Flere og flere har innsett viktigheten av rollen som prosjekteier for at prosjekter skal lykkes. Spesielt avgjørende er samspillet mellom prosjekteieren og prosjektlederen. Uten godt prosjekteierskap blir oppgaven til prosjektleder mye mer krevende. Og antakeligvis umulig i noen tilfeller. Men hva skjer med den viktige prosjekteierrollen når flere prosjekter benytter smidig metodikk? Det belyser vi her.
Prosjekteier har hovedansvar for prosjektet
For å sette rammen for diskusjonen lener vi oss på PRINCE2-rammeverkets definisjon av prosjekteierrollen.
PRINCE2 definerer rollen slik «Prosjekteier er den endelige ansvarlige for prosjektet, med støtte fra seniorbruker og seniorleverandør. Prosjekteiers rolle er å sikre at prosjektet gjennom hele perioden er fokusert på å nå målene og levere et produkt som vil oppnå de planlagte gevinstene.» Prosjekteier må sikre at prosjektet gir verdi for pengene og er gjennom hele prosjektet ansvarlig for business caset.
Prosjekteieren som har vært med å initiere prosjektet kjenner godt til gevinstene som skal realiseres. Hun eller han er også derfor en viktig ambassadør for prosjektet overfor de forskjellige interessentene og sørger for at prosjektet får den nødvendige støtten – i form av ressurser, informasjon, ekstra midler, etc. – for å nå sine mål.
Å kommunisere det overordnede styringsperspektivet, eller visjonen, til prosjektet er en viktig oppgave for prosjekteier. Med rammene kommer det en forventing til prosjekteier om konkrete leveranser, men det ligger også underforstått at prosjektet har fullmakter til å gjøre fornuftige prioriteringer så lenge det er i tråd med det som er kommunisert fra prosjekteier. Uten trygghet fra eier på at dette følges, vil det være vanskelig å sikre tillit, forutsigbarhet, og dertil finansiering og støtte fra virksomheten til prosjektet.
LES OGSÅ: Roller og ansvar i PRINCE2
Det viktige forholdet mellom prosjekteier og -leder
Dialogen mellom prosjekteier og -leder bør være åpen, jevnlig, konstruktiv, og skje gjennom både formelle møter og ad hoc-diskusjoner. Samhandling må være fleksibel slik at dialogen kan endres etter behov.
Rollene som prosjekteier og prosjektleder er distinkte og skal utfylle hverandre. Prosjekteier skal være en sparringspartner for prosjektlederen som styrer prosjektet til daglig, og fungerer som prosjektlederens leder. Hun/han gir råd for håndtering av usikkerheter og kvalitetsutfordringer, samt oppståtte avvik i fremdrift, kostnader, omfang, osv. Andre ganger, takket være sin innsikt i resten av virksomheten, bistår hun/han prosjektlederen ved å ta beslutninger innenfor prosjektsrammen.
Fossefall-prosjekter og smidige prosjekter, hva er forskjellen?
Fossefall-prosjekter har vært den vanligste formen å styre IT-prosjekter etter. De starter gjerne med en foranalyse i en konseptfase. Behov og krav blir deretter spesifisert, og prosjektet planlegger gjennomføringsfasen. Denne består av en sekvens av delfaser som omfatter utarbeidelse av design, utvikling, testing, og godkjenning av løsning, og produksjonssetting. Etter det tas løsningen i bruk og prosjektet kan avsluttes. Når en jobber med fossefall som metode er det vanskelig å foreta endringer underveis i utviklingen. Prosjekteierrollen må da være en god gatekeeper, som er tett på prosjektet for å være i stand til å ta riktige beslutninger ved fase-/delfaseoverganger.
Smidige metoder er mindre rigide. De reduserer risiko for at prosjekter jobber mot feil leveranse og øker sluttproduktkvaliteten underveis, ved å muliggjøre læring og justeringer i løpet av utviklingen. I smidige prosjekter blir rekkefølgen spesifikasjon, design, utvikling, testing og godkjenning organisert i kortere iterasjoner, som til sammen vil danne sluttproduktet som prosjektet leverer.
Skal man lykkes med å ta ut potensialet ved denne måten å jobbe på og samtidig sørge for å ikke bevege seg utenfor virksomhetens strategiske retning er dialog mellom prosjektleder og prosjekteier sentralt.
Påvirker prosjektmetoden prosjekteierrollen?
Når man benytter smidig som metodikk, skal prosjekteierrollen da også være mer agil? I så fall, hva skal endres?
Om prosjektet og produktutviklingen består av én eller mange iterasjoner blir ikke rollen som prosjekteier spesielt annerledes. Hun/han skal sikre at prosjektet har fullt fokus på leveransen og er rigget for å nå sine mål, slik at de planlagte gevinstene etter hvert realiseres. Prosjekteier har det overordnede ansvaret for at prosjektet gir verdi for pengene, i henhold til mandatet. Hun/han skal ikke detaljstyre prosjektleveransen. Prosjekteier skal heller bistå prosjektlederen i et kontinuerlig, positivt og effektivt samarbeid, for å sikre beslutninger til rett tid. Prosjekteieren må dog ha riktige forventninger til prosjektet og prosjektlederen.
Bruk av agile utviklingsmetoder har klare fordeler i og med at de gir prosjektet mer kontroll over omfanget og kvaliteten til sluttproduktet og muliggjør kontinuerlig læring og forbedring.
I både tradisjonelle og smidige gjennomføringsmodeller er det prosjekteiers rolle å definere premissene for prosjektet, uten å styre hvordan oppgavene løses. I smidige prosjekter bør man være mer fokusert på hvilke behov som skal dekkes og gevinster som prosjektleveransene muliggjør, enn på leveranser som nøye ivaretar tidlig detaljerte kravspesifikasjoner. Det er derfor viktig at prosjekteier planlegger beslutningspunkter med prosjektleder, slik at hun/han kan ivareta sitt ansvar, prioritere og tilrettelegge for å nå virksomhetens mål, uten å falle i fellen med å detaljstyre mellom beslutningspunktene.
Prosjekteieren må også godta at oppstart av gjennomføringsfasen kan være treg, fordi de agile selvstyrte teamene først må finne en riktig arbeidsform før de kan produsere for fullt. Læringsprosessen krever tid og kan begrense fremdriften i starten av prosjektet, men når teamene finner flyt og rytme gir dette gode styringsparametre for fremdrift og forventningsstyring. Læringen kan settes i system gjennom retrospektiv. For å unngå misforståelser i starten av et smidig prosjekt kan det derfor være gunstig for prosjekteieren å delta på et kurs om smidig metodikk og oppnå riktig kompetansenivå for å kunne ta innover seg smidige prinsipper fra produktutvikling for også å styre prosjektet etter disse prinsippene.
Så, hvordan er en smidig prosjekteier?
Smidige metoder introduserer ingen store og grunnleggende forskjeller i hvordan en skal utøve rollen som prosjekteier, men en tilpasning er nødvendig. Eksempelvis bør prosjekteier være mer åpen for endringer underveis basert på erfaring og læring gjennom produktleveransene. For prosjektsuksess er det like viktig i smidig som i fossefallprosjekter at arbeidsforholdet mellom prosjekteieren og prosjektlederen er godt og produktivt. De to skal spille på samme lag og styre mot samme målsetning.
Takk for hjelpen til Torbjørn Kågen, Alf Bjørnar Prøven, Finn Gustav Skofteland og Rine Larsen Hoem.
