Det er beslutninger som gir fremdrift i prosjekter. Vellykket prosjektgjennomføring er avhengig av riktige beslutninger, til riktig tid, på riktig underlag. I dette blogginnlegget gir vi deg tre sentrale suksessfaktorer, med konkrete tips og triks for å lykkes med gode beslutningsprosesser i ditt prosjekt.
1. Planlegg beslutningene
Dersom man skal lykkes med å fatte gode beslutninger er det essensielt at disse beslutningene planlegges godt i forutsigbare og forpliktende planer. Dette er spesielt viktig i integrerte prosjektprosesser (som Samtidig Prosjektering og Virtual Design and Construction) da en forutsetning for gode sesjoner er riktige forberedelser og deltagelse av nøkkelpersonell og beslutningstakere.
Utvalgte tips og triks:
- Fremdriftsplaner skal være produktbasert, ikke aktivitetsbasert. Hva som er gjort er irrelevant uten ønsket produkt. I en prosjekteringsprosess er en beslutning ofte et eksempel på et produkt, mens en diskusjon av løsning er en aktivitet.
- Ikke planlegg med for store beslutninger før det er realistisk at nødvendig beslutningsunderlag foreligger, og det har vært tid til tilstrekkelig modning hos beslutningstaker og andre interessenter.
- Legg opp til delbeslutninger og foreløpige beslutninger der det er hensiktsmessig og nødvendig som en del av prosessen for å lande en større beslutning.
- Ikke vær for ambisiøs med detaljeringsgraden for hele beslutningsplanen. Bruk trinnmodeller for å dele opp prosjektfasen i «underfaser» eller «trinn». Planlegg detaljert trinnet som er nærstående i tid, og etabler grovplaner for trinn som kommer senere. Les fem tips til bruk av trinnmodell her.
- Bruk interessentanalyse for å sikre at de riktige beslutningstakerne er involvert i prosessen til riktig tid.
2. Ha fokus på beslutningsrelevant informasjon
Effektivitet i prosjekteringsprosessen er avhengig av at kommunikasjonen er målrettet. Dette blir spesielt viktig i sesjoner i Samtidig Prosjektering. Her er det mange personer samlet som sitter på mye informasjon, og som har et enormt «informasjonspotensiale». Det er helt essensielt for måloppnåelse at informasjonen filtreres og rettes mot målet med sesjonen. Ofte er målet å fatte beslutninger, og informasjon som deles må da være beslutningsorientert.
Utvalgte tips og triks:
- Tenk «pull informasjon» hvor man starter med målet og «drar» ut informasjon som er relevant. Ikke «push informasjon» hvor man sier det man vet og håper at noe av informasjonen som «dyttes» på er relevant.
- Gjør gode forberedelser da det gjør det enklere å korte ned og identifisere hva som faktisk er beslutningsrelevant informasjon.
- Tenk over hva du bruker fellesskapets tid på når man møtes. Er du kort og konsis med den informasjonen du kommer med? I Forsvaret bruker man huskeregelen «Tenk – trykk – tal» når man skal snakke på radioen.
- Informasjonen må presenteres på en slik måte at mottaker klarer å prosessere den. Verdien ligger i at mottaker får informasjon, ikke at avsender får sendt den fra seg.
- Dersom ditt fagfelt ikke har noe beslutningsrelevant informasjon til et tema som diskuteres i et møte så er det tilstrekkelig å påpeke det, og henvise til underliggende fagnotat for begrunnelse og mer informasjon.
3. Inkluder beslutningsunderlagets usikkerhetsbilde
Et beslutningsunderlag er ikke komplett før usikkerheten i underlaget er kommunisert. Det er essensielt for gode beslutninger at beslutningstaker får en riktig situasjonsforståelse, og vurderer usikkerhetsbildet som er knyttet til den beslutningen som tas. Gode beslutningsprosesser bruker tid på å diskutere usikkerhet, ikke løsning.
Utvalgte tips og triks:
- Synliggjør begge sider av begrepet usikkerhet: mulighet (oppside) og risiko (nedside)
- Sett deg inn i beslutningstakers perspektiv. Ville du tatt en slik beslutning med det beslutningsunderlaget som foreligger og med den usikkerheten som presenteres? Hvis ikke så må ytterligere forberedelser og modning gjøres før det kan forventes en beslutning.
- Presenter usikkerheten på en slik måte at beslutningstaker forstår usikkerhetsbildet. S-kurver er fint for kvantitative usikkerheter, usikkerhetsmatriser kan være fint for kvalitative usikkerheter. Mange verktøy og metoder er tilgjengelig for dette.
- Det er normalt å undervurdere usikkerheten i beslutningsunderlag, spesielt risikobildet. Det er viktig for beslutningstaker at det som presenteres gir et reelt bilde av usikkerheten. Bruk gjerne relevant historisk data om tilgjengelig.
- Ikke sett urealistiske forutsetninger for usikkerhetsvurderingene. En dårlig usikkerhetsanalyse har forutsetninger som ikke holder gjennom prosjektet.
- Sørg for at underlaget har tilstrekkelige dimensjoner slik at det kan understøtte beslutningsprosessen på en god måte. Ville du eksempelvis kjøpt en bil utelukkende basert på teknisk data? Hva med innkjøpskostnad? Driftskostnad? Eller kanskje Co2? Vurder om usikkerheten i disse dimensjonene også bør inkluderes i beslutningsunderlaget.
S-kurven under er et hypotetisk eksempel på illustrasjon av det kvantitative usikkerhetsbildet til kjøp av lilla bensinbil versus blå el-bil. Dette tydeliggjør forskjellen i usikkerhet, og gir beslutningstaker bedre forutsetninger til å balansere usikkerheten mot egen risikoaversjon eller -villighet og andre relevante dimensjoner i beslutningsunderlaget.
Ønsker du å lære mer om beslutninger?
Metier OEC deltar sammen med syv andre ledende aktører i norsk i FoU-prosjektet Samtidig Prosjektering, støttet av Norges Forskningsråd. Leveransene fra dette fire år lange forskningsprosjektet er gjort tilgjengelig på nettsiden www.samtidigprosjektering.no. Her er det tilgang til mer informasjon om beslutninger, og Samtidig Prosjektering som metodeverk for mer effektiv gjennomføring av samferdselsprosjekter.
