Store verdier å hente med god onboarding i prosjekter

Prosjektoppstart og planlegging Prosjektgjennomføring

4 min. lesning

Skrevet av
Henning Bækken 16-12-2022

Onboarding, eller innfasing på norsk, har fått overraskende lite oppmerksomhet i prosjektsammenheng. Årsakene til dette er uvisst, men det er liten tvil om at det er mye å hente på å ha en strukturert onboardingprosess i prosjekter av en viss størrelse.

I dette blogginnlegget går vi igjennom hva onboarding i prosjekter er, og hvorfor det er viktig å håndtere dette på en helhetlig måte i et mellomstort eller stort prosjekt.

Hva er onboarding i prosjekt?

Onboarding i prosjekt refererer til prosessen som brukes for å introdusere og inkludere nye medlemmer i prosjektet. Dette kan innebære å gi dem all nødvendig informasjon om prosjektet, la dem bli kjent med teamet og sin egen rolle, samt å sørge for at de har de verktøyene de trenger. Målet er å sørge for at nye ressurser blir integrert i arbeidet og teamet så raskt som mulig, slik at de kan bidra til verdiskapningen så raskt som mulig.

LES OGSÅ: Onboarding - ikke bare for nyansatte.

Onboarding - en suksessfaktor for et vellykket prosjekt

Onboarding i prosjekter er viktig av flere grunner. Å få alle ressurser raskt i produksjon med god kvalitet er kanskje det som gir størst verdi i kroner, men man skal ikke undervurdere verdien av en god prosess i forhold til hva dette gir av motivasjon, prosjektkultur og positiv energi i et prosjekt. Ved å etablere felles forståelse for formål, leveranser, arbeidsmetodikk, organisering, samarbeidsform, osv., skapes det et miljø hvor alle strekker seg langt for hverandre. En informert, motivert og stolt prosjektressurs vil påvirke hvordan prosjektet utvikler seg, og mer enn man tror.

I tillegg kan god onboarding bidra til å øke kvaliteten og forutsigbarheten i arbeidet som gjøres. Når nye medlemmer tidlig får den informasjonen og kunnskapen de trenger, vil sannsynligheten for at de gjør feil eller utfører oppgaver på en ineffektiv måte, reduseres.

Typiske fallgruver

Vi ser dessverre alt for ofte at prosjektene sliter med å få til effektiv og god innfasing av nye ressurser over tid. Typiske årsaker det rapporteres om er:

Det finnes ingen helhetlig plan for onboarding, og det er heller ikke satt av nok tid til dette. Det blir derfor tilfeldig hvilken onboarding den enkelte får og når man får det.
Man undervurderer hva som kreves av tid og innsats for å ta imot og fase inn mange nye ressurser fra ulike virksomheter samtidig, i ulike faser av prosjektet.
Det er uklart hvem som har ansvaret for å ivareta onboarding av nye ressurser, både mht. hvilken aktør (bestiller, entreprenør, osv.) eller hvem i prosjektteamet.
Det er lite fokus på team- og kulturbygging. De fleste onboardingaktivitetene er fakta- og teknisk basert, ikke person- og motivasjonsorientert.
Onboardingen er lite fleksibel og skalèrbar. Informasjon formidles fysisk en-til-en eller en-til mange, og ofte i størst grad tidlig i prosjektet, i stedet for at man tar i bruk digitale verktøy, nettbaserte løsninger og hjelpemidler.

Hvordan lykkes?

For å lykkes må man anerkjenne at onboarding er viktig, og at det er store gevinster å hente ved å prioritere dette høyt. Det er en kompleks og tidkrevende øvelse å ta imot og mobilisere nye ressurser på en god måte, spesielt i gjennomføringsfasen når et stort antall ressurser skal fases inn. Med en solid plan, ressurser med et definert ansvar for onboardingprosessen og kapasitet til å prioritere dette, har man gode forutsetninger for å lykkes.

Mye potensiell verdiskapning går tapt

I en spørreundersøkelse vi nylig har gjennomført mot ledere, prosjektledere og prosjektdeltakere som respondenter, svarer over 42% at så mye som 2 til 4 ukesverk, eller 80 til 160 timer, kan spares per ressurs ved god onboarding. Når over 75% i tillegg svarer at manglende eller dårlig onboarding fører til avvik i prosjektene, betyr det at potensielt store verdier går tapt i de fleste prosjekter. Dette er verdier som kan sikres på en forholdsvis enkel måte.

Opptil 12 MNOK kan dermed som et konservativt anslag spares i et prosjekt hvis vi tar utgangspunkt i 100 heltidsressurser, en snittkostnad på 1000 kr per time og 3 ukesverk, spares (100 ressurser x 1000 kr per time x 120 timer = 12 M). I tillegg bidrar dette til at man unngår kvalitetsfeil i prosjektet, noe som sannsynligvis har en enda større effekt på det totale regnestykket.

Metier har jobbet med prosjekter, prosjektledelse og læring i over 40 år, og har både erfaringen, kompetansen og produktene som kan sikre god onboarding i ditt prosjekt, eller din virksomhets prosjekter. Ønsker du å høre mer om dette, bør du melde deg på vårt webinar om hvordan sikre verdiskapning fra første dag i store prosjekter.

Skrevet av Henning Bækken

Henning er direktør i Metier og har i over 16 år arbeidet med forbedring hos virksomheter der prosjekt er viktig, med fokus på bl.a. kompetanseutvikling som suksessfaktor. Henning er utdannet ingeniør, er sertifisert innen PRINCE2®, MSP®, MoP®, MoV®, SAFe® og AgileSHIFT® og brenner for prosjekt som arbeids- og organisasjonsform. Utenfor jobb kan du møte han på padelbanen, på sykkel eller med hund til skogs.

Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

03-12-2025 Prosjekter som har formet Norge

Hva har formet norsk prosjektledelse de siste 25 årene, og hvilken retning tar faget nå? Det er nå 25 år siden forskningsprogrammet Prosjektstyring år 2000, ledet av Halvard S. Kilde, administrerende direktør i Metier, satte en ny standard for prosjektfaget i Norge. I den anledning har Fagprogrammet i prosjektledelse ved NTNU sett nærmere på hvordan Norge har videreført arven etter programmet. Resultatet er jubileumstidsskriftet Prosjekter som har formet Norge, med 31 kapitler som beskriver prosjektledelse som fagområde, fyrtårnprosjekter, forskningsprosjekter og hvordan prosjektfaget kan utvikle seg de neste ti årene. Du kan lese hele tidsskriftet på NTNUs sider. Metier har bidratt med disse tre artiklene: PNB - beredskapssenter levert på tid og budsjett Hvordan lykkes man med et statlig byggeprosjekt der tidsplanen er stram, kravene absolutte og kompleksiteten høy? Politiets nasjonale beredskapssenter (PNB) på Taraldrud er et eksempel på dette, og er et prosjekt som traff på tid, kost og kvalitet. Det ble også brukt som et referanseprosjekt i veilederen for Verdistyrt prosjektutvikling (VPU). Magne Lilleland-Olsen, Business Director i Metier, har ledet arbeidet med VPU og er ekspert på tidligfase. I artikkelen går han tett på de viktigste grepene som gjorde PNB til en suksess: tydelig eierstyring, en operativ design-to-cost-tilnærming, en kompakt og beslutningsdyktig organisasjon, og ikke minst tidlig entreprenørinvolvering som sikret tempo, kvalitet og forutsigbarhet. Resultatet ble et anlegg som ikke bare oppfylte alle krav, men som også demonstrerte hvordan metodikk og praksis kan gi effekter i store, offentlige prosjekter. Les hele artikkelen her Kap. 16: s. 111-114 BA2015 – et treårig FoU-program Sammen med Bjørn Andersen, professor ved NTNU, har Halvard S. Kilde skrevet om et av de største løftene i bygg-, anlegg- og eiendomsnæringen de siste tiårene. I 2012 gikk sentrale aktører fra næringsliv, akademia og offentlige byggherrer sammen for å gjøre noe med en næring preget av lav produktivitetsvekst og fragmentert praksis. På initiativ fra Metier ble dette til BA2015 – et treårig forbedringsprogram som koblet forskning og praksis. PS 2000 la fundamentet for moderne prosjektstyring og samspill, men BA2015 tok neste steg: veiledere for beste praksis, demonstrasjonsprosjekter, datadrevet benchmarking og etableringen av Byggenæringens Prosjektskole. Summen var et mer kunnskapsbasert og profesjonalisert grunnlag for hvordan vi planlegger, styrer og gjennomfører prosjekter i Norge. Les hele artikkelen her Kap. 19: s. 129-136

Vegard Sannesmoen

17-09-2025 Gjør en interessentanalyse på 60 minutter

Når prosjekter går galt og tallene blinker rødt, er det enkelt å peke på rapporter og fremdriftsplaner. Men ofte sporer prosjektet av fordi vi enten undervurderer, eller i beste fall feilvurderer, mennesker. Derfor trenger du en interessentanalyse, og vi gir deg oppskriften på en workshop du kan gjennomføre på en time. For organisasjonsteoretikere som Henry Mintzberg har påpekt at ledere bruker opp mot 80 prosent av arbeidstiden sin på kommunikasjon. Og det er jo ikke så rart, for prosjekter handler i aller høyeste grad om mennesker. En stor del av å lede prosjekter innebærer å forholde seg til et bredt spekter av personer, grupper og team som kan påvirke eller bli påvirket av det vi gjør. Disse omtaler vi som interessenter. Interessenter kan velte et prosjekt. De kan også være nøkkelspillere i å redde det. Vi går gjennom hvorfor du trenger analysen, og hvordan du kan fasilitere en workshop for å få alle til å dra i samme retning. I store og komplekse prosjekter er ikke jobben løst på en time. Men en workshop kan likevel være et første steg mot å samle prosjektgruppen rundt en felles forståelse og retning. I mer krevende prosjekter blir denne typen samlinger en inngangsport til mer omfattende prosesser med dypere analyser.

Brage Karde Valdermo

23-07-2025 Hva er forskjellen på suksessfaktorer og suksesskriterier i prosjekter?

Det er viktig å ha fokus på hva som skal til for å lykkes når du jobber med prosjektledelse. To begreper som ofte diskuteres er suksessfaktorer og suksesskriterier. Selv om disse begrepene kan virke like, representerer de to forskjellige aspekter av prosjektets suksess. I dette blogginnlegget skal vi utforske forskjellen mellom suksessfaktorer og suksesskriterier, og hvordan de begge spiller en avgjørende rolle i å sikre vellykkede prosjekter.

Kristine Lindeman