PRINCE2® er en allsidig og mye brukt metode for prosjektarbeid, og regnes for å være blant de største og mest anerkjente prosjektsertifiseringene. Vi har snakket med administrerende direktør i Nettpartner Prosjekt, Sven Hetlevik, om hvilke gevinster de har oppnådd ved å ta i bruk metodikken.
Med stadig tøffere krav fra kunder, og ikke minst myndighetene, blir det viktigere å gjennomføre prosjekter innenfor tids- og kostnadsrammene. Det finnes ikke én måte å løse denne utfordringen på, men PRINCE2-metodikken kan være en av løsningene.
PRINCE2 er kort fortalt en metode for prosjektledelse som består av flere prosesser, prinsipper, og roller som gjennom struktur for kommunikasjon, delegering, ansvar og myndighet gir deg et verktøy som gjør deg bedre rustet til å utføre jobben din – eller gjør deg mer attraktiv på arbeidsmarkedet.
LES OGSÅ: Hva er egentlig PRINCE2?
Nettpartner Prosjekt er en av mange bedrifter som har valgt å forbedre kommunikasjonsflyten og prosessene for prosjektgjennomføring gjennom å ta i bruk denne metodikken. Bedriften bygger, drifter og vedlikeholder infrastruktur for jernbane, kraftforsyning og bredbånd, og er derfor avhengig av gode rutiner og dyktige ansatte for å kunne skape gode resultater.
For å få bedre innsikt i hvordan Nettpartner har klart å forbedre sin prosjektgjennomføring og dermed nå når både tids- og kostnadsrammene for sine prosjekter, har vi tatt en kjapp prat med administrerende direktør Sven Hetlevik.
– Du må lykkes på første forsøk
Nettpartner Prosjekt jobbet tidligere med et egetutviklet internkontrollsystem, men var tvunget til å implementere bedre prosesser, og ikke minst forbedre kommunikasjonen på sine prosjekter for å klare å møte de stadig strengere kravene.
“Det som har skjedd i senere år er at kundenes krav, myndighetenes krav og alle omkringliggende faktorer og krav mot oss er økt, samtidig som marginene i prosjekter har falt. Det er ikke lenger noe slingringsmonn i prosjekter, du må lykkes på første forsøk og levere veldig bra. Derfor er det viktig å ha en metodikk å jobbe etter,” forteller Hetlevik.
Hetlevik forklarer at de tydelig identifiserte hvor manglene i bedriftens systemer lå, mens de tok kurs i PRINCE2. De satte derfor i gang et forbedringsprosjekt med det bedriften lærte under gjennomføringen av kurset som grunnlag.
For å sikre en felles forståelse for metodikken, ble det bestemt at alle i bedriften skulle ta kurset. Den første puljen har allerede vært gjennom, mens den andre puljen vil sette i gang etter sommerferien.
“Vi valgte å kjøre det som to opplegg: Alle ledere og prosjektledere skal gjennom ‘Foundation’, mens de som sitter på de store prosjektene, eksempelvis prosjektsjefer, må gjennom ‘Practitioner’ i tillegg. Ledergruppen, økonomisjefen og andre ledere er ikke nødt til å ta denne praktiske biten.”
PRINCE2 Foundation er en sertifiseringspakke som gir deg en god basis og forståelse for PRINCE2, mens PRINCE2 Practitioner gir deg en bredere forståelse for anvendelse og tilpasning av PRINCE2.
Implementeringen av den nye metodikken har allerede gitt gode resultater. Ikke bare er bedriften nå i stand til å levere til riktig tid og riktig pris, de har også fått bedre kontroll over prosjektgjennomføringen, og fått en felles forståelse for kultur og språk.
LES OGSÅ: Slik gjør du skreddersøm og tilpasning av PRINCE2
“Hovedgevinsten må være at vi har fått et nytt språk, at vi har fått en metodikk som gjør at alle forstår terminologien og hva som skal til for å lykkes. Likt språk er ekstremt viktig.”
Hetlevik trekker også frem planlegging i forkant av oppstart som et stort forbedringspotensiale i bedriften. Tidligere var det én gjennomgående rød tråd i de fleste prosjekter: De ble for ivrige og startet opp prosjektet for tidlig, noe som endte med at de møtte på mange overraskelser når de først var kommet i gang med selve produksjonen.
Nå legges det ned mye mer tid i forkant av prosjektoppstart.
“Nå har vi klare ting som skal være ferdig før man trykker på knappen og starter prosjektet fysisk. I tillegg bygger vi prosjektene opp rundt faser slik at vi er nødt til å gjøre ferdig én fase før vi begynner på den neste.”
Han forteller at de tidligere manglet kontroll over prosjektgjennomføringen, men at metodikken har bidratt positivt til dette.
“Vi hadde mange baller i luften på én gang og hadde ikke helt kontroll på alle. Nå jobber vi mye mer metodisk og i faser.”
Fasene evalueres nå individuelt før prosjektet tas inn i neste fase, og situasjoner dokumenteres. Når prosjektet er ferdigstilt gjøres det en totalevaluering og lærdommen tas med videre til neste prosjekt.
Lederne må gå foran
For å kunne levere på tid og kostnad, mener Hetlevik at det er essensielt å ha et sett med faste prosesser som skal gjennomføres, samt følge de metodene som er testet og gjennomført av andre, slik at man har en garanti for at metodikken gir gode resultater.
Når bedriften skulle i gang med å finne en metode som ville hjelpe dem med å oppnå dette, var det flere grunner til at de valgte PRINCE2 som metodikk, og Metier OEC som leverandør.
I tillegg til at PRINCE2 var den metodikken som lå nærmest opp mot de systemene og den metoden de brukte tidligere, var det også flere av prosjektlederne som anbefalte metodikken. Metier kom frem som den leverandøren som hadde det beste tilbudet for gjennomføring og opplegg.
“E-læringen deres har deltakerne skrytt veldig av, og uttrykt at det var den de høstet mest kunnskap fra. Vi ser at den moderne måten å drive voksenopplæring på er via e-læring, så det at de fikk gode tilbakemeldinger på dette var viktig når vi skulle velge leverandør.”
I dag har bedriften et eget e-læringssystem og andre typer opplæring. For å kunne benytte PRINCE2 metodikken ble det satt opp tre grupper som fikk i oppgave å tilpasse systematikken i bedriftens interne systemer: En gruppe for metodikk, en for organisasjon og en for verktøy, altså IKT.
For andre bedrifter som vurderer å implementere en ny metodikk for prosjektledelse- og gjennomføring, eller som allerede er i gang, har Hetlevik et par råd:
“Hvis bedriften har begynt å vurdere dette – sett tanken om til handling. Det er veldig virkningsfullt å få denne metoden og metodikken internt i systemet. Men det er krevende, og det krever at lederne går foran. Dette kan ikke være noe lederne bare legger på andre, de må gå foran og de må ta kurset selv for å støtte opp om medarbeiderne. Hvis ikke vil man ikke lykkes med et sånt program som dette.”
