Har du hørt om Samtidig prosjektering? Eksempler på bruk av metoden viser til betydelig redusering av blant annet prosjekteringstid, prosjektkostnad, kommunikasjonstid og konfliktnivå, samtidig som prosjektkvalitet, jobbtilfredshet og samarbeidsklimaet bedres.
Men hva er egentlig Samtidig prosjektering?
En prosjekteringsmetode fra NASA
Samtidig prosjektering er en videreutvikling av «Concurrent Design» som opprinnelig ble utviklet innenfor fly- og romfartsindustrien. Dette er industrier som preges av mange grensesnitt, komplekse produkter og leveranser. Metoden ble hentet inn fra Jet Propulsion Laboratory/NASA som et forsøk på å jobbe tettere og smartere sammen. Metodikken hadde vist seg svært effektiv i Boeing, JPL/NASA og den europeiske romfartsorganisasjonen ESA for å kunne levere tverrfaglige, kompliserte tekniske løsninger.
I Norge er metoden benyttet siden 2005/2006, og i starten primært innen oljeindustrien. Den norske metoden er et resultat av et forskningsprosjekt med bidragsytere fra ViaNova Plan og Trafikk, Trimble Solutions, Sweco, Rambøll, Epsis, Bane NOR, NTNU og Metier, og er tilpasset norske forhold basert på beste praksis fra metodene VDC, ICE og Lean Prosjektering.
Dette er samtidig prosjektering
Samtidig prosjektering er en strukturert tilnærming til tverrfaglig teamarbeid i prosjekter. Det sentrale med arbeidsformen er at prosjekteringen skjer i tilrettelagte arbeidssesjoner med all kompetanse fra relevante fagområder i ett og samme samhandlingsrom.
Arbeidssesjonene er godt forberedte, ledes av en fasilitator, og avholdes med en avtalt frekvens gjennom hele prosjekteringstiden. Fordelen med å samle fagekspertisen i sesjoner er at man kan få all relevant informasjon på bordet raskt og man kan ta beslutninger på stedet.
Med andre ord kan man si at prosjekteringen gjennomføres etter rettssak-prinsippet. Alle parter forbereder seg godt og møtes for å gjennomføre intensive arbeidsøkter sammen, hvor man kan ta raske beslutninger og komme fram til gode løsninger.
Metoden består av fire temaer, med tilhørende metoder og verktøy:
- Samarbeid - Hvordan skape godt samarbeid i krevende oppdrag?
For å sikre godt gjennomførte prosjekter må det legges til rette for samarbeid og et effektivt beslutningsklima. Man er avhengig av at deltakerne jobber tett sammen om å løse oppgavene for å oppnå redusert planleggings- og prosjekteringstid, samt å sørge for riktig produktkvalitet på planer. Er en person engasjert som disiplinansvarlig, må de andre i prosjektgruppen ha tillit til at denne personen ivaretar sin disiplin. På denne måten unngår man diskusjoner om hverandres fagfelt, men heller hvordan grensesnittet mellom fagfeltene ivaretas. - Trinnmodell - Hvordan bryte opp større prosjektoppgaver i håndterlige deler?
Ved å benytte en trinnmodell kan man bryte opp større prosjektoppgaver ned til mindre og mer håndterbare arbeidspakker, som følger sekvensielt etter hverandre i tid. Dette gir økt kontroll og fremdrift i prosjekteringsprosessen. Ved å knytte trinnmodellen og nødvendig modenhet ved faseoverganger til MMI, får prosjektet et veldig godt verktøy for å sikre riktig fremdrift. Les mer om MMI her. - Sesjoner - Hvordan samle beslutningstagere for å sikre gode beslutninger?
Sesjoner er godt planlagte arbeidsmøter som brukes aktivt for å finne løsninger av definerte problemstillinger og/eller for å ta viktige beslutninger i sanntid. Utført på en riktig måte vil slike sesjoner gi deltakerne en felles, helhetlig forståelse av den aktuelle problemstilling og de beslutninger som blir tatt. Bruk av sesjoner er et av de viktigste elementene for å redusere beslutningstiden og for å samordne løsninger tverrfaglig. - Visualisering - Hvordan sikre felles forståelse for alle i prosjektet?
Det er mange måter å formidle det planlagte arbeidet, men sentrale komponenter er BIM-verktøy og ulike visualiseringsprogrammer. På denne måten vises utfordringer og løsninger for prosjektteamet og øvrige interessenter på en lettfattelig måte.
Last ned gratis e-bok om hva som skiller Samtidig prosjektering fra andre kjente metoder og verktøy
Hva er suksessfaktorene for Samtidig prosjektering?
Suksessfaktorene for Samtidig prosjektering er nøkkelfaktorer som bidrar til at gjennomføringen av prosjekter blir vellykket.
Ledelsesforankring
Prosjektet er avhengig av at ledelsen tydelig kommuniserer at Samtidig prosjektering skal benyttes som metodikk, og samtidig motiverer og engasjerer prosjektdeltagerne. Det kan være nyttig å fokusere på gevinstene og fordelene metodikken gir. Samtidig prosjektering innebærer at den enkelte medarbeider endrer måten man har jobbet på til nå, og dette kan være utfordrende for noen. Tydelige signaler kan medføre at tvilerne blir med på endringen.
Tverrfaglig samarbeid
Effektivt samarbeid mellom de ulike fagområdene er avgjørende. Samtidig prosjektering er en transparent arbeidsform og for enkelte vil dette oppleves som krevende i starten. For å oppnå ønsket effekt med arbeidsformen, er det avgjørende at alle bidrar med sin kompetanse og erfaring til prosjektets beste. En prosjektgruppe som jobber så tett og integrert, er også avhengig av at det er tillit og respekt for de andre disiplinenes kompetanse.
Dedikerte teammedlemmer
Teammedlemmer bør være dedikerte til ett prosjekt om gangen. Dette sikrer fokus og kontinuitet i arbeidet.
Tilstedeværelse av beslutningstakere
Suksess avhenger av at beslutningstakere deltar aktivt i arbeidssesjonene. Deres tilstedeværelse bidrar til raskere beslutningsprosesser. En av de viktigste faktorene for å lykkes med Samtidig prosjektering, er å ha beslutningstakere som er trygge i sin rolle som beslutningstaker og som er forberedte og til stede i arbeidssesjonene.
Godt planlagte arbeidssesjoner
Detaljerte planer for arbeidssesjonene, sesjonsplanen, er essensielt i Samtidig prosjektering, og er det viktigste styringsverktøyet for en fasilitator. Planen forteller blant annet hva den enkelte deltaker skal forberede i forkant av hver enkelt sesjon. Skal teamet lykkes med å løse alle problemstillingene i den enkelte sesjon, er det helt sentralt at alle disiplinene har gjennomført sine forberedelsesaktiviteter. Dersom nødvendige forberedelser ikke er gjennomført, vil det kunne medføre at hele teamet blir sittende å vente og produktiviteten synker.
Visualisering
Visualisering bidrar til at tverrfaglige løsninger blir forstått raskere, og at misforståelser unngås. For at alle fag skal bidra optimalt inn i løsningsdiskusjonene, er det viktig at alle fag og disipliner er representert i en felles modell. BIM-modellen må oppdateres og gjøres tilgjengelig for teamet kontinuerlig.
Trening og opplæring
Teammedlemmer og fasilitatorer bør være godt trent i metoden for å oppnå suksess. Prosjektet er avhengig av at teammedlemmene kjenner rollen sin, hvordan informasjonen flyter i arbeidsarenaen og at metodikken fordrer en proaktiv, fremoverlent holdning.
Noen fordeler med Samtidig prosjektering
- Prosjekteringen kan gjennomføres raskere
- Kvaliteten på leveransene blir bedre ettersom man oppnår et tettere samarbeid mellom ulike fagdisipliner og aktører
- Raskere saksbehandling av tekniske avklaringer, både formelle og uformelle, gjennom aktiv deltakelse av beslutningstaker i arbeidssesjonene
- Økt læring gjennom bedre informasjonsdeling og mulighet for bredere faglig samspill
- Redusert sårbarhet i prosjektet ved at flere personer jobber sammen om løsningene
- Redusert omprosjektering gjennom bedre tverrfaglige avklaringer
- Forbedret produktivitet gjennom mer effektiv bruk av ressurser
Hvordan er erfaringene med Samtidig prosjektering?
Nedenfor presenteres resultatene fra spørreundersøkelser innhentet fra konkrete prosjekter innen bygg, anlegg og samferdsel, hvor Samtidig prosjektering ble benyttet. Les mer om resultatene her.
Respondentene ble bedt om å vurdere i hvilken grad Samtidig prosjektering har gitt/svakere resultater sammenliknet med tradisjonell tilnærming.
Figur 1: Fordeler sammenlignet med tradisjonell gjennomføring
Her er det betydelige gevinster på nesten alle dimensjonene. Kun fleksibilitet på arbeidsplassen vurderes som lavere.
Utover dette ble det kartlagt hvilken forbedring prosjektene har oppnådd.
Figur 2: Forbedringer sammenlignet med tradisjonell gjennomføring
Alle dimensjonene ble vurdert til å være i positiv retning. Dette er sterke argumenter for å ta i bruk metodikken!
LES OGSÅ: Erfaringer fra Samtidig prosjektering og veien videre
Du kan lese mer om Samtidig prosjektering, fordeler ved metoden og hvordan man gjennomfører arbeidssesjoner i veilederen for Samtidig prosjektering, samt på samtidigprosjektering.no. 