Etter flere år med økende oppdragsmengde, stadig høyere kundeforventninger og usikkerhet rundt ansvarsfordeling i prosjekter, valgte programvareselskapet SmartDok fra Alta å sertifisere samtlige i ledelsen i PRINCE2®. Det har de ikke angret på.
Nå har selskapet, som spesialiserer seg på systemer for bygg- og anleggsbransjen, implementert PRINCE2®, og de er godt i gang med den nye måten å jobbe på.
– Vi er et selskap som har vært gjennom en lang og spennende reise, fra å være et bittelite gründerselskap til å være 30 ansatte i to land. I og med at vi helt fra starten av har vært lokalisert i Alta, har vi følt på at et sted med mindre mennesker, naturlig nok også har mindre tilgang til denne type spisskompetanse. Det har igjen ført til at vi har sett behovet for at flere av oss må kunne flere fagfelt.
Det sier prosjektleder Mikal Johnsen i SmartDok (bilde). Han har vært ansatt i selskapet siden 2011 og er i utgangspunktet utvikler, men har i tillegg hatt ansvar for prosessen med å implementere PRINCE2®.
Les også: Dette kjennetegner en god prosjektleder
Ønsket en felles forståelse
SmartDok har i en årrekke opplevd en økning både i oppdrag og kundenes forventninger – parallelt med at størrelsen på oppdragene har økt.
– For oss har dette ført til en naturlig dreining hvor vi sakte, men sikkert har blitt et mer prosjektorientert selskap. Det handler like mye om hvordan vi anskaffer programvare, som hvordan vi selv løser interne prosjekter. I tillegg gjør lokaliseringen vår at vi tidvis har måttet kjøpe inn tjenester fra andre, og da trenger vi gode prosesser.
Han har fra tidligere av et årsstudium i prosjektledelse, men det i seg selv var ikke nok til at hele selskapet kunne dra nytte av det.
– Det ga oss for eksempel ingen egen prosjektmodell for SmartDok. Det vi trengte var en felles forståelse for hvordan vi skal jobbe med prosjekter, både sammen og for kunder. En tidligere ansatt hos oss hadde sertifisert seg i PRINCE2® gjennom Metier OEC, og da ble det naturlig å se nærmere på denne metodikken.
SmartDok valgte å sende både ledelsen og linjeledere på kurs, totalt 8–9 stk. I og med at de ble såpass mange, tok selskapet kontakt med Metier OEC for å høre om muligheten for å ta kurset i Alta. Det fikk de, og Katrine Høiback Jebsen dro oppover for å holde et tredagers kurs, som ble avsluttet med sertifisering.
– Dette var i april, og alle bestod. Det viktigste for oss var ikke at de som dro på kurs nødvendigvis skulle jobbe med dette på daglig basis, men at alle som skal være med å styre prosjekter har en felles forståelse av hva det innebærer, sier Johnsen.
Viktig med god implementering
I august, da de ansatte i SmartDok var tilbake fra ferie, var førsteprioritet å få implementert PRINCE2®.
– Dette er noe vi i utgangspunktet kunne ha gjort selv, men i og med at vi var såpass fornøyde med hvordan Metier OEC bistod oss tidligere i år – og at de selvsagt har bedre forutsetninger for å implementere metodikken på en god måte – inviterte vi Høiback Jebsen tilbake til Alta, sier Johnsen.
I fellesskap med de ansatte i SmartDok, utarbeidet Høiback Jebsen en prosjektmodell for selskapet, som definerte både arbeidsflyt og forventninger til hver fase i et prosjekt.
– De færreste har behov for hele PRINCE2®-spekteret, og for oss handler det om å ta ut de delene av PRINCE2® som naturlig passer inn i vår organisasjon.
– Det har vi fått til, og det har gitt oss verdifull forståelse for viktigheten av ansvarsfordeling. Vi er jo en liten organisasjon i det store bildet, men vi merker at vi må jobbe mer og mer prosjektorientert. Tidligere har det vært en utfordring, dette med klare ansvarsroller, faser og forventninger.
Fungerer som en sikkerhetsventil
SmartDok er i dag 28 ansatte fordelt på salg, support, utvikling og test, marked og økonomi. Selskapet har kontorer i Alta, Oslo og Stockholm, og selger et produkt med samme navn som selskapet: SmartDok – et datafangstsystem for bygg- og anleggsbransjen. Etter å ha implementert PRINCE2®, opplever Johnsen at det nå er blitt enklere å vurdere om et prosjekt er levedyktig.
– Tidligere har det hendt at om en kunde har kommet til oss med et ønske eller et behov – og det har hørtes lurt ut – har vi hoppet direkte til verks. Med PRINCE2® er det blitt enklere å stille tydelige krav, for å på den måten avdekke om prosjektet har livets rett. Jeg må være så ærlig å si at om vi har hatt PRINCE2® tidligere, er det nok noen prosjekter som ikke hadde kommet til å bli gjennomført. Det fungerer på mange måter som en sikkerhetsventil med tanke på hva du bruker ressurser på, forteller han.
Nå er målet å gjennom erfaring peile seg frem til den metoden som fungerer best for SmartDok:
– Det er uttalt hos oss at fra nå av skal vi jobbe prosjektbasert, og vi skal bruke PRINCE2®. Jeg er helt sikker på at dette gjør oss til en bedre prosjektorganisasjon, og at det vil gi kundene et langt bedre produkt, avslutter Johnsen.
