ERP (Enterprise Resource Planning) er et integrert system som samler og styrer kjerneprosesser i virksomheten – som økonomi, innkjøp, lager, logistikk og HR – i én felles plattform. Valg av ERP-system er en av de mest strategiske beslutningene en virksomhet tar.
I Metier ser vi at virksomheter som lykkes, starter med en verdibasert tilnærming: de kobler systemvalg til forretningsmål, kapabiliteter og faktisk gevinstpotensial.
Hvorfor velge en verdibasert tilnærming?
Et ERP-system påvirker hele virksomheten. For å skape varig verdi må valget forankres i hvilke kapabiliteter virksomheten trenger for å nå målene. Identifiser de viktigste kapabilitetene og la systemvalget styrke disse.
Et praktisk dilemma vi ofte møter: Skal alt løses i ERP-kjernen, eller bør kritiske prosesser håndteres i spesialiserte randsystemer? I flere prosjekter har vi vurdert om lagerstyring og transportstyring bør ligge i ERP eller i egne løsninger. Den verdibaserte tilnærmingen gir svaret: Velg det som best styrker kapabiliteter, skalerbarhet og risikobilde i din kontekst.
Stegene i en verdibasert prosess
En strukturert prosess gir deg trygghet og forutsigbarhet. Her er de fem viktigste fasene:
1. Forprosjekt
Forprosjektet handler om å skape en felles forståelse avhvorfor virksomheten trenger et nytt ERP-system, og hvilken forretningsverdi løsningen skal bidra til å realisere.
I stedet for å starte med funksjonsmangler i dagens system, bør du identifisere hvilke kapabiliteter virksomheten trenger for å nå sine strategiske mål – som bedre innsikt, mer effektive prosesser, moderne datagrunnlag eller økt fleksibilitet.
Start med å tydeliggjøre forretningsstrategien og hvilke digitale kapabiliteter som må styrkes for at strategien skal kunne realiseres. Kartlegg nåsituasjonen innen prosesser, data, organisasjon og teknologi, og vurder hvordan dagens systemportefølje støtter kapabilitetene.
Dette gir grunnlaget for å formulere et sett med verdikriterier, som for eksempel datakvalitet, innsikt, automatisering, endringsevne, risikoavlastning og totalkostnad (TCO).
En gapanalyse og tidlig vurdering av datamigrering, sikkerhet og integrasjoner gir innsikt i hva som må endres – og hva som faktisk skaper verdi. Forprosjektet avsluttes med en omforent forståelse av hvilke kapabiliteter som er viktigst fremover, og dermed hva ERP-anskaffelsen skal løse. Dette danner fundamentet for kravspesifikasjon og evaluering i neste steg.
2. Kravspesifikasjon og evalueringsmodell
En sentral avklaring i enhver ERP-anskaffelse er om avtalen skal inngås direkte med systemleverandøren eller med implementeringspartneren. I praksis vurderes disse samlet, siden kvaliteten på løsningen avhenger av samspillet mellom produktet og implementeringen. Dette bør gjenspeiles både i kravstrukturen og i evalueringsmodellen.
En verdibasert kravspesifikasjon beskriver hvilken forretningsverdi ERP skal skape, og hvilke kapabiliteter som må styrkes – ikke en liste over funksjoner. Kravene bør derfor struktureres i tre nivåer som bygger på hverandre:
- Forretnings- og verdibehov (hvorfor): hvilke gevinster og kapabiliteter ERP skal bidra til, og hvilke risikoer som skal reduseres.
- Prosesskrav (hvordan): hvordan nøkkelprosesser som P2P, O2C, rapportering og planlegging skal støttes i praksis.
- Tekniske og regulatoriske krav (hva): integrasjoner, API, sikkerhet, datamodell og skykrav.
Denne strukturen sikrer rød tråd fra strategi → prosess → teknologi, og gjør kravene forståelige både for virksomheten og leverandørene.
Evalueringsmodellen bør speile dette ved å vekte leverandørenes evne til å realisere forretningsverdi høyere enn pris. Pris og totalkostnad (TCO) må inngå, men med moderat vekt slik at verdi, kvalitet og implementeringsevne får mest betydning.
Casebaserte demonstrasjoner bør være sentrale i vurderingen, slik at virksomheten kan se hvordan leverandører faktisk støtter kapabilitetene og løser prosessene som betyr mest.
3. Markedsdialog og prekvalifisering
Verdifokus i markedsdialogen handler om å teste hvordan leverandører kan skape kapabilitetsløft og gevinster i vår kontekst. Det gjøres gjennom use case, demonstrasjoner og dialog om hvordan gevinster kan realiseres – før vi låser endelige krav.
Etter at du har laget en foreløpig kravspesifikasjon og evalueringsmodell, bør du gjennomføre en strukturert markedsdialog. Bruk RFI (Request for Information) for å få oversikt over leverandørmarkedet og hvilke løsninger som finnes.
Ha dialogmøter og casebaserte demonstrasjoner for å teste leverandørenes forståelse og kapasitet. Denne fasen gir et verdifull grunnlag som du kan bruke til å justere kravenefør du sender ut endelig RFP. Avslutt med å prekvalifisere leverandører som best matcher verdikriteriene.
4. Tilbud og evaluering
Verdifokus i evalueringen er å la caser, brukerreiser og målekriterier synliggjøre hvilke tilbud som mest troverdig og kostnadseffektivt realiserer ønsket forretningsverdi over tid.
Send ut en komplett RFP (Request for Proposal) til de prekvalifiserte leverandørene. Be om realistiske demoer og workshops. Evaluer tilbudene objektivt ved hjelp av evalueringsmatrisen.
5. Forhandling og kontrakt
Verdifokus i forhandlingene er å sikre insentiver, prismodell og styringsmekanismer som beskytter gevinstrealisering og kapabilitetsløft i hele levetiden – ikke bare en lav inngangspris.
Sikre en avtale som dekker både kommersielle og kvalitetsmessige aspekter. Forhandlingsstrategien bør inkludere prismodell, pris, implementeringsløp, SLA og fleksibilitet. Husk å vurdere risiko og totaløkonomi, og gjennomfør referansesjekk før signering.
Trender du må ta inn i valget
Når du skal velge et ERP-system er det tre trender du bør ta hensyn til.
- Mange moderne løsninger leveres som Skytjenester (SaaS) med hyppige oppdateringer.
- Modulbasert arkitektur der ERP er kjernen og nisjeløsninger kobles inn der det gir merverdi.
- Kunstig intelligens som får en stadig større rolle, fra assistenter til oppgaveutførende agenter. For eksempel til prediktivt innkjøp, automatisert fakturabehandling, chatbots for brukerhjelp.
Disse trendene påvirker både evalueringskriterier, integrasjonsbehov og kompetansekrav. Når du planlegger anskaffelsen, må du derfor vurdere hvordan løsningen kan håndtere kontinuerlige endringer, støtte datadrevet beslutningstaking og gi rom for automatisering. Praktiske eksempler på KI:
Kontraktsstandarder du bør kjenne til
For ERP som skytjeneste bør du vurdere Digitaliseringsdirektoratets skyspesifikke avtaler:
- SSA-lille sky for standardiserte skyløsninger med begrenset tilpasning.
- SSA-sky for mer komplekse skyløsninger eller der leverandøren også skal forvalte og optimalisere tjenesten.
- Hvis du kun kjøper en enkel, løpende tjeneste, kan SSA-L fortsatt være et alternativ, men det er mindre tilpasset skyens særtrekk. Kombiner gjerne med SSA-T for konsulentbistand og SSA-V for vedlikehold og videreutvikling.
Ved internasjonale leverandører må EUs standardkontrakter (SCC) for personopplysninger inkluderes. Sørg også for at avtalen dekker dataeierskap, exitstrategi, SLA og GDPR-krav.
Hvem bør involveres i valgfase?
En vellykket prosess krever riktig kompetanse. Involver ledelsen, prosesseiere, nøkkelbrukere, IT-arkitekt, sikkerhetsrådgiver, økonomi og anskaffelse. Juridisk bistand er viktig for kontraktsforhandlinger, og eksterne rådgivere kan bidra med markedskunnskap og uavhengighet. Senere i forvaltning/drift anbefaler vi en organisering med rollene i seksjonen Forvaltningsmodell.
Metiers erfaring: Hva kjennetegner de som lykkes med en verdibasert ERP-prosess?
Når vi ser tilbake på prosjektene der virksomheten faktisk har fått ut verdien de ønsket, går et tydelig mønster igjen. De som lykkes er ikke nødvendigvis de som velger den mest avanserte løsningen, men de som organiserer beslutningen som et verdiprosjekt – ikke et ITprosjekt. Tre ting skiller dem tydelig fra de som mislykkes:
- De tar styring på verdien fra dag én
De er åpne om hva som skal måles, hvordan noe skal vurderes, og hvilke kriterier som betyr mest for virksomheten. Leverandørene får innsikt tidlig, interessenter vet hva som forventes, og beslutningen tas på faktiske konsekvenser, ikke preferanser eller magefølelse. - De involverer organisasjonen smart – ikke bredt
De henter inn de riktige folkene:
- Sluttbrukere i casebaserte tester
- Prosesseiere for å forstå endtoendkonsekvensene
- Arkitektur- og dataressurser for å avklare helhet og skalerbarhet
Dette gir ikke bare bedre innsikt – det skaper eierskap til beslutningen og gjør innføringen raskere og mindre konfliktfylt.
- De tenker helhet: prosesser, data, forvaltning og endring
Fellesnevneren hos de som får varig effekt er ikke leverandøren – men forvaltningsmodellen. De etablerer tidlig hvem som eier prosessene, hvem som eier dataene, og hvordan virksomheten skal jobbe med kontinuerlige forbedringer. Dette gjør ERP til en levende tjeneste, ikke en engangsinvestering.
Avsluttende refleksjon
ERP-valg handler ikke om å finne «den beste» løsningen, men om å sikre at løsningen passer måten virksomheten skaper verdi på – i dag og fremover.
En verdibasert tilnærming gir trygghet for at valg og prioriteringer faktisk støtter strategien, og at investeringen gir avkastning i form av bedre prosesser, enklere arbeidshverdag og styrket styringsinformasjon.
