God porteføljestyring av forbedringsinitiativer er helt sentralt i en virksomhet. Det er et middel for å nå virksomhetens strategiske mål, for å sørge for at organisasjonen setter i gang og gjennomfører de riktige forbedringsinitiativene og at innsatsen har en fornuftig fordeling mellom drive virksomheten og forbedre den. Strategisk porteføljestyring drives av virksomhetens ledelse og bør være en integrert del av virksomhetsstyringen. I dette blogginnlegget forteller vi deg hva porteføljestyring egentlig er, og hvorfor din bedrift bør ha et aktivt forhold til dette.
Hva er en "portefølje"?
En virksomhets prosjektportefølje vil bestå av alle typer initiativer, også kalt prosjekter og programmer. Både de som inngår for å «endre virksomheten», og de som er en del av «normal forretningsdrift». I dette blogginnlegget konsentrerer vi oss om portefølje for å endre virksomheten – som er like viktig for alle typer virksomheter.
En portefølje for å endre virksomheten kan defineres som totaliteten av en organisasjons investeringer i endringer som kreves for at organisasjonen skal nå sine strategiske mål. Den daglige driften og prosjektene som ikke er i endringsporteføljen kan ofte sees på som «normal forretningsdrift».
Les også: Hva har fjellvettreglene med endringsledelse å gjøre?
God porteføljestyring gir god virksomhetsstyring
Porteføljestyring dreier seg altså om å beslutte hvilke initiativer virksomheten skal sette i gang, og ikke minst, hvilke som bør stoppes eller ikke skal settes i gang. Måten du følger opp og styrer porteføljen av initiativer på, vil avgjøre om du faktisk får den gevinsten du forventer ut i andre enden. God porteføljestyring er derfor en vesentlig suksessfaktor for god virksomhetsstyring.
Hva er egentlig nytten?
Når utvelgelses- og gjennomføringsprosessene er gode, øker du sannsynligheten for effektiv implementering og godt gevinstuttak. Det blir også enklere å se endringsbehov, gjensidige avhengigheter og ressursbehov i sammenheng.
Porteføljestyringen tydeliggjør det som skal til for å «endre virksomheten» og forhåpentligvis gir det muligheter for å bli enda bedre på helhetlig gevinstrealisering. Det er svært lett å bli for fanget av daglig drift. Blir du bevisst på hvilke endringer som er nødvendige i virksomheten for å nå de strategiske målene, kan det gi bedre mulighet for ansvarliggjøring og transparens, bedre eierstyring av virksomheten og ikke minst bedre erfaringsoverføring.
Enda mer byråkrati og økte kostnader?
Er porteføljestyring bare enda en prosess som øker byråkrati og indirekte kostnader? Nei, da er ikke hensikten oppnådd. Med god struktur og tydelige (strategiske) beslutninger bør god porteføljestyring øke effektiviteten i organisasjonen din. Selv om du er en lettbeint organisasjon og har evne til å snu deg raskt, er det en fordel at beslutningene er rimelig gjennomtenkte. Og da kaster du forhåpentligvis ikke bort ressursene dine på ting du burde ha latt være, ressurser som ellers kunne vært brukt på initiativer med større nytte for organisasjonen.
Husk at det kreves noe struktur og definerte roller for å kunne hente ut effektene av god porteføljestyring. Metiers erfaring er at svært mange virksomheter ikke er vant til å jobbe på denne måten. Vi har hjulpet flere virksomheter med å se porteføljen helhetlig og på en annen måte enn de er vant til fra før. Gode bilder av porteføljen er en svært effektiv kommunikasjonsform. Med ny innsikt blir det også enklere å definere riktig strukturer, roller og innhold på ulike nivåer i organisasjonen.
Hvordan burde jeg strukturere opp arbeidet? Porteføljestyre og porteføljekontor
Porteføljestyret består av virksomhetens beslutningstakere. Administrerende direktør i virksomheten eller noen andre i ledergruppen vil typisk lede porteføljestyret, fordi porteføljen er av så stor strategisk viktighet og har innvirkning på bunnlinje eller samlet nytte som skapes. Sørg for at porteføljestyret blir et nettopp et strategisk organ, og ikke et sted hvor noen rapporterer generell operasjonell status. Har vi de riktige initiativene? Hjelper de oss med å oppnå strategien?
Dette arbeidet krever selvfølgelig en del av lederne, som også har mange andre baller i luften. Beslutningene kan ikke delegeres bort, men heldigvis er det hjelp å få på veien. Noen bør hjelpe porteføljestyret med å holde oversikt og bistå i forberedelser til porteføljemøtet, og der spiller porteføljekontoret en sentral rolle. Et porteføljekontor er kort fortalt en tilrettelegger som samler inn og analyserer data fra mange ulike hold, som gjør at vi får opp et godt beslutningsunderlag. Når porteføljestyret møtes for å ta beslutninger baserer de seg på underlaget fra porteføljekontoret.
For ofte ser vi at porteføljestyringen blir program- eller prosjekteierstyring, bare lagt til et høyere nivå i organisasjonen. Da har organisasjonen bommet.
Sørg for at du samler og forenkler informasjon fra prosjektene dine på et overordnet nivå, slik at du skaper oversikt over den samlede porteføljen. Vis den gjerne i flerdimensjonale bilder som passer for nettopp din virksomhet. Det finnes mange spennende og informative måter å fremstille disse bildene på som vi i Metier har god erfaring med å etablere. Slik ser du forhåpentligvis et større og bedre bilde av hele porteføljen som i sum skal bidra til å utvikle bedriften du jobber i. Kun en liste over alle pågående initiativer med status gir lite nytte.
LES OGSÅ: Porteføljekontoret - en viktig støtte for virksomheten
Hva skal til for å lykkes med porteføljestyring?
Vi mener at den aller viktigste forutsetningen for å skape grunnlag for endringer og innføre god porteføljestyring er engasjement fra virksomhetens ledelse. Dersom du vil, er grunnlaget der for å få det til. Og ville betyr da å ta det inn i «hjertet» ikke bare i «hodet».
Ta ansvar for summen av tiltak som virksomheten velger å investere i for å innfri strategien og målene som er satt. Håp er en dårlig strategi. Som ved de aller fleste endringer i organisasjoner skjer ikke dette av seg selv. Endringer må drives frem. Det er viktig, men ofte krevende å skape en kultur der endring er naturlig.
Styringsstrukturen du allerede har etablert for prosjektene og programmene dine bør du fortsette. Ikke lag deg egne systemer for porteføljestyringen som går på tvers av den etablerte styringsstrukturen. Vår erfaring er at det handler om å samle og vise informasjon på en oversiktlig, samlet måte, som så skaper grunnlag for gode strategiske dialoger og beslutninger. Ved å bruke den etablerte strukturen vil du trolig unngå mye unødig motstand.
Noe tips til slutt:
- Virksomhetens ledelse må engasjere seg i porteføljestyringen.
- Porteføljestyring er for viktig til å bli en sideaktivitet i virksomheten. Dersom den behandles slik, øker sannsynligheten for at virksomheten i ytterste konsekvens ikke vil nå sine strategiske mål.
- Forholdet mellom strategi og portefølje er helt sentralt; prosjektene i porteføljen må hver for seg og samlet støtte oppunder virksomhetens strategiske mål.
- Etabler gode porteføljebilder som skaper grunnlag for strategiske dialoger
- Vellykket uttak av gevinster i en portefølje krever utholdenhet, og porteføljestyringen må være så robust at den tåler utskiftninger i ledergruppen. CEO-rollen fremfor personen som fyller rollen må være den som ansvarliggjøres. Tydelige roller og ansvar for gevinstmåling og -uttak kan gi større sjanse for å lykkes.
