I Norge har vi et svært høyt kompetansenivå innen prosjektledelse. Likevel erfarer vi altfor mange unødvendige prosjektoverskridelser og mislykkede prosjekter. Hva kan være grunnen til dette? Kan en årsak være dårlig prosjekteierstyring? Det tar vi en nærmere titt på i dette blogginnlegget.
Men først: Hva er egentlig prosjekteierstyring?
Prosjekteierstyring omfatter det ledelsen må gjøre for å sikre at virksomheten setter i gang de riktige prosjektene og at de prosjektene som settes i gang gjennomføres riktig. Vi kan dermed si at prosjekteierstyring utøves på to nivåer:
- På virksomhetsnivå – Velge ut og gjennomføre de riktige prosjektene
- I enkeltprosjekter – Gjennomføre de valgte prosjektene riktig
Vi erfarer at det er ulik grad av profesjonell prosjekteierstyring i enkeltprosjekter og på tvers av prosjektporteføljen hos de fleste virksomheter. Det er gjerne flere ting som gjør at teorien om godt prosjekteierskap ikke alltid er like lett i praksis.
Forståelse for helheten
Usikkerhet om de store linjene er ofte prosjektets største fallgruve. For å lykkes i krevende prosjekter må man forstå hvordan helheten henger sammen. Prosjekteierstyring er et svært sentralt virkemiddel for suksess. Uten riktig og prosjekttilpasset prosjekteierstyring, er det vanskelig om ikke umulig, å oppnå fastsatte prosjektmål. Det er virksomheten som setter rammene for prosjektene og skal sørge for at de oppnår sine effektmål.
Det er derfor ekstremt viktig at prosjekteierne er på ballen og evner å utføre prosjekteierstyring på en god måte.
Samtidig er det helt vesentlig at virksomheten legger til rette for at prosjekteierne kan oppnå suksess, og at også de har gode rammebetingelser.
Verdistyrt prosjektutvikling – setter fokus på verdioptimaliseringen
I metodikken Verdistyrt prosjektutvikling er god og riktig prosjekteierstyring en av grunnpilarene for vellykkede prosjekter. Verdistyrt prosjektutvikling er en gjennomføringsmodell som hjelper din virksomhet å innrette arbeidet gjennom hele prosjektet mot å maksimalisere verdien av investerte midler. Metoden er utviklet av ledende aktører i norsk byggenæring basert på anerkjente metoder fra Construction Industri Institute, AACEI og PRINCE2, og tilpasset norske forhold med konkrete erfaringer fra Politiets nasjonale beredskapssenter og Tønsbergprosjektet ved Sykehuset i Vestfold.
Noe av det mest sentrale i Verdistyrt prosjektutvikling er å lykkes i tidligfase av prosjektet. Det er her ledelsen og prosjekteier legger grunnlaget for at prosjektet evner å levere de planlagte gevinstene. Har du kommet riktig ut av tidligfasen, er det enklere å jobbe videre med å optimalisere prosjektet for å få mest mulig verdi ut av hver investert krone.
Hva er det som skjer når prosjektene mislykkes?
Selv om mange er klar over viktigheten av god prosjekteierstyring, så ser vi ofte at uklare mål og krav troner øverst på listen over årsaker til at prosjekter feiler. Ifølge forrige Metier OEC undersøkelse, er mye av forbedringspotensialet knyttet til prosjekteierstyring.
Siden 2015 har Metier OEC undersøkelsen sett på hvordan trender og tendenser i prosjektfaget utvikler seg over tid. I forrige undersøkelse, med over 1000 respondenter, ser vi fortsatt at prosjekteierstyring er høyst aktuelt. Dette er noe mange sliter med, men det positive er at det er på radaren.
Utdrag fra Metier OEC Undersøkelsen i 2020:
- Gevinstrealisering er fremdeles utfordrende for mange
- For dårlig omfangshåndtering hindrer prosjekter i å levere på tid og kost
- Stadig flere innser viktigheten av god prosjekteierstyring
- Ledende virksomheter standardiserer og etterlever krav til ledelse av prosjekter
Les mer om resultatene i Metier OEC-undersøkelsen her.
Hva kjennetegner de som lykkes med å levere vellykkede prosjekter?
De som lykkes med prosjektene sine, har noen felles trekk som kan gi deg innsikt i hvor du bør begynne.
Her får du noen tips til hvordan du som prosjekteier kan bidra med å sikre at porteføljen eller prosjektene dine får færre prosjektoverskridelser og forsinkelser.
1. Prosjekteier må forankres riktig sted i organisasjonen
Avhengig av porteføljen og hvilke ansvar virksomheten har ellers, vil det variere hvordan prosjekteierskapet utøves, og på hvilke organisatoriske nivåer det legges. For noen virksomheter vil det være naturlig å legge prosjekteierskapet svært høyt i organisasjonen, mens i andre virksomheter vil kanskje porteføljens størrelse og bredde, samt andre ansvar i virksomheten, kreve at prosjekteierskapet distribueres ut og legges på andre nivåer i organisasjonen. Virksomhetsorganiseringen påvirker og bestemmer i stor grad hvordan prosjekteierskapet utøves.
2. Benytt en metodikk som fungerer
Verdistyrt prosjektutvikling har gjennom Tønsbergprosjektet og Politiets nasjonale beredskapssenter spart prosjekteierne for ca. hundre millioner. Samtidig har gjennomføringstiden blitt kortet ned og det er brukt 0 kr på jurister.
3. Beslutningspunkter er prosjekteierens bestevenn
Ved å benytte en gjennomføringsmodell som benytter prinsippet «styre i faser» med tydelige beslutningspunkter etter hver fase får prosjekteieren et nyttig verktøy som sikrer at prosjektene involverer prosjekteier.
4. Opplæring og kompetansebygging
Prosjekteierstyring er et fag. Det er derfor like viktig å gjennomføre opplæring og kursing for prosjekteiere som det er for prosjektressurser. Gjennom Metier OEC Academy finner du flere relevante opplæringsprogram som tar for seg nettopp dette.
5. Prosjekteierfunksjonen må ha kompetanse til å håndtere forretningsperspektivet (helhet, nytte/kostnad og gevinstrealisering), brukerperspektivet og prosjektperspektivet
Videre må prosjekteier ha autoritet til å fatte beslutninger på tilstrekkelig høyt nivå. Sist, men ikke minst, må prosjekteier ha kapasitet til å ivareta rollen, samt håndtere behov for involvering underveis. Se figur under.
Illustrasjon som viser prosjekteierskap og forretningsperspektivet som prosjekteieren må ivareta mot prosjektleder.
