De fleste som jobber i prosjekter, er opptatt av å finne de mest effektive metodene for å sikre et godt resultat. I den forbindelse så har du kanskje hørt om eller prøvd både ICE-møter, sesjoner og Samtidig prosjektering?
I dette blogginnlegget ser vi nærmere på disse to metodene, og gir deg en oversikt over hva de har til felles, hva som skiller dem og ikke minst når du kan ha glede av disse.
Kort om Samtidig prosjektering
Samtidig prosjektering har allerede rukket å bli en foretrukket arbeidsmetodikk for samferdsel-, bygg- og anleggsbransjen. Metoden fremmer samarbeid på tvers og gir gode beslutninger til rett tid. Arbeidsmetodikken er mer effektiv og smidigere en tradisjonell prosjektgjennomføring og har som mål å bidra til raskere gjennomføring, mindre omkamper, bedre samarbeid og riktigere løsninger.
Metoden består av fire temaer, med tilhørende metoder og verktøy. Sesjoner er ett av disse temaene, og det er her Samtidig prosjektering og ICE har mye til felles.
Temaer i Samtidig prosjektering:
- Samarbeid - Hvordan skape godt samarbeid i krevende oppdrag?
- Trinnmodell - Hvordan bryte opp større prosjektoppgaver i håndterlige deler?
- Sesjoner - Hvordan samle beslutningstagere for å sikre gode beslutninger?
- Visualisering - Hvordan sikre felles forståelse for alle i prosjektet?
LES OGSÅ: Hva er Samtidig prosjektering?
Kort om ICE
Integrated Concurrent Engineering blir som oftest kaldt ICE-møte og er kort forklart et møte med fokus på beslutninger og løsninger. Det kan være litt forvirrende at mange bruker begrepet Samtidig prosjektering om ICE, da ICE kun er en liten del av denne arbeidsmetodikken.
Prinsippene rundt ICE er mye av det samme som for sesjoner i Samtidig prosjektering, men ICE-metodikken brukes som regel for beslutningssesjoner der prosjektteamet samles med en avtalt frekvens gjennom hele prosjekteringstiden.
Enkelt forklart inneholder metodikken tre steg;
- Starte et ICE-møte (sesjon) - Gjennomgang av agenda og mål for sesjonen
- Temaløsning – Tema introduseres
- Arbeide med løsning – Deltakerne jobber med løsninger og beslutninger
LES OGSÅ: 3 tips for et vellykket ICE-møte
ICE-møter gjennomføres ofte i Big Rooms hvor man synliggjør digitale modeller av prosjektet. Hele prosjektet blir visualisert med ulike lapper for fag, parter og arbeidsoppgaver som plasseres i kronologisk rekkefølge. På den måten blir det enklere å løse utfordringer og sikre fremdrift i prosjektet. For at møte skal være produktivt må man avgrense oppgaven til ett tema. Dette for å holde fokus og komme i mål med en løsning på en avtalt oppgave. Det kan ofte være lurt å bryte opp temaer i mer håndterlige deler og heller ha flere mindre sesjoner.
God planlegging er essensielt
Det kreves god planlegging og forberedelser for å få mest mulig utbytte av et ICE-møte. Det er viktig at det etableres en omforent agenda/sesjonsplan og at alle stiller godt forberedt. I tillegg må de riktige personene være med. Uten de riktige beslutningstakerne til stede kommer man ingen vei.
I Norge er metoden benyttet siden 2005/2006, og i starten primært innen oljeindustrien. ICE er på mange måter kjernen som ligger i sesjonsdelen av Samtidig prosjektering. Der bruker man ICE-møter/sesjoner for å finne løsninger av problemstillinger og for å ta viktige beslutninger. Bruk av ICE-møter i prosjekter gir effektiv samhandling i prosjekteringsarbeidet, og sikrer en felles, helhetlig forståelse av den aktuelle problemstilling og de beslutninger som blir tatt.
Gode sesjoner gir færre omkamper
Kunnskap om både ICE- og Samtidig prosjekteringsmetodikken er noe som vil komme deg til gode i dine prosjekter. Begge metodene har fokus på beslutninger og løsninger – og uført på en riktig måte vil slike sesjoner redusere beslutningstiden og sikre tverrfaglige løsninger. Gode sesjoner vil minske sannsynligheten for omkamper i prosjektet og gjøre jobbhverdagen din morsommere. Hvem er vel ikke lei av møter uten agenda, diskusjoner som bare involverer et fåtall i møte eller at beslutninger tas selv om en essensiell deltaker ikke var med? Det er en oppskrift på omkamp som både ICE og Samtidig prosjektering vil kunne hjelpe deg med.
Begge metodene vil bidra til å sikre en helhetlig forståelse av den aktuelle problemstillingen og de beslutninger som blir tatt. Når det er sagt så er det enda mer å hente ved å bruke Samtidig prosjektering. ICE-metodikken brytes ytterligere ned og splitter sesjoner i ulike typer med tilhørende krav og oppgaver som illustrert i figuren under.
Uavhengig av hvilken metodikk du velger så er det noen suksessfaktorer begge er avhengig av;
- Ledelsesforankring
- Opplæring av team
- Etterlevelse av sesjonsplanen
- Disipliner stiller forberedt
- Ressursallokering
- Deltakelse fra beslutningstaker
Lykke til med din neste sesjon!
