Onboarding er ofte noe man forbinder med HR og nyansettelser, men det er vel så viktig å tenke på dette i forbindelse med oppstarten av et prosjekt. Prosjekter utføres ofte på tvers av virksomhetens funksjonelle struktur, og gjerne også med spesialistkompetanse fra andre virksomheter. Da er det viktig med en god onboarding for å sikre at alle involverte kommer raskt inn i prosjektet.
I dette blogginnlegget gir vi deg 6 grunner til at du bør sørge for at alle i prosjektet er ombord og at ingen står igjen på land ved oppstart.
1. Bygg videre på den gode motivasjonen
Husker du den følelsen du hadde da du sist startet i ny jobb? Du var sannsynligvis veldig motivert og klar til å ta fatt på nye, spennende arbeidsoppgaver. Som nyansatt ønsker man å stille så godt forberedt som mulig, og da er de første dagene utrolig viktige. Hvis du blir satt til å lese deg opp i kvalitetssystemer og håndbøker, så mister du lett det menneskelige fokuset. Slik er det også for prosjekter.
I starten av et prosjekt vil man gjerne bygge videre på den gode flyten man har når man kommer inn. Hvis det eneste som skjer er at du får tildelt en plass, og får tildelt en bunke med dokumenter du skal sette deg inn i, vil sannsynligvis den motivasjonen og den entusiastiske følelsen sakte, men sikkert forsvinne.
En god onboarding med introduksjon til prosjektet, hvor du får oversikt over hvilket behov det skal løse, hvilke mål som skal nås, hvilken kultur og samarbeidsform vi ønsker å ha, vil bidra til at du får en god opplevelse og blir motivert til å bidra.
2. Sørg for at alle ror i samme retning
Når alle er kjent med hvilke mål prosjektet skal oppnå, er det lettere å få alle til å dra i samme retning for å oppnå disse målene. Det vil styrke teamfølelsen når man er en del av et lag hvor alle ønsker å oppnå det samme. Det første inntrykket du får som ny deltaker i et prosjekt vil være med deg gjennom hele gjennomføringsfasen. Derfor er det viktig å sørge for en best mulig start for alle ressurser, slik at de føler at de er en del av prosjektet.
Det vises veldig godt utad hvordan man har det innad, og viktigheten av å fremstå som et prosjekt både innad og utad har mye å si for sluttresultatet.
3. Få ressurser raskt opp i fart
Når alle har blitt kjent med hvilke mål prosjektet skal oppnå, er det essensielt å få ressurser til å komme raskt opp i fart for å bidra til verdiskapning så tidlig som mulig. Et godt og profesjonelt mottak av nye prosjektressurser vil bidra til dette.
Arbeidsmetodikk og prosjektspråk kan variere fra prosjekt til prosjekt så det er viktig at alle involverte får en introduksjon til dette. Man må bli kjent med hvilke rutiner som skal følges, hvem som har ansvar for hva, hvilke forventinger andre har til din rolle og ikke minst bli kjent med nye kolleger. Med en god forståelse for egen rolle og tilhørende ansvar er det lettere å se hvordan akkurat du kan bidra på best mulig måte til å oppnå de målene som er satt.
4. Sørg for et felles fundament
En god onboarding sørger for at alle ressurser har den nødvendige kompetansen de trenger for å jobbe mest mulig effektivt sammen. Skal man for eksempel jobbe etter metodikken i PRINCE2 eller Verdistyrt prosjektutvikling så er det nødvendig at alle involverte vet hva det innebærer. En introduksjon til arbeidsmetodikk og eventuelle systemer som prosjektet skal bruke sikrer at alle har den kompetansen de trenger for å jobbe mest mulig effektivt.
En onboardingprosess som legger til rette for kompetanseheving innen prosjektledelse innen oppstart sikrer at alle har et felles fundament i bunn.
5. Styr kulturen – hvis ikke vil kulturen styre prosjektet
En innføring i det sosiale er vel så viktig som det faglige i oppstarten av et prosjekt. Hvis ressurser ikke trives i teamet, vil de heller ikke prestere. Et velfungerende team legger grunnlaget for prosjektsuksess. Å etablere spilleregler innad i teamet vil legge til rette for gode samarbeidsforhold og god kommunikasjon. Jo mer kjent en blir, jo lettere er det å være åpen, støttende og lyttende i møte med hverandre. Ved å skape psykologisk trygghet hvor det er rom for å kunne si hva man mener, komme med forslag og innspill, i tillegg til at det er takhøyde for å komme med konstruktiv kritikk kan være avgjørende for en god prosjektkultur.
Alt dette vil bidra til at den prosjektkulturen som bli bygget oppleves som positiv. Hvis du ikke styrer kulturen, vil kulturen styre prosjektet - og det er her team- og kulturbygging kommer inn i bildet i en onboardingprosess.
LES OGSÅ: Slik sikrer du en effektiv oppstart av prosjektet
6. Få mest mulig ut av hver enkelt teammedlem
Felles for alle prosjektteam er at de er en midlertidig sammensatt gruppe med ett felles prosjektmål. Da er det viktig å skape en motivasjon og forståelse for hva prosjektet skal ende i samt evne og trekke på de styrkene som finnes i teamet.
For å hente ut mest mulig potensial ut av prosjektteamet, kan det være fornuftig å kartlegge personligheter. I en onboardingprosess kan Jungs Type Index (JTI) være et nyttig verktøy for å bli bedre kjent med hverandre for å få mest mulig ut av de samlete egenskapene i teamet. Kunnskap og bevissthet rundt JTI vil gjøre det enklere å avklare hva hver enkelt kan bidra med, både faglig og personlig, og hva de ønsker fra teamet. Ved å ta hensyn til de ulike profilene vil man kunne legge til rette for en åpen og trygg kommunikasjon
For å ta ut potensialet fra et samlet prosjektteam, kreves relasjonsbygging. Ved å fokusere på dette tidlig i prosjektet vil du få motiverte ressurser som trives og som vil gjøre sitt ytterste for at prosjektet skal lykkes.
LES OGSÅ: Hvordan bruke Jungs Type Index når du setter sammen prosjektteam
Verdien av god onboarding
Spørsmålet i et hvert prosjekt av en viss størrelse burde ikke være om vi skal ha en onboarding, men om du tør å la være. Konsekvensen av dårlig onboarding går hardt utover hvor godt ressurser presterer i prosjektet. Det er en grunn til at de fleste virksomheter har en god onboarding av nyansatte. Mange av de samme prinsippene er vel så viktig å tenke på når du skal i gang med et nytt prosjekt.
