Lurer du på hva som er forskjellen på en produktnedbrytningsstruktur og en arbeidsnedbrytningsstruktur? De kan se veldig like ut, men understøtter forskjellige behov og har begge viktige roller i en planleggingsfase. I dette blogginnlegget forklarer vi deg forskjellen.
En arbeidsnedbrytningsstruktur er en hierarkisk nedbrytning av det totale omfanget av arbeid som skal utføres i prosjektet. Produktnedbrytningsstruktur kommer fra PRINCE2-metodikken og er også en hierarkisk struktur, men istedenfor å bryte ned arbeidet som skal gjøres så bryter man ned prosjektets hovedproduktet i delprodukter.
Produktnedbrytningsstruktur (PNS)
En produktnedbrytningsstruktur er en hierarkisk struktur som bryter ned "prosjektproduktet" i delprodukter. Formålet er å bryte ned prosjektets hovedprodukt i mindre deler. Produktnedbrytningsstrukturen viser en oversikt over hvilke delprodukter som må til for å bygge det endelige produktet, og hva slags arbeid som er nødvendig for å skape "prosjektproduktet".
Å lage en produktnedbrytningsstruktur
Produktnedbrytningsstrukturen bidrar til å forstå og kommunisere arbeidsomfanget, og den fungerer også som utgangspunkt for produktflytdiagrammet. Utviklingen av produktnedbrytningsstrukturen er en iterativ prosess som skal involvere sentrale personer i prosjektet.
Når du oppretter en produktnedbrytningsstruktur bør du vurdere følgende:
- Det er vanlig å identifisere produkter gjennom en strukturert idédugnad (for eksempel med gule lapper eller en tavle) hvor hvert produkt fanges opp etter hvert som det identifiseres.
- I forkant bør man diskutere og bli enige om hvordan produktene skal brytes ned, ettersom det kan være mange måter å gjøre dette på.
- Det er nyttig å identifisere alle eksterne produkter som planen krever. Eksterne produkter finnes allerede eller lages eller oppdateres utenfor planens omfang, og de er nødvendige for å lage én eller flere av planens produkter. Se "E-postdatabase" i figuren over.
- Når du bruker produktbasert planlegging, er det viktig å vurdere om du skal inkludere forskjellige tilstander av et bestemt produkt. Et eksempel på produkttilstander er "demontert maskineri, flyttet maskineri og remontert maskineri". Det kan være hensiktsmessig å identifisere de forskjellige tilstandene som separate produkter, der hver tilstand vil kreve sin egen Produktbeskrivelse med forskjellige kvalitetskriterier og kvalitetskontroller.
- Når produktnedbrytningsstrukturen presenteres, må det vurderes å bruke forskjellige former, stiler eller farger for forskjellige typer produkt. For eksempel kan en firkant brukes i en produktnedbrytningsstruktur for å representere de fleste typene produkt, men det kan være nyttig å bruke andre former som ellipser eller sirkler for å skille ut eksterne produkter. Farger kan brukes for å indikere hvilke team som er ansvarlige for produktet, eller i hvilken fase produktet vil bli laget.
- Hvis prosjektet brytes ned i flere faser, vil produktene for hver fase trekkes ut fra produktnedbrytningsstrukturen for å danne faseproduktnedbrytningsstrukturer. Disse kan utvides til flere nivåer med flere detaljer, og dermed kan "ekstra produkter" legges til for å få den detaljrikdommen som Faseplanen krever.
5 trinn for produktnedbrytning:
- Hva er prosjektets produkt som beskrives i Prosjektproduktbeskrivelsen? Plasser prosjektets produkt på toppen.
- Hvilke produkter inkluderer prosjektets produkt? Bryt ned prosjektets produkt i produkter på lavere nivåer.
- Vil noen eksterne produkter bli brukt til produksjon av prosjektets produkt?
- Er det nødvendig å spesifisere produktene i ytterligere detalj? Prøv å finne det beste nivået for å beskrive produktet og for å kontrollere produktet under utviklingen.
- Påse at alle produkter blir inkludert i produktnedbrytningsstrukturen.
Arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS)
Som støtte under beskrivelse av arbeidsomfanget i et prosjekt kan man benytte en arbeidsnedbrytningsstruktur, også kalt ”WBS – work breakdown structure” på engelsk. Man starter med lite informasjon og bryter prosjektet ned i mer detaljer etter hvert som informasjon fremskaffes.
Når man har kommet ned til et detaljeringsnivå hvor arbeidsomfanget i hver leveranse i prosjektstrukturen kan beskrives på en entydig og målbar måte har man en arbeidsnedbrytningsstruktur som kan benyttes som en del av den prosjektplanen.
LES OGSÅ: En enkel oppskrift på en arbeidsnedbrytningsstruktur
Arbeidsnedbrytningsstrukturen er et verktøy i prosessen med å:
- Beskrive arbeidsomfanget og definere krav til kvalitet (akseptansekriterier)
- Avgrense arbeidsomfanget ved å beskrive hva som ikke er med i prosjektet
Det siste punktet er spesielt viktig i forbindelse med håndtering av endringer i gjennomføringsfasen. Kvaliteten på arbeidsnedbrytningsstrukturen vil avhenge av flere faktorer:
- Tilgjengelig tid til planlegging
- Kunnskap om prosjektet i prosjektorganisasjonen
- Planleggingskompetanse i prosjektorganisasjonen
- Erfaringsoverføring fra andre prosjekter
- Prosjektleders evne til å drive en kreativ prosess med fokus på arbeidsomfang
Hvert nivå i prosjektstrukturen skal inneholde alt arbeidet som skal utføres for å levere det ovenforliggende elementet i arbeidsnedbrytningsstrukturen. Alle elementene defineres entydig og klart slik at man unngår overlapp. De skal danne grunnlaget for tidsplanlegging og kostnadsestimering på dette nivået.
Å lage en arbeidsnedbrytningsstruktur
Hovedprinsippene ved utvikling av en prosjektstruktur er som følger:
- For å skaffe seg bedre oversikt over innholdet i prosjektet etablerer man en prosjektstruktur. Hvis prosjektet ikke er for omfattende gir denne strukturen kanskje seg selv, men i mer omfattende prosjekter bør man bruke en metode med tilhørende prosess for å bryte ned prosjektet i målbare enheter.
- Prosjektstrukturen har flere nivåer. Antall nivåer man har til en gitt tid er avhengig av hvilken fase man er i og hvor detaljert man har behov for å planlegge i den inneværende fasen. I oppstarten er strukturen lite detaljert og man anvender en "ovenfra og ned" ("top down") tilnærming. I løpet av fasen "forberede gjennomføring" øker detaljeringsgraden etter hvert som man fremskaffer mer informasjon. Ved avslutning av fasen skal prosjektstrukturen gi en fullstendig oversikt over prosjektets innhold på de øverste nivåene. Denne skal da danne grunnlag for utarbeidelse av kravspesifikasjoner, underlag for forespørsler og eventuelle kontrakter, og underlag for tidsplaner og kostnadsestimater.
- På hvert element i prosjektstrukturen skal arbeidet beskrives, krav til kvalitet defineres og ressursforbruk estimeres. Arbeidstimer man planlegger å benytte kan beregnes fra laveste nivå i strukturen og så summeres oppover til de ulike nivå i strukturen og på øverste nivå gi en totaloversikt. Dette kalles da en "nedenfra og opp" tilnærming ("bottom up").
- De nederste nivåene i prosjektstrukturen etableres først når det er nødvendig i forbindelse med den planleggingshorisonten man jobber med. Det vil si at en del detaljer kanskje ikke skal planlegges før rett før man går i gang med dem. Hva som er nødvendig avhenger av krav i og til kontrakter, avhengigheter mellom leveranser, bestillingshorisonter mm.
- Prosjektstrukturen beskriver på denne måten hva prosjektet skal levere, samtidig som det avgrenser prosjektet ved at man utelater alt som ikke skal være med. Dermed er prosjektstrukturen også et nyttig kommunikasjonsverktøy som sikrer at alle i og rundt prosjektet har en felles forståelse av hva prosjektet skal levere og hva det ikke skal levere.
- Ved endringer i prosjektet skal prosjektstrukturen oppdateres og danne grunnlag for revisjoner av tidsplaner og kostnadsestimater.
