Beste praksis i prosjektledelse

Beste praksis i prosjektledelse

Skrevet av Kristine Lindeman - 22. august 2019

Det er blitt ”moderne” å bruke prosjekt som arbeidsform, og for at prosjekt skal være hensiktsmessig er det avgjørende at de som jobber i prosjekt forstår prosjektarbeidsformens virkemåter. For mange er prosjekt kanskje et litt vagt begrep, noe man kaller ting eller titler man får (prosjektleder), uten at man har et klart bilde av hva det innebærer.

Hva er et prosjekt og når er det hensiktsmessig å organisere noe som et prosjekt?

Et prosjekt er en arbeidsoppgave som best utføres av en temporær, tverrfaglig organisasjon innenfor et mandat som beskriver mål, arbeidsomfang og tids- og kostnadsrammer, med den hensikt å oppnå definerte gevinster.

Prosjekt som arbeidsform skiller seg fra linjearbeid som normalt er forbundet med fokus på kontinuerlig drift, rutinepregete oppgaver og arbeid som typisk kan løses av fagpersonene innenfor en avdeling.

I dette blogginnlegget kan du høre en av våre fageksperter forklare hva som kjennetegner et prosjekt.

Hvem skal jobbe med prosjektet, og hvordan?

Som prosjektleder er det viktig å avklare hva slags kompetanse du trenger i et team for å kunne gjennomføre prosjektet. I tillegg må du velge hvilken type prosjektorganisasjon du tenker å bruke i forhold til resten av linjeorganisasjonen. Når teamet er på plass må du sørge for at alle kjenner til prosjektets mål og rammer.


Hvor mye kan du om prosjektledelse? Test deg selv med vår prosjektledelsesquiz!


I gjennomføringen av de fleste prosjekter brukes det en prosjektmodell som et rammeverk for organisering, planlegging og gjennomføring. I starten må det også lages en prosjektplan som skal beskrive hvilket arbeid som skal utføres.

Hva må prosjektplanen inneholde?

Alle prosjekter må etablere en plan for hvordan prosjektet skal gjennomføres. Denne planen skal inneholde prosjektomfanget (hva er det som skal leveres eller bygges), kostnadene knyttet til dette, samt en tilhørende tidsplan. Denne planen kan også beskrive hvordan endringer, usikkerheter eller f.eks. kommunikasjon med interessenter skal håndteres. Det å gjennomføre et prosjekt uten planlegging vil i de fleste tilfeller medføre et langt dyrere, dårligere og et lengre prosjekt. Prosjekter som ikke er godt planlagt er som oftest fylt av konflikter og problemer. Prosjektleder skal søke å unngå problemer ved å være proaktiv og prosjektplanlegging er en viktig del av dette.

LES OGSÅ: Slik lager du en enkel prosjektplan og Prosjektplanlegging steg for steg.

Gjennomføring av prosjektet

Under gjennomføring av prosjektet innebærer prosjektstyring systematisk detaljplanlegging og å følge opp aktiviteter og resultater. Fokus skal være å levere i henhold til hva som er avtalt, og for å klare dette er det avgjørende å ha oversikt over hvor effektivt man jobber, hvor langt man er kommet og hva som gjenstår. Det er prosjektleders ansvar å følge opp faktisk fremdrift og håndtere usikkerheter og endringer/avvik som identifiseres i løpet av gjennomføringen.

Avslutning og gevinster

Alle prosjekter er per definisjon avgrenset i tid. Avslutning av et prosjekt innebærer både å sørge for en ordentlig overlevering av prosjektets produkter til linjeorganisasjonen og bruker, samt å evaluere prosjektet slik at vi senere kan dra nytte av erfaringene.

Det er viktig å ikke glemme gevinstrealiseringen som skjer etter at prosjektet er avsluttet. Prosjekter gir ikke verdi uten at gevinster blir realisert.

Oppsummering

Følgende er grunnpilarer for å skape vellykkede prosjekter:

  1. Klart definerte gevinster – hvorfor skal prosjektet gjennomføres?
  2. Aktiv eierstyring – ledelsen må følge opp prosjektet og sikre at gevinster hentes ut
  3. Valg av riktig prosjektleder – har vedkommende kompetanse og vilje?
  4. Prosjektleders mandat – en avtale med prosjekteier om ansvar og myndighet
  5. Riktig organisering av prosjektet – kompetanse og kapasitet, klarhet i roller og ansvar
  6. God prosjektplan – hva, når og hvor mye?
  7. Styring av kundens forventninger – vil det ferdige produkt medføre at kunden blir fornøyd?
  8. Aktiv oppfølging av fremdrift og håndtering av endringer
  9. Styring av usikkerhet – reduksjon av risiko og utnyttelse av muligheter
  10. Prosjektavslutning – sikre at alle oppgaver er utført, at erfaringene er dokumentert og at prosjektet formelt avsluttes.

LES OGSÅ: 10 tips for å lykkes med prosjekter

Alle punktene over bør tas stilling til for å sikre et vellykket prosjekt. Evalueringen etter at prosjektet er avsluttet er veldig viktig ikke minst i forhold til neste prosjekt i rekken. Det er ikke alle prosjekter som når sine mål. Årsakene kan være mange, men en vanlig årsak er mangelfullt fokus på god praksis i prosjektledelse.

Quiz: hva kan du om prosjektledelse. Gratis prosjekt-quiz

Temaer: Prosjektledelse


Kristine Lindeman

Skrevet av Kristine Lindeman

Kristine er Content and Educational Manager i Metier OEC. Hun er ansvarlig for det pedagogiske fokuset i vår kursportefølje og har lang erfaring innen utvikling av nettbasert læring. Hun har tidligere jobbet som prosjektleder for Mohive og Involve Learning. Kristine er en gladjente fra sørlandet som elsker friluftsliv og trening – noe hennes nye hund garantert vil dra glede av.

Mest leste artikler