Store verdier å hente med god onboarding i prosjekter

Prosjektoppstart og planlegging Prosjektgjennomføring

4 min. lesning

Onboarding, eller innfasing på norsk, har fått overraskende lite oppmerksomhet i prosjektsammenheng. Årsakene til dette er uvisst, men det er liten tvil om at det er mye å hente på å ha en strukturert onboardingprosess i prosjekter av en viss størrelse.

I dette blogginnlegget går vi igjennom hva onboarding i prosjekter er, og hvorfor det er viktig å håndtere dette på en helhetlig måte i et mellomstort eller stort prosjekt.

Hva er onboarding i prosjekt?

Onboarding i prosjekt refererer til prosessen som brukes for å introdusere og inkludere nye medlemmer i prosjektet. Dette kan innebære å gi dem all nødvendig informasjon om prosjektet, la dem bli kjent med teamet og sin egen rolle, samt å sørge for at de har de verktøyene de trenger. Målet er å sørge for at nye ressurser blir integrert i arbeidet og teamet så raskt som mulig, slik at de kan bidra til verdiskapningen så raskt som mulig.

LES OGSÅ: Onboarding - ikke bare for nyansatte.

Onboarding - en suksessfaktor for et vellykket prosjekt

Onboarding i prosjekter er viktig av flere grunner. Å få alle ressurser raskt i produksjon med god kvalitet er kanskje det som gir størst verdi i kroner, men man skal ikke undervurdere verdien av en god prosess i forhold til hva dette gir av motivasjon, prosjektkultur og positiv energi i et prosjekt. Ved å etablere felles forståelse for formål, leveranser, arbeidsmetodikk, organisering, samarbeidsform, osv., skapes det et miljø hvor alle strekker seg langt for hverandre. En informert, motivert og stolt prosjektressurs vil påvirke hvordan prosjektet utvikler seg, og mer enn man tror.

I tillegg kan god onboarding bidra til å øke kvaliteten og forutsigbarheten i arbeidet som gjøres. Når nye medlemmer tidlig får den informasjonen og kunnskapen de trenger, vil sannsynligheten for at de gjør feil eller utfører oppgaver på en ineffektiv måte, reduseres.


Meld deg på gratis webinar: Hvordan sikre verdiskapning fra første dag i store  prosjekter?


Typiske fallgruver

Vi ser dessverre alt for ofte at prosjektene sliter med å få til effektiv og god innfasing av nye ressurser over tid. Typiske årsaker det rapporteres om er:

  • Det finnes ingen helhetlig plan for onboarding, og det er heller ikke satt av nok tid til dette. Det blir derfor tilfeldig hvilken onboarding den enkelte får og når man får det.
  • Man undervurderer hva som kreves av tid og innsats for å ta imot og fase inn mange nye ressurser fra ulike virksomheter samtidig, i ulike faser av prosjektet.
  • Det er uklart hvem som har ansvaret for å ivareta onboarding av nye ressurser, både mht. hvilken aktør (bestiller, entreprenør, osv.) eller hvem i prosjektteamet.
  • Det er lite fokus på team- og kulturbygging. De fleste onboardingaktivitetene er fakta- og teknisk basert, ikke person- og motivasjonsorientert.
  • Onboardingen er lite fleksibel og skalèrbar. Informasjon formidles fysisk en-til-en eller en-til mange, og ofte i størst grad tidlig i prosjektet, i stedet for at man tar i bruk digitale verktøy, nettbaserte løsninger og hjelpemidler.

Hvordan lykkes?

For å lykkes må man anerkjenne at onboarding er viktig, og at det er store gevinster å hente ved å prioritere dette høyt. Det er en kompleks og tidkrevende øvelse å ta imot og mobilisere nye ressurser på en god måte, spesielt i gjennomføringsfasen når et stort antall ressurser skal fases inn. Med en solid plan, ressurser med et definert ansvar for onboardingprosessen og kapasitet til å prioritere dette, har man gode forutsetninger for å lykkes.

Mye potensiell verdiskapning går tapt

I en spørreundersøkelse vi nylig har gjennomført mot ledere, prosjektledere og prosjektdeltakere som respondenter, svarer over 42% at så mye som 2 til 4 ukesverk, eller 80 til 160 timer, kan spares per ressurs ved god onboarding. Når over 75% i tillegg svarer at manglende eller dårlig onboarding fører til avvik i prosjektene, betyr det at potensielt store verdier går tapt i de fleste prosjekter. Dette er verdier som kan sikres på en forholdsvis enkel måte.

Opptil 12 MNOK kan dermed som et konservativt anslag spares i et prosjekt hvis vi tar utgangspunkt i 100 heltidsressurser, en snittkostnad på 1000 kr per time og 3 ukesverk, spares (100 ressurser x 1000 kr per time x 120 timer = 12 M). I tillegg bidrar dette til at man unngår kvalitetsfeil i prosjektet, noe som sannsynligvis har en enda større effekt på det totale regnestykket.

Metier OEC har jobbet med prosjekter, prosjektledelse og læring i over 40 år, og har både erfaringen, kompetansen og produktene som kan sikre god onboarding i ditt prosjekt, eller din virksomhets prosjekter. Ønsker du å høre mer om dette, bør du melde deg på vårt webinar om hvordan sikre verdiskapning fra første dag i store prosjekter.

 

Gratis webinar: Hvordan sikre verdiskapning fra første dag i store prosjekter?


Henning er direktør i Metier og har i mange år arbeidet med forbedring og kompetanseutvikling hos virksomheter der prosjekt er viktig, med fokus på bl.a. kompetanseutvikling som suksessfaktor. Henning er utdannet ingeniør fra Universitetet i Sør-Trøndelag, er sertifisert innen PRINCE2®, MSP®, MoP® og MoV® og brenner for prosjekt som arbeids- og organisasjonsform. Utenfor jobb kan du møte han på sykkel langs landeveien eller med hund til skogs.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hva er egentlig prosjektledelse?

«Prosjekt» og «prosjektledelse» er utbredte begreper. Men hva vil det egentlig si å bedrive prosjektledelse? I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hva et prosjekt er, hva som inngår i prosjektlederrollen og hvordan kunnskap om faget har blitt en ettertraktet kompetanse i dagens arbeidsmarked.

Prosjektplanlegging steg for steg

Alle prosjekter må etablere en plan for hvordan prosjektet skal gjennomføres. Planen bør inneholde hva det er som skal leveres, kostnadene knyttet til dette, samt en tilhørende tidsplan. I dette blogginnlegget gir vi deg en steg-for-steg guide til hvordan du kan etablere en prosjektplan og hva som er viktig å tenke på.

Dette bør prosjektplanen din inneholde

Å være for ivrig med å komme i gang med et prosjekt kan vise seg å bli en kostbar affære. Mange prosjekter feiler fordi man bruker for liten tid eller tar lett på planlegging. En godt gjennomtenkt prosjektplan er en viktig suksessfaktor i et prosjekt. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hva en prosjektplan bør inneholde.