Onboarding, eller innfasing på norsk, har fått overraskende lite oppmerksomhet i prosjektsammenheng. Årsakene til dette er uvisst, men det er liten tvil om at det er mye å hente på å ha en strukturert onboardingprosess i prosjekter av en viss størrelse.
I dette blogginnlegget går vi igjennom hva onboarding i prosjekter er, og hvorfor det er viktig å håndtere dette på en helhetlig måte i et mellomstort eller stort prosjekt.
Hva er onboarding i prosjekt?
Onboarding i prosjekt refererer til prosessen som brukes for å introdusere og inkludere nye medlemmer i prosjektet. Dette kan innebære å gi dem all nødvendig informasjon om prosjektet, la dem bli kjent med teamet og sin egen rolle, samt å sørge for at de har de verktøyene de trenger. Målet er å sørge for at nye ressurser blir integrert i arbeidet og teamet så raskt som mulig, slik at de kan bidra til verdiskapningen så raskt som mulig.
LES OGSÅ: Onboarding - ikke bare for nyansatte.
Onboarding - en suksessfaktor for et vellykket prosjekt
Onboarding i prosjekter er viktig av flere grunner. Å få alle ressurser raskt i produksjon med god kvalitet er kanskje det som gir størst verdi i kroner, men man skal ikke undervurdere verdien av en god prosess i forhold til hva dette gir av motivasjon, prosjektkultur og positiv energi i et prosjekt. Ved å etablere felles forståelse for formål, leveranser, arbeidsmetodikk, organisering, samarbeidsform, osv., skapes det et miljø hvor alle strekker seg langt for hverandre. En informert, motivert og stolt prosjektressurs vil påvirke hvordan prosjektet utvikler seg, og mer enn man tror.
I tillegg kan god onboarding bidra til å øke kvaliteten og forutsigbarheten i arbeidet som gjøres. Når nye medlemmer tidlig får den informasjonen og kunnskapen de trenger, vil sannsynligheten for at de gjør feil eller utfører oppgaver på en ineffektiv måte, reduseres.
Typiske fallgruver
Vi ser dessverre alt for ofte at prosjektene sliter med å få til effektiv og god innfasing av nye ressurser over tid. Typiske årsaker det rapporteres om er:
- Det finnes ingen helhetlig plan for onboarding, og det er heller ikke satt av nok tid til dette. Det blir derfor tilfeldig hvilken onboarding den enkelte får og når man får det.
- Man undervurderer hva som kreves av tid og innsats for å ta imot og fase inn mange nye ressurser fra ulike virksomheter samtidig, i ulike faser av prosjektet.
- Det er uklart hvem som har ansvaret for å ivareta onboarding av nye ressurser, både mht. hvilken aktør (bestiller, entreprenør, osv.) eller hvem i prosjektteamet.
- Det er lite fokus på team- og kulturbygging. De fleste onboardingaktivitetene er fakta- og teknisk basert, ikke person- og motivasjonsorientert.
- Onboardingen er lite fleksibel og skalèrbar. Informasjon formidles fysisk en-til-en eller en-til mange, og ofte i størst grad tidlig i prosjektet, i stedet for at man tar i bruk digitale verktøy, nettbaserte løsninger og hjelpemidler.
Hvordan lykkes?
For å lykkes må man anerkjenne at onboarding er viktig, og at det er store gevinster å hente ved å prioritere dette høyt. Det er en kompleks og tidkrevende øvelse å ta imot og mobilisere nye ressurser på en god måte, spesielt i gjennomføringsfasen når et stort antall ressurser skal fases inn. Med en solid plan, ressurser med et definert ansvar for onboardingprosessen og kapasitet til å prioritere dette, har man gode forutsetninger for å lykkes.
Mye potensiell verdiskapning går tapt
I en spørreundersøkelse vi nylig har gjennomført mot ledere, prosjektledere og prosjektdeltakere som respondenter, svarer over 42% at så mye som 2 til 4 ukesverk, eller 80 til 160 timer, kan spares per ressurs ved god onboarding. Når over 75% i tillegg svarer at manglende eller dårlig onboarding fører til avvik i prosjektene, betyr det at potensielt store verdier går tapt i de fleste prosjekter. Dette er verdier som kan sikres på en forholdsvis enkel måte.
Opptil 12 MNOK kan dermed som et konservativt anslag spares i et prosjekt hvis vi tar utgangspunkt i 100 heltidsressurser, en snittkostnad på 1000 kr per time og 3 ukesverk, spares (100 ressurser x 1000 kr per time x 120 timer = 12 M). I tillegg bidrar dette til at man unngår kvalitetsfeil i prosjektet, noe som sannsynligvis har en enda større effekt på det totale regnestykket.
Metier har jobbet med prosjekter, prosjektledelse og læring i over 40 år, og har både erfaringen, kompetansen og produktene som kan sikre god onboarding i ditt prosjekt, eller din virksomhets prosjekter. Ønsker du å høre mer om dette, bør du melde deg på vårt webinar om hvordan sikre verdiskapning fra første dag i store prosjekter.
