Alle prater om ICE (Integrated Concurrent Engineering)-møter, sesjoner, VDC, Samtidig Prosjektering og andre moderne prosjekteringsmetoder. Nettopp fordi prosjekter streber etter de mest effektive metodene for å sikre et godt resultat. Du har muligens til og med jobbet på prosjekter som har tatt dem i bruk, kanskje med varierende hell? Men hvordan kan man gjennomføre vellykkede ICE-møter, eller sesjoner som man kaller det på norsk? I dette blogginnlegget gir vi deg tre tips for en suksessfull sesjon.
En sesjon er kort forklart et møte med fokus på beslutninger og løsninger. Forenklet inneholder den tre steg:
- Starte en sesjon – Gjennomgang av agenda og mål for sesjonen
- Temaløsning – Tema introduseres
- Arbeide med løsning – Deltakerne jobber med løsninger og beslutninger
I en vanlig prosjekteringsprosess utvikler ofte fagene løsninger individuelt. Deretter blir løsningen delt mellom fagene og man prøver å sy det sammen etterpå. Samtidig prosjektering legger opp til at man samler alle i et rom, i en sesjon, og legger opp til samarbeid og effektiv problemløsning i møtet.
Sesjoner er godt planlagte arbeidsmøter som brukes for å finne løsninger av problemstillinger og for å ta viktige beslutninger. Sesjonene benyttes for å få ned beslutningstiden og sikre tverrfaglig løsninger. Utført på en riktig måte vil slike sesjoner gi deltakerne en felles, helhetlig forståelse av den aktuelle problemstilling og de beslutninger som blir tatt.
1. De riktige personene må være med!
For at en sesjon skal være vellykket må det være en tydelig eier av sesjonen. Eieren er en person som har et ønske om at man skal få tatt de beslutningene som sesjonen omhandler. Det vil være nyttig under sesjonsplanleggingen å tenke gjennom hvem som eier hvilke sesjoner.
De riktige beslutningstakerne må være en del av sesjonen for å påse at møtet har autoritet til å ta beslutninger. Uten beslutningstakere har sesjonen ingen hensikt.
En fasilitator skal lede fremdriften i en sesjon og være den som styrer sesjonen mot et felles mål. Fasilitator skal få frem deltagelse, eierskap og kreativitet hos deltagerne.
Som team-medlem så mottar man forberedelsesaktiviteter, i henhold til sesjonsplanen, i tilstrekkelig tid i forkant av hver sesjon. Team-medlem deltar på en sesjon hvis input er nødvendig for avgjørelsen.
2. Sesjoner må planlegges og settes i system!
For å få nytte av sesjoner i prosjektene våre kreves planlegging og forberedelser. I god tid før selve sesjonen etableres det en omforent agenda/sesjonsplan etter en felles mal i prosjektet.
En vesentlig suksessfaktor for gode sesjoner er at disse er godt forberedt, det er derfor helt essensielt at det settes av tilstrekkelig tid til å forberede sesjonen. Planleggingen av sesjonen må alltid skje i samråd med bestiller, prosjektleder og temaeier(ne).
I planleggingen vil det alltid være de samme overordnede momentene som må vurderes:
- Mål(ene) for sesjonen
- Deltagere (kun de personene som har relevans for å gjennomføre sesjonen)
- Beslutningspunkter
- Detaljert agenda og ansvar
- Forberedelsesaktiviteter
Forenklet illustrasjon av sesjon agenda og referat
3. Riktige og håndterlige tema i sesjonene!
For å gjennomføre en produktiv sesjon må man avgrense oppgaven til et tema. Dette for å holde fokus og løse avtalt oppgave. Temaet må være avgrenset etter størrelsen på sesjonen. I små sesjoner med få deltakere må temaet være veldig avgrenset. Mens ved store sesjoner kan man gjennomgå større oppgaver med mindre avgrensing. NB! For lange sesjoner, over 3,5 timer, er slitsomme og må brukes med omhu!
Antall involverte fag og beslutningstakere
Dersom temaet spenner over svært mange fag og ansvarsområder vil det kreve en svært stor forsamling for å gjennomføre sesjonen. For å løse enkelte komplekse tema kan dette være nødvendig. Dersom det er mulig kan det ofte være hensiktsmessig å bryte ned hovedtemaet og gjennomføre flere mindre sesjoner med en begrenset forsamling. Man kan også gjøre det som forberedelse til en større sesjon med en bredere sammensatt gruppe, dersom nødvendig.
Bryte opp temaer i håndterlige deler
Det er viktig at man bryter opp temaet i håndterbare størrelser innenfor en enkelt sesjon, og legger opp en sesjonsplan som ivaretar tilstrekkelig tid til forberedelse mellom sesjonene for hvert deltema.
Behov for modning
Enkelte beslutninger krever modning hos beslutningstakere. Sesjonene må derfor legges opp på en slik måte at beslutningstakere får anledning til å modne beslutningen hos seg selv og sin organisasjon før prosjektet kan forvente en beslutning direkte i en sesjon.
Husker de disse tre tipsene neste gang du skal gjennomføre eller delta på en sesjon eller et ICE-møte vil det garantert bli mer vellykket! Lykke til!
For ytterligere informasjon om sesjoner kan du besøke:
https://www.samtidigprosjektering.no/sesjoner/
