møter, noe mange synes er slitsomt. Og med alle arbeidende fra hjemmekontor og med tette dager med «produktive» møter har man sett at folk også trenger en "uformell" møteplass, også digitalt. Noen i Vianova har savnet "å kunne snu seg" til sidepersonen for å spørre om noe. Noen har tydd til chat i ulike kanaler, men dette funker ikke helt dersom dagen allerede er fullbooket. En annen løsning har vært å bruke kommentarer i BIM-modellen. Dette har virkelig skutt fart og er en effektiv måte å avklare småting på.

Ellers sier Andreas og Torbjørn at det ikke har vært så mye konkret teknologisk utvikling som følge av pandemien, men selvsagt økt bruk av de hjelpemidlene man hadde fra før av. Vianova har slitt lite med problemer knyttet til PC-er og internetthastighet, selv om hyttekontor og arbeid på reise kan være verre. En annen effekt er at digitalt arbeid har gjort det mulig å involvere mange flere, f.eks. i morgenmøter med alle i prosjektet. Det gir rom for å følge med på saker som angår deg og kople litt mer av på andre tema som har mindre relevans.

Spørsmål: Hva har disse endringene gitt av fordeler eller ulemper?

Som allerede nevnt, en utfordring er det sosiale aspektet. Det har fungert å være såpass mye isolert i en tidsbegrenset unntaksperiode, men det vil ikke fungere permanent, folk trenger sosial kontakt. Om ikke forsvinner bedriftskulturen, alle blir "sitt eget AS", og dette er spesielt krevende for folk som har arbeidet i selskapet i nokså kort tid.

Fordelene er spart reisetid, både til pendling og jobbreiser. Det er også mulig for folk å jobbe hjemmefra om man er småsyk (ikke med Covid-19!). Vi vil nok få en mer "hybrid" arbeidstilværelse permanent, men vi må unngå at det blir en overvekt av folk som er hjemme, da utfordres kulturen i virksomhetene og prosjektene.

Spørsmål: Hvor mye av disse endringene har konsekvenser for SPP?

Ett konkret eksempel, bakover planlegging med lapper er en teknikk som fungerer fint i et fysisk rom der man får «miniforhandlinger» om frister/leveranser og derigjennom oppnår gjensidige forpliktelser mellom folk og fag. Vianova har prøvd dette i samhandlingsverktøyet Miro, men det fungerte heller dårlig; det er vanskelig å gjenskape den samme dynamikken rundt "forhandlinger" om frister på en slik digital arena.

Ellers ser Andreas og Torbjørn at pandemien generelt ikke ført til noen revolusjon i arbeidsformene i prosjektene, men noe evolusjon. Man var kommet langt med bruk av BIM før pandemien, men har nå fått og tatt i bruk ytterligere verktøy, som Miro for samhandling.

Spørsmål: Har noen av disse endringene vært en direkte konsekvens av pandemien eller hadde det skjedd uansett?

Pandemien har nok i stor grad mer vært en katalysator enn en utløsende årsak til endringene. Noe som nok ikke ville skjedd uten pandemien er at det nå har vært kjørt fullverdige ICE-møter digitalt, med samme innhold som et fysisk møte. Det er også blitt ytterligere økt modellbruk, noe som bra for bruk av SPP/VDC; kanskje har dette forsterket "S-en" i SPP, altså samtidigheten. Man kan involvere flere og med mindre forsinkelse, det er sikkert tre ganger så høy sannsynlighet for å få en respons fra hvem som helst når som helst nå enn tidligere.

LES OGSÅ: Hva er forskjellen på Samtidig prosjektering og VDC

Spørsmål: Hvor mye av endringene vil bli permanente vs. å gå tilbake til gamle måter å gjøre ting på?

Mye av det som har endret seg er nok permanent, som kombinasjonen av digitale/fysiske møter. Men samtidig er det ekstremt viktig å undersøke/høre hvor folk er i sin digitale utvikling og tilpasse seg dette, fremfor å tre systemer nedover hodet på folk som de ikke er klare for å ta i bruk. Det har nylig vært oppstart på et vegprosjekt på Trofors, der man har sett dette. Samtidig må man ikke la de som er mest umoden få sette tempoet for hele prosjektet, og en observasjon er at selv de minste har løftet seg mye det siste halvannet året, man ser f.eks. at volumet på arbeid i BIM-modellen har økt jevnt.

En positiv effekt er at det ofte er diskusjoner i prosjekter der man hjelper hverandre med tips om utstyr/programvare for å folk med. Andreas og Torbjørn, i sine roller som BIM-koordinatorer, driver ofte litt opplæring/teknisk støtte til folk i prosjekter. Det kan dog være litt flaut å innrømme at man ikke mestrer noe, derfor viktig å poengtere at det er helt akseptabelt å trenge hjelp og skape en tillitsfull atmosfære der det er lov å spørre om ting. Det er logisk at det er de prosjekterende som må drive en slik støtterolle, og det ofte skrives opplæring inn i gjennomføringsplanene for prosjektene.

Spørsmål: Hva forventer dere av ytterligere endringer fremover, spesielt innen digitalisering?

Det har skjedd veldig mye når det gjelder bruk av BIM i det siste; det er blitt tøffere krav i anbudsutlysninger, dette vil nok bare fortsette. Ser også at «visuell programmering» har begynt å tas i bruk og dette vil nok ta mer fart fremover. Man kopler sammen ferdige «skript» til en arbeidsflyt og når man gjør endringer i ulike parametre oppdateres ulike sider ved modellen seg automatisk. AI (kunstig intelligens og maskinlæring, ML) kommer for fullt; det er både skremmende og med stort potensiale. Vianova har såvidt begynt å bruke ML i prosjekter, primært innen grunnundersøkelser. Basert på noen få grunnprøver skal man forsøke å si noe om et stort område, noe maskinlæring kan hjelpe med. Og der det mangler data for å gjøre gode predikasjoner kan man ta nye prøver for å kalibrere algoritmen og bedre resultatene, noe som fungerer.

Dette var en svært interessant samtale med to kunnskapsrike personer som har gjort seg verdifulle erfaringer. Jeg håper lærdommene de har gjort seg kan komme andre til nytte!

Meld deg på gratis webinar om bedre prosjektplanlegging med samtidig prosjektering


Bjørn Andersen har arbeidet med ulike aspekter av prosjektledelse siden starten av 1990-tallet. Med bakgrunn som sivilingeniør og doktorgrad i benchmarking har utgangspunktet vært en ingeniørmessig tilnærming til problemstillinger av både teknisk og mer samfunnsvitenskapelig karakter. Tema for forskning har vært interessentledelse, prestasjonsmåling, benchmarking, organisering, samspill, teamledelse, lean, prosjekteringsledelse, kontrakter, utbrenthet, osv. Andersen er senterleder for Prosjekt Norge, som han var leder for forløperen Norsk Senter for Prosjektledelse. Han sitter i styringsgruppen i Concept-programmet, var forskningsansvarlig i BA 2015 og involvert i en rekke ulike forskningsoppgaver. Tidligere var han en aktiv deltaker i IMEC-prosjektet, som benchmarket 60 prosjekter verden rundt inkl. fire norske, han har ledet flere EU-finansierte forskningsprosjekter, deltatt i PMI-finansiert forskning og er også hovedkontaktperson for samarbeidet Prosjekt Norge har med både Construction Industry Institute i USA og Constructing Excellence i Storbritannia. Andersen har publisert over 300 forskningsarbeider, mange av disse innenfor prosjektledelse i tidsskrifter, bøker og konferanser.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hvordan klarer Elon Musk å holde innovasjonstakten i SpaceX og Tesla?

I et nylig intervju gikk Elon Musk inn på detaljene rundt en femtrinns-prosess han sverger til for SpaceX og Tesla. Trinnene er overraskende enkle, men gir mening hvis man tenker på hvordan opplæringen på skolene våre foregår. I dette blogginnlegget går vi igjennom trinnene - steg for steg.

Slik lager du et godt business case

For mange prosjekter leverer ikke på tid, omfang og kvalitet, eller de klarer ikke å realisere de gevinstene prosjektet ble startet for. Det kan til og med skje svært erfarne og dyktige prosjektressurser. Ja, prosjektledelse er vanskelig og det er ikke minst frustrerende når resultatene uteblir til tross for hardt arbeid. Et godt business case kan bety forskjellen på fiasko og suksess, så her får du vite hva det egentlig er og våre beste tips til å lage et godt business case.

Hva er Last Planner® System?

God prosjektplanlegging er essensielt for å levere et prosjekt innenfor rammene på tid, kost og kvalitet. Likevel er det her det skorter for mange virksomheter, og årsaken er ofte mangel på forståelse på hva god planlegging er og hvilke resultater det kan gi.