God eierstyring av Norges største prosjekter med Samtidig Prosjektering

For mange prosjekter er det utfordrende å få den eierstyringen man behøver. Dette kan være ekstra krevende for de største samferdselsprosjektene som involverer mange fag, har mange interessenter og er teknisk utfordrende. Hvordan skal man sikre at slike prosjekter får den nødvendige forankringen? Metodikken Samtidig Prosjektering ble utviklet nettopp for slike store, komplekse prosjekter. I dette blogginnlegget vil du lære mer om hvordan du som rådgiver eller entreprenør kan ta i bruk dette i ditt prosjekt.

Prosjekteieren skal sikre at prosjektet realiserer de gevinstene som er nødvendig for virksomheten. Så hvis prosjekteieren ikke er involvert i prosjektet og ikke vet hva som skal leveres, hvordan kan man da sikre at leveransene står til forventningene? God eierstyring skal sikre at prosjektleder og dermed resten av prosjektet vet hva som er forventet av dem. 

"If you don't know where you are going. How can you expect to get there?"

Basil S. Walsh

I Samtidig Prosjektering er prosjekteier med på viktige beslutninger. Uavhengig om du er rådgiver, byggherre eller entreprenør kan Samtidig Prosjektering bidra til økt involvering mot prosjekteier og sikre en effektiv prosjekteringsprosess. På denne måten sikrer man at prosjektet gjennom hele prosjektperioden er fokusert på å nå målene og levere et resultat som vil gi de ønskede gevinstene.

Prosjektleder-triks 1:
Benytt en prosjektmetodikk som hjelper deg med å involvere prosjekteier

Gapet mellom prosjektmodell og prosjektgjennomføring

Majoriteten av store samferdselsprosjekter gjennomføres i henhold til byggherrens prosjektmodell. Prosjektmodellen setter tydelige krav til når prosjekteier skal involveres. Utfordringen er at man ofte glemmer den største og mest intensive fasen, nemlig prosjektgjennomføring. I eksemplet under er det ingen beslutningspunkter eller involvering fra prosjekteier i hele prosjekts gjennomføringsfase.

LES OGSÅ: Hvordan legge til rette for gode beslutninger

I denne fasen vil det ikke nødvendigvis være behov for at prosjekteier er involvert i alle beslutninger, men kun faste møter hver måned vil ikke være tilstrekkelig. Prosjektet vil ha behov for kjappe beslutninger og avklaringer fra prosjekteier. Prosjekteier må her være tilgjengelig når prosjektet har behov.

Figur 1: Eksempel på prosjektmodell

Trinnmodellen - sikrer nødvendige beslutninger

For å unngå dette, og sikre godt eierskap har Samtidig Plan og Prosjektering et eget tema rettet mot trinnmodellen. Nettopp for å sikre at man får lagt til god eierstyring i prosjektgjennomføringen. Trinnmodellen vil på eierstyringsnivå knytte beslutningspunkter til gjennomføringsfasen. Når denne inkluderes i prosjektmodellen, begynner man å få et veldig godt verktøy for eierstyring.

Figur 2: Trinnmodell med beslutningspunkter markert i grønt

I figuren over er prosjektfasen delt i tre trinn med milepæler på slutten av hvert trinn. Innenfor hvert trinn vil det være mange viktige beslutninger som må fattes. Når alle viktige beslutninger er gjennomført i trinnet vil milepælen være 100% og man kan gå videre til neste trinn. Dette skal sikre at alle nødvendige beslutninger i trinnet blir gjennomført før man går til neste trinn.

Figur 3: Gruppering av beslutninger i sesjoner/møter i trinn 1

Figuren over viser beslutninger i trinn 1 og hvordan man skal gruppere beslutningene i sesjoner/beslutningsmøter. Dette vil sikre at beslutningene blir planlagt og at man kan involvere de riktige beslutningstakerne til riktig tid.

Noen av beslutningene vil kreve at prosjekteier tar en avgjørelse. For slike beslutninger legger Samtidig Prosjektering opp til at prosjekteieren inviteres til beslutningsmøtet/sesjon sammen med prosjekteringsteamet. Dette vil bidra til kjappere avgjørelser og bedre beslutningsgrunnlag for prosjekteieren.

Hvis prosjektet får tommel opp fra prosjekteieren kan man gå videre til neste oppgave, ved tommel ned må det gjøres mer arbeid før en kan gå videre til neste trinn. Ved å legge opp løpet på denne måten sikrer man involvering fra prosjekteier på kritiske punkter i prosjektet. Dette gjør det lettere for både prosjekteier og prosjektleder å ha kontroll.

En viktig suksessfaktor er å klare og identifisere alle viktige beslutninger som må fattes i prosjektet. Denne øvelsen bør gjøres gjennom velorganiserte idémyldrings-sesjoner. I en ideell situasjon bør alle prosjektdeltakere og prosjekteiere delta i disse sesjonene, men dette fungerer dessverre ikke i praksis. For å gjøre det gjennomførbart bør man samle en gruppe mennesker innenfor viktige fagfelt med beslutningsansvar på tvers av tilhørighet. Dette betyr at man skal involvere beslutningstakere hos byggherre og leverandør. Dette for å sikre at alle aspekter i prosjektet blir ivaretatt og sikre forankring i prosjektet.

Prosjektleder-triks 2: Splitt opp prosjektgjennomføringen din i trinn og involver prosjekteier i sesjoner/møter som krever beslutninger.

Navigere begrepskaoset

Styringsgruppe, oppdragsansvarlig, prosjekteier eller referansegruppe? Det er utallige begreper og det er lett å gå seg vill her. Vi har derfor prøvd å hjelpe deg med å navigere i denne jungelen.

Figur 4: Prosjektleder med styringsgruppe over seg

I enkle prosjekter kan det være hensiktsmessig med kun en prosjekteier, mens i tverrfaglige og komplekse prosjekter er det som oftest nødvendig med en styringsgruppe. Det er samtidig viktig å ikke gå i fellen av og ha en styringsgruppe som kun snakker fag. Da er det mer hensiktsmessig å splitte styringsgruppen i to, en styringsgruppe og en referansegruppe. Kort forklart kan man si at referansegruppen gir faglige råd, mens styringsgruppen beslutter.

Godt sammensatte grupper er en trygghet for prosjektene. Eksempelvis kan en med brukerperspektivet i en styringsgruppe være med å sikre at en vei er driftbar ved ferdigstillelse. 

LES OGSÅ: Hva er forskjellen på en styringsgruppe og en referansegruppe?

Prosjektleder-triks 3: I komplekse prosjekter kan det være hensiktsmessig å etablere referansegruppe og styringsgruppe for å unngå at eierstyring fokuserer for mye på fag.

Eierstyring for rådgivere            

Samtidig prosjektering fokuserer hovedsakelig på byggherres prosjekteier, men det betyr ikke at vi har glemt viktigheten av interne prosjekteiere. Så dette avsnittet er for alle dere som savner god intern eierstyring av rådgiveroppdragene.

I mange rådgivende ingeniørfirmaer er det dessverre lite fokus på intern eierstyring. Prosjekteringsoppdragene har en oppdragsansvarlig (intern prosjekteier) og denne personen er ofte avdelingslederen eller divisjonsdirektøren. Problemet med dette er at de som regel ikke har kapasitet til å følge opp oppdragene. Det som skjer da er at man bare har en prosjekteier på papiret og ikke en som faktisk kan utøve rollen riktig. Om du er i et slikt oppdrag må du utfordre prosjekteier til å utføre rollen sin eller delegere oppgaven til en som har kapasitet. Dette er både viktig for deg som prosjektleder og for firmaets del.

Prosjektleder-triks 4: Vær tydelig med din oppdragsansvarlige og sett klare forventinger om at ditt prosjekt krever eierstyring.