Alle som har hatt ansvar for et større prosjekt, vet hvor overveldende det kan føles å gå i gang med å systematisere arbeidet. Hvor starter jeg? Hvilke metoder skal jeg velge? Hvilke prosjektprosesser må utvikles og følges i prosjektet? Har du kjent på slike utfordringer, bør du ta en titt på denne metoden; Trinnmodell.
Trinnmodell er en enkel metode for å bryte opp større prosjektoppgaver i mindre, håndterlige biter. Metoden passer også fint inn med andre smidige metoder og teknikker. Her får du 5 tips til bruk av trinnmodell i ditt prosjekt.
Tips 1: Fokus på beslutninger og ikke på aktiviteter
Et prosjekt består typisk av en mengde ulike aktiviteter som må utføres og beslutninger som må fattes. Disse aktivitetene og beslutningene er avhengige av hverandre, som illustrert i figuren under.
I tradisjonell prosjektplanlegging er det fokus på aktivitetene som skal utføres. Disse aktivitetene varer gjerne i en gitt tidsperiode og framstilles ofte i GANTT-diagram.
Et viktig kjennetegn ved planleggings- og prosjekteringsprosjekter, er at det er beslutninger som produseres. Beslutningsgrunnlaget som må framskaffes før en beslutning kan fattes, utvikles gjennom aktiviteter.
Når vi utvikler en trinnmodell, har vi fokus på beslutninger. Aktivitetene som må utføres for å framskaffe beslutningsgrunnlaget, legges inn som egenskaper til beslutningene. Dette danner utgangspunktet for de ulike trinnene i Trinnmodellen. Som regel vil hver virksomhet ha standard pre-definerte Trinnmodeller, men det er viktig at modellene tilpasses prosjektets karakteristika før de tas i bruk.
Tips 2: Definer prosjektets takt og møtefrekvens ved oppstart
Ved oppstart av alle prosjekt, også prosjekt som organiseres etter en Trinnmodell, er det en del viktige prosesser du må gjennomføre. Målavklaring, myndighetsavklaring, interessent-, behovs- og risikoanalyse osv. Men for Trinnmodell-metoden, må du i tillegg bestemme prosjektets takt.
I Lean-metodikk er prosjektets takt et sentralt begrep. Takten defineres ved lengden av en gjentagende prosjektiterasjon.
For et planleggings- og prosjekteringsprosjekt, vil prosjektets takt for eksempel bestemme møtefrekvensen og dermed møtedatoene. Takten til et planleggings- og prosjekteringsprosjekt vil typisk være 1 uke eller 14 dager.
Når du deler opp prosjektet i trinn, bør du tilpasse disse prosjektets takt, slik at varigheten av et trinn utgjør et helt multiplum av prosjektiterasjoner. Hvor mange trinn en prosjektfase bør deles opp i vil variere fra prosjekt til prosjekt, men et trinn bør i de fleste tilfeller bestå av minst to iterasjoner og en prosjektfase bør bestå av minst to trinn.
Du bør sette sesjoner og beslutningsmøter så snart interessentanalysen og myndighetsavklaringen er foretatt og prosjekttakten og trinnene er definert, men før innholdet i disse møtene er bestemt. Dette for å sikre allokering i kalenderen hos travle personer som skal fatte beslutninger eller har interesse i prosjektet og bør delta i disse møtene.
Tips 3: Identifisere alle beslutninger
For å få til et vellykket prosjekt der fokus er på beslutninger, er det kritisk å identifisere alle beslutninger som må fattes i prosjektet. Denne øvelsen bør du gjennomføre som velorganiserte idé-myldre-sesjoner.
I en ideell situasjon bør alle prosjektdeltakere og prosjekteiere delta i disse sesjonene. Dette for å sikre at alle aspekter i prosjektet bli ivaretatt og sørge for forankring i hele organisasjonen.
Basert på resultatmålene for prosjektet, bør beslutningene identifiseres og brytes ned til de er håndterbare innenfor en prosjektiterasjon.
Bakoverplanlegging er et smart Lean-prinsipp du kan benytte i arbeidet med identifikasjon av alle beslutninger med tilhørende aktiviteter. Dette innebærer at du begynner med å identifisere beslutningene som skal være fattet ved avslutning av prosjektet og så jobber du seg bakover mot starten av prosjektet ved å finne hvilke forgående beslutninger som må være fattet.
Før du gjennomfører idé-myldringene for å identifisere beslutningene, bør prosjektgruppen bestemme hvilke egenskaper som skal registreres på hver beslutning. Eksempler på slike egenskaper kan være: Forankring til prosjektmål, målbare krav til beslutningen, hvordan underlaget for beslutningen skal leveres, hvem som er beslutningstaker osv.
Tips 4: Innordning av beslutninger til trinn
Du må gruppere beslutningene til de ulike trinnene. Hvert trinn skal ha tilordnet et utvalg av målbare resultatmål. Beslutningenes resultatmål bør matche resultatmålene til det trinnet hvor de er plassert.
Det er i utgangspunktet ønskelig å planlegge alle beslutningene for hele prosjektet ved oppstart, men det er i praksis er en svært vanskelig øvelse. Prosjekter er dynamiske av natur, hvor behovet for beslutninger, deltagere, tidspunkt, tema, etc. vil endre seg etter hvert som prosjektet utvikles. Et kjent og intuitivt prinsipp (iht. PRINCE2) er å detaljplanlegge med kort tidshorisont, og planlegge mer overordnet på lengre sikt.
I praksis vil det si at det kun er det kommende trinnet du skal detaljplanlegge. Beslutninger som kommer i påfølgende trinn skal du ikke detaljplanlegge, men plasseres i det trinnet hvor de skal behandles uten analyse av avhengigheter. Detaljplanlegging av påfølgende trinn utføres i rimelig tid før oppstart av trinnet.
Det er likevel viktig at du tidlig ser på hele prosjektet og identifiserer nøkkel-beslutninger. Beslutninger som har eksterne avhengigheter til andre organisasjoner med rigide møteplaner og høringsfrister kan være eksempler på slike nøkkel-beslutninger. Et viktig Lean prinsipp er at du så tidlig som mulig bestemmer det seneste tidspunktet de ulike beslutningene kan fattes for ikke å forsinke framdriften. Jo senere du fatter en beslutning, jo bedre beslutningsgrunnlag vil du ha.
Tips 5: Gruppering av beslutninger i sesjoner og beslutningsmøter
Når du har sortert beslutningene under de definerte trinnene i prosjektet, må du gruppere beslutningene slik at de kan gjennomføres i de sesjonene og/eller beslutningsmøtene som er satt opp for det aktuelle trinnet. Her må du ta hensyn til både avhengighet mellom beslutninger og tidsestimat. I tillegg bør du samle de ulike beslutningene som har felles interessenter og beslutningstakere i de samme sesjonene/beslutningsmøtene.
I en typisk møtestruktur vil det være ønskelig å kun arrangere noen få beslutningsmøter der beslutningstakere høyt oppe i organisasjonshierarkiene deltar. Dette er travle personer med lav tilgjengelighet. Sesjoner og «ordinære» beslutningsmøter kan arrangeres oftere, f.eks. en til to ganger i uka.
Ønsker du å lære mer om trinnmodeller?
Metier deltar sammen med Trimble i FoU-prosjektet Samtidig Prosjektering, støttet av Norges Forskningsråd. Leveransene fra dette fire år lange forskningsprosjektet er gjort tilgjengelig på nettsiden www.samtidigprosjektering.no. Her er det tilgang til mer informasjon om Trinnmodeller, og Samtidig Prosjektering som metodeverk for mer effektiv gjennomføring av samferdselsprosjekter.
Dette er det som er en quote. Den er viktig og bra.
- Anders Nilsen, Salsa Tequila
