For å lykkes med porteføljestyring er det fornuftig å ha et porteføljekontor som støtter virksomhetsledelsen i å ha oversikt over den totale porteføljen. I et tidligere blogginnlegg har vi sett nærmere på hva porteføljestyring er og hvorfor det er viktig å styre porteføljen. I dette blogginnlegget skal vi ta for oss en støttefunksjon som er en forutsetning for å lykkes med porteføljestyring, nemlig porteføljekontoret.
Et porteføljekontor skal støtte med å definere og levere virksomhetens portefølje av prosjekter. Det er kontorets oppgave å holde orden i totalen og ha en rådgivende funksjon ovenfor virksomhetsledelsen.
Porteføljekontorets hovedfokus er å sikre at man velger riktige prosjekter som understøtter virksomhetens mål eller kommersielle interesse, og bruker de riktige verktøyene, metodene og prosessene for å lykkes. Kontoret skal også sikre at man oppdager og stopper prosjekter som ikke gjennomføres riktig eller er ikke bidrar til organisasjonens strategiske mål.
Mens det for program- og prosjektkontoret handler om å lykkes med enkeltinitiativer eller en samling av disse, skal porteføljekontoret sikre at man oppnår de overordnede målene for virksomheten og at enkeltprosjekter støtter oppunder disse hver for seg og samlet.
Dette gjør de best gjennom en strategisk og analytisk tilnærming, som sikrer at virksomhetsledelsen får et godt beslutningsunderlag. På denne måten kan de sikre at de riktige initiativene startes, at man får stoppet de som ikke er formålstjenlige og at de gjennomføres på en slik måte at de realiserer de planlagte gevinstene.
Et porteføljekontor er ansvarlig for å:
- Støtte den porteføljeansvarlige i utøvelsen av sitt ansvar og gjennomføring av sine oppgaver
- Innhente informasjon om porteføljens prosjekter og programmer, og oppdatere porteføljeoversikten slik at beslutninger blir tatt på riktig grunnlag
- Identifisere konflikter i porteføljeplanen, foreslå endringer og vedlikeholde planen
- Følge opp at metoder, standarder og prosesser for god porteføljestyring blir fulgt
- Etablere oversikt over prosjekter i porteføljens definisjonssyklus og leveransesyklus
- Produsere porteføljens dashboard basert på input fra utredere og prosjektledere
- Støtte porteføljestyret/investeringskomiteen/endringskomiteen
Suksessfaktorer
Det er flere fing man bør huske på for å lykkes med et porteføljekontor som gir god nytte for virksomhetens totale portefølje, uten at det blir for byråkratisk.
- Porteføljer trenger en mer kompleks styringsstruktur enn et prosjekt, med interessenter på tvers av flere avdelinger. Å samle disse ressursene i et porteføljekontor kan hjelpe deg å beholde oversikten og redusere konflikter mellom områdene.
- Ha nødvendig forankring i toppledelsen. Uten støtte fra toppledelsen er det vanskelig å drive et effektivt porteføljekontor.
- Ha oversikt over tidligere prosjekter og programmer så man ikke gjentar feil som har blitt gjort tidligere
- Porteføljekontoret bør være selvstendig og rapportere direkte til virksomhetsledelsen
- Legg til rette for at gevinstarbeidet blir en integrert del av prosjekt- og virksomhetsstyringen.
- Et porteføljekontor med fokus på usikkerhetsstyring vil trolig lykkes godt. Det er her du kan redusere antall prosjekter som går over på tid og kost og det har mye å si for porteføljen din.
- Støtt deg på etablert beste praksis fra Axelos modell som heter Management of Portfolios
Fallgruver
Porteføljekontorets viktigste oppgave er å fungere som en informasjonshub for alle interessentene. De skal supportere, tilrettelegge og kontrollere. Men det er lett å trå feil. De vanligste fallgruvene er:
- Man går fra å støtte til å gjøre jobben for prosjektkontoret eller programkontoret
- Man går fra å utøve en kontrollfunksjon til å forsøke å styre og irettesette prosjektene og programmene
- Manglende autoritet eller annerkjennelse gjør at prosjektene eller programmene ikke forholder seg til porteføljekontoret eller søker ikke support derfra – porteføljekontoret blir isolert og mister oversikt
- Mangel på tydelige roller og ansvar, eller hvilke oppgaver og ansvar porteføljekontoret har skaper frustrasjon eller undergraver kontorets autoritet og annerkjennelse
- Manglende støtte fra toppledelsen til porteføljekontoret gir utfordringer til porteføljekontorets arbeid med å endre eller forbedre forhold i porteføljen, samt organisasjonens holdning til forpliktelser ovenfor porteføljekontoret.
- Porteføljekontoret har ingen tydelige mål eller synlige suksesshistorier, så kostnaden med kontoret blir sett som unødvendig overhead eller kontoret blir sett som byråkratisk mekanisme
