Svakt prosjekteierskap, utydelige mål og manglende kompetanse – dette er blant faktorene som ofte fører til at prosjekter ikke evner å ta ut sin mulige verdi. Verdistyrt prosjektutvikling er med på å forbedre dette.
I dette innlegget kan du lese mer om metoden, som har resultert i en veileder med samme navn, og er basert på erfaringer fra Tønsbergprosjektet (Sykehuset i Vestfold) og Justisdepartementets prosjekt, Politiets nasjonale beredskapssenter, på Taraldrud. Begge er prosjekter hvor nye kontrakts- og gjennomføringsmodeller er blitt testet ut med mål om å maksimere verdien av investerte midler. Disse har levert svært gode resultater.
Lite forutsigbarhet betyr liten sjanse for suksess
Fortsatt er det slik at en høy andel prosjekter fullføres med store kostnadsøkninger. Undersøkelser viser en gjennomsnittsøkning på omtrent 40 prosent i løpet av forprosjektet for offentlige prosjekter. I mange tilfeller innebærer dette at det brukes langt større midler enn forutsatt, og at investeringen ikke nødvendigvis står i forhold til den verdi eller nytte prosjektet gir.
Dette er det selvsagt flere årsaker til, men en av hovedgrunnene til at denne type utfordringer oppstår, er mangelfullt prosjekteierskap som ofte fører til lite forutsigbarhet rundt beslutninger og kostnader. Manglende forutsigbarhet medfører gjerne omkamper, forsinkelser eller, i verste fall, at prosjektene termineres. Og det er her verdistyrt prosjektutvikling kommer inn i bildet. Det er nemlig særdeles viktig at alle parter styrer mot et felles, tydelig mål. Men hva går metoden egentlig ut på? Vi har samlet noen av de mest stilte spørsmålene, slik at du får et innblikk i hva verdistyrt prosjektutvikling er – og hvordan du kan bruke det.
Så, hva er verdistyrt prosjektutvikling?
Verdistyrt prosjektutvikling går ut på å – gjennom hele prosjektet – styre arbeidet mot å maksimalisere verdien av investerte midler. Dette innebærer at alle viktige valg i prosjektet tas med utgangspunkt i de overordnede målsettingene. En skulle tro at dette var en selvfølge i alle prosjekter av en viss størrelse, men slik er det altså ikke. Ofte fører mangel på tydelige strategiske mål, riktig kompetanse og insentiver for aktørene, til at den mulige verdien av prosjektene ikke tas ut.
For å lykkes med verdistyrt prosjektutvikling, holder det ikke at du definerer rett prosjekt og gjennomfører prosjektet riktig. Du må også optimalisere strategi, organisasjon og prosesser. Dette krever godt lederskap og samspill mellom de som finansierer prosjektet, utbygger og brukere.
Per i dag har vi ingen tydelig definisjon som dekker prosessen med verdioptimalisering – inkludert styring og prioritering. Det finnes dog et knippe engelske begreper som dekker deler av prosessen, blant dem Target Value Design, Design to Cost og Value Engineering, som alle kan inngå som viktige elementer i verdistyrt prosjektutvikling.
Hvordan lykkes du med verdistyrt prosjektutvikling?
I veilederen deler vi flere anbefalinger, som sammen danner overordnede suksessfaktorer. Her får du en oversikt over noen av de viktigste:
Kompetent prosjekteierstyring: Usikkerhet om de store linjene er et prosjekts største fallgruve. En kompetent prosjekteier evner å fastsette mål og føringer, stille krav til prosjektsikring, engasjere prosjektleder, utfordre og å fatte alle sentrale beslutninger.
LES OGSÅ: Prosjekteier som premissgiver for suksess
Tydelige suksesskriterier: For å lykkes må prosjekteier definere hva som ønskes oppnådd så tydelig som mulig. Manglende tydelighet medfører gjerne et tilfeldig resultat. Hvordan måler vi at vi har lykkes?
Grundige tidligfasestudier: Grunnlaget for prosjektet legges i tidligfase. Det er derfor svært viktig å utrede behov, muligheter og lønnsomhet. Alternativet er lavere verdi, omkamper eller avsporing.
LES OGSÅ: Verdien av god tidligfase
En vedtatt, sterk gjennomføringsstrategi: Legg de store linjene for hvordan prosjektet skal komme helt i mål. Dette er helt avgjørende for en forutsigbar fremdrift. Alternativet er som regel store forsinkelser.
Felles og helhetlig arbeidsmetodikk: Dette er med på å sikre kontinuerlig og reell styring av prosjektomfang og kostnader. Integrerte arbeidsprosesser gir god involvering og bedre kontroll.
Riktig kompetanse til riktig tid: Et vellykket prosjekt krever kompetanse på en rekke områder; utredning, ledelse, brukerkoordinering, arkitektur, teknikk, bærekraft, bygging, ferdigstillelse og drift, for å nevne noen. Involver derfor riktig kompetanse tidlig nok.
Kultur for optimalisering av verdi: Hvis du ikke styrer kulturen, vil kulturen styre prosjektet. Ledelsen må derfor jobbe for en kultur for optimalisering av nytte/kostnad – som gjennomsyrer prosjektarbeidet i alle ledd.
Samspill og riktige insentiver: Du bør benytte gjennomføringsmodeller hvor prosjektets resultater står i sentrum og der aktørene trekker i samme retning. Motiverende insentiver som understøtter prosjektets mål, samt åpenhet og tillit, er en forutsetning for å lykkes med samspillet.
Samlokalisering for høyere effektivitet: De fleste vurderinger knyttet til omfang i et prosjekt, er tverrfaglige. Samlokalisering gir bedre kommunikasjon og grunnlag for raskere beslutninger. Det kan også̊ bidra til å redusere konfliktnivået.
LES OGSÅ: Gode resultater fra referanseprosjektene.
Hvem er verdistyrt prosjektutvikling for?
Veilederen er først og fremst ment som et oppslagsverk for ulike eier- og lederroller i byggeprosjekter, men den er også svært relevant for kvalitetssikrere, rådgivere, ledere for brukervirksomheter og prosjektledere.
Hovedmålgruppen er premissgivere/bestillere – ledelse eller beslutningstagere i private virksomheter, departementer, direktorater, etater eller utbyggingsorganisasjoner som igangsetter store investeringsprosjekter – og prosjekteiere, altså den som på vegne av bestiller har det overordnede ansvaret for at virksomheten gjennomfører et vellykket prosjekt. Veilederen har som mål å gi innsikt i hvordan verdistyrt prosjektutvikling kan – og skal – gi økt verdi for investeringene.
Er du interessert i å lære mer om verdistyrt prosjektutvikling? Gjennom Metiers kurs lærer du blant annet hvordan du jobber med kompetent prosjekteierstyring, tydelig definerte suksesskriterier, grundige tidligfasestudier, samt hvordan du best jobber med samspill, team- og kulturbygging. Les mer om kurs i verdistyrt prosjektutvikling her.
