Porteføljekontoret – en viktig støtte for virksomhetsledelsen

Program- og porteføljestyring

3 min. lesning

For å lykkes med porteføljestyring er det fornuftig å ha et porteføljekontor som støtter virksomhetsledelsen i å ha oversikt over den totale porteføljen. I et tidligere blogginnlegg har vi sett nærmere på hva porteføljestyring er og hvorfor det er viktig å styre porteføljen. I dette blogginnlegget skal vi ta for oss en støttefunksjon som er en forutsetning for å lykkes med porteføljestyring, nemlig porteføljekontoret.

Et porteføljekontor skal støtte med å definere og levere virksomhetens portefølje av prosjekter. Det er kontorets oppgave å holde orden i totalen og ha en rådgivende funksjon ovenfor virksomhetsledelsen.

Porteføljekontorets hovedfokus er å sikre at man velger riktige prosjekter som understøtter virksomhetens mål eller kommersielle interesse, og bruker de riktige verktøyene, metodene og prosessene for å lykkes. Kontoret skal også sikre at man oppdager og stopper prosjekter som ikke gjennomføres riktig eller er ikke bidrar til organisasjonens strategiske mål.


Meld deg på gratis webinar om praktisk porteføljestyring


Mens det for program- og prosjektkontoret handler om å lykkes med enkeltinitiativer eller en samling av disse, skal porteføljekontoret sikre at man oppnår de overordnede målene for virksomheten og at enkeltprosjekter støtter oppunder disse hver for seg og samlet.

Dette gjør de best gjennom en strategisk og analytisk tilnærming, som sikrer at virksomhetsledelsen får et godt beslutningsunderlag. På denne måten kan de sikre at de riktige initiativene startes, at man får stoppet de som ikke er formålstjenlige og at de gjennomføres på en slik måte at de realiserer de planlagte gevinstene.

Et porteføljekontor er ansvarlig for å:

  • Støtte den porteføljeansvarlige i utøvelsen av sitt ansvar og gjennomføring av sine oppgaver
  • Innhente informasjon om porteføljens prosjekter og programmer, og oppdatere porteføljeoversikten slik at beslutninger blir tatt på riktig grunnlag
  • Identifisere konflikter i porteføljeplanen, foreslå endringer og vedlikeholde planen
  • Følge opp at metoder, standarder og prosesser for god porteføljestyring blir fulgt
  • Etablere oversikt over prosjekter i porteføljens definisjonssyklus og leveransesyklus
  • Produsere porteføljens dashboard basert på input fra utredere og prosjektledere
  • Støtte porteføljestyret/investeringskomiteen/endringskomiteen

Suksessfaktorer

Det er flere fing man bør huske på for å lykkes med et porteføljekontor som gir god nytte for virksomhetens totale portefølje, uten at det blir for byråkratisk.

  • Porteføljer trenger en mer kompleks styringsstruktur enn et prosjekt, med interessenter på tvers av flere avdelinger. Å samle disse ressursene i et porteføljekontor kan hjelpe deg å beholde oversikten og redusere konflikter mellom områdene.
  • Ha nødvendig forankring i toppledelsen. Uten støtte fra toppledelsen er det vanskelig å drive et effektivt porteføljekontor.
  • Ha oversikt over tidligere prosjekter og programmer så man ikke gjentar feil som har blitt gjort tidligere
  • Porteføljekontoret bør være selvstendig og rapportere direkte til virksomhetsledelsen
  • Legg til rette for at gevinstarbeidet blir en integrert del av prosjekt- og virksomhetsstyringen.
  • Et porteføljekontor med fokus på usikkerhetsstyring vil trolig lykkes godt. Det er her du kan redusere antall prosjekter som går over på tid og kost og det har mye å si for porteføljen din.
  • Støtt deg på etablert beste praksis fra Axelos modell som heter Management of Portfolios

Fallgruver

Porteføljekontorets viktigste oppgave er å fungere som en informasjonshub for alle interessentene. De skal supportere, tilrettelegge og kontrollere. Men det er lett å trå feil. De vanligste fallgruvene er:

  • Man går fra å støtte til å gjøre jobben for prosjektkontoret eller programkontoret
  • Man går fra å utøve en kontrollfunksjon til å forsøke å styre og irettesette prosjektene og programmene
  • Manglende autoritet eller annerkjennelse gjør at prosjektene eller programmene ikke forholder seg til porteføljekontoret eller søker ikke support derfra – porteføljekontoret blir isolert og mister oversikt
  • Mangel på tydelige roller og ansvar, eller hvilke oppgaver og ansvar porteføljekontoret har skaper frustrasjon eller undergraver kontorets autoritet og annerkjennelse
  • Manglende støtte fra toppledelsen til porteføljekontoret gir utfordringer til porteføljekontorets arbeid med å endre eller forbedre forhold i porteføljen, samt organisasjonens holdning til forpliktelser ovenfor porteføljekontoret.
  • Porteføljekontoret har ingen tydelige mål eller synlige suksesshistorier, så kostnaden med kontoret blir sett som unødvendig overhead eller kontoret blir sett som byråkratisk mekanisme

New call-to-action


Torbjørn er erfaren og engasjert prosjekt- og programleder med høy kompetanse på planlegging, risiko- og kvalitetsstyring innen IKT-prosjekter. Han har også lang erfaring med endringsledelse, virksomhetsforbedringer og kunnskapsbygging av tverrfaglige, globale team. Torbjørn har en teknisk bakgrunn som produktarkitekt og utvikling/produktingeniør. Han er sertifisert innen PRINCE2®, PRINCE2 Agile®, AgileSHIFT®, MoP®, MSP® og P3O®, og har en Diploma in Project Management (tilsvarende PMP nivå). Han er godkjent PRINCE2 instruktør, samt har en Mastergrad i prosjektledelse med fokus på usikkerhetshåndtering.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Fem grunner til at Excel ikke er tilstrekkelig når du skal ha oversikt over prosjektporteføljen

Mange virksomheter bruker Excel istedenfor å investere i systemer som er ment for prosjekt- og porteføljestyring. På den måten så sparer de kanskje IT-avdelingen for utgifter, men å bruke Excel til flere formål enn det det ble designet for kan straffe seg i lengden og det utgjør en stor risiko.

Hva kreves for å drive god porteføljestyring?

Mange bedrifter må velge mellom en rekke prosjekter og prosjektforslag hvert år. Å gjøre disse prioriteringene er krevende og innebærer utallige valgmuligheter. Valget man tar bør ikke være overlatt til tilfeldighetene, men basert på vedtatte kriterier og følge en tydelig strategisk retning. For å gjøre disse prioriteringene er det avgjørende å ha en god metodisk tilnærming til hvordan man styrer og utvikler porteføljen og evalueringskriterier som er tilpasset organisasjonens behov for prioriteringer.

Hvordan skal jeg få mest mulig ut av porteføljen?

Dersom du vet at din portefølje for å «endre virksomheten» er sammensatt av programmer og prosjekter som bidrar til å støtte oppunder virksomhetens strategiske mål, må de fortsatt gjennomføres og følges opp på en god måte for at porteføljestyringen skal anses som en suksess. I dette innlegget knytter vi god porteføljestyring til god program- og prosjektstyring.