For å få det beste ut av både prosjektledere og de som skal eierstyre prosjektene, må man få på plass en felles verktøykasse som er tilgjengelig i ett og samme system – et prosjektstyringssystem.
Hvordan velger du riktig prosjektstyringssystem i din organisasjon, og hvordan skal du gå inn for å implementere det? Det er mange hensyn å ta når en organisasjon skal velge prosjektstyringssystem. En implementeringsprosess er i tillegg ikke enkel, og en rekke premisser må dekkes for at prosessen skal være vellykket. En mislykket implementering fører til store tap i form av tapte midler og tid, for ikke å snakke om frustrasjoner.
I dette blogginnlegget gir vi deg en oversikt over hva du kan forvente deg av et prosjektstyringssystem, og hva du bør tenke på i utvelgings- og implementeringsprosessen.
Hva er egentlig et prosjektstyringssystem?
Et prosjektstyringssystem hjelper deg og ditt team med å organisere og administrere prosjekter og oppgaver på en effektiv måte. Systemet skal:
- Samle informasjon, dokumentasjon og kommunikasjon på en effektiv måte
- Gjøre data tilgjengelig for både avansert og forenklet analyse
- Legge til rette for at du har informasjonen som trengs for å ta riktige beslutninger
- Effektivisere tidsbruk og minimere kost knyttet til styringen av prosjektet gjennom alle dets faser
Hvordan velger du system?
Behovene innad i prosjektorganisasjonen vil naturligvis påvirke behovene knyttet til funksjoner i systemet. Det er en stor mengde forskjellige systemer på markedet. Noen av disse tar for seg nesten alle aspekter ved prosjektstyring, mens andre fokuserer på et aspekt alene. Dere bør gjøre en prioritering innad i organisasjonen før dere bestemmer dere for et system.
Behovene for funksjoner i systemet avhenger av hvordan prosjektorganisasjonen bedriver prosjektstyring, men det er noen elementer du alltid bør se på når du velger deg et system. Disse inkluderer elementer knyttet til prestasjonsvurdering, status i prosjektet, fremtidsprognoser, avvikshåndtering, og aksjonshåndtering.
Funksjonene i systemet bør dekke styringsbehov innenfor:
- Planlegging, prioritering og gjennomføring – inkludert vurdering om dere bør følge Last Planner System-prinsipper. Her kan du lese mer om Last Planner System.
- Usikkerhetsanalyser, -identifisering, -evaluering, samt avvikshåndtering og tiltaksplanlegging. Du kan lese mer om usikkerhetsanalyser og hvorfor du bør utføre de på prosjektplanen ved å trykke her.
- Kostnadsstyring. Her bør dere tenke over hvor knyttet dere vil at dette skal være til andre styringsområder som fremdriftsplan og usikkerhetsvurderinger
- Samarbeid, kommunikasjon, dokumenthåndtering og -godkjenning. Et prosjekt har som regel mange aktører som skal samhandle på tvers. Effektiv kommunikasjonsflyt og god dokumentkontroll er i de aller fleste tilfeller avgjørende for at prosjektet blir vellykket.
- Omfangs- og endringsstyring
- Rapportering og fremdriftsmåling
Dette er ikke en komplett liste over alle elementene innen prosjektstyring, men inkluderer de aller viktigste faktorene som bør dekkes av et prosjektstyringssystem.
Hvordan iverksetter du systemet?
For å sikre en vellykket implementering av prosjektstyringssystemet innad i organisasjonen, er man nødt til å sette de riktige premissene. En mislykket prosess er ofte et resultat av at en eller flere av de undernevnte punktene ikke er på plass.
Suksessfaktorer for en vellykket implementering
- Sett sammen et overordnet verktøylandskap for organisasjonen. Landskapet må inkludere en liste med alle verktøy knyttet til prosjektstyring som organisasjonen har nå, sammen med en beskrivelse av hva de brukes til og av hvem.
- Ha godt definerte mål. Disse kan variere fra det å redusere antallet verktøy brukt, til å identifisere hull, minimere behov for opplæring, flytte over i skybaserte løsninger og forbedring av sikkerhet.
- Spesifiser dine behov og krav nøye med alle prosjektstyringsaspekter i bakhodet.
- Undersøk markedet og skaff en god oversikt over alle programmene som er tilgjengelige. Noen selskaper er ikke klar over mulighetene som finnes, enten fordi de ikke undersøker ordentlig, eller fordi verktøyene ikke er «ute» på markedet enda. Kanskje er de også ukjente fordi de ikke er fullt utviklet enda.
- Du må ha riktig mandat og innflytelse innad i organisasjonen for å iverksette implementeringen. Det er også viktig med en godt definert tidslinje.
- Organisasjonen må være klar for implementeringen. Av natur liker ikke alle mennesker endring, og prosjektet kommer til å møte motstand og utfordringer, blant annet i form av lojalitet mot allerede brukte verktøy. Endringsledelse har dermed en rolle å spille her, sammen med klar og god kommunikasjon. Involver alle – spesielt ledelsen, men også organisasjonen som helhet.
- Benytt deg av en leverandør som vet hva de driver med. De bør både ha kompetanse innenfor selve systemet, og prosjektstyring som fagområde. Hvem er det som selger deg systemet? Er det noen med kompetanse og erfaring innenfor din «form» for prosjektledelse? Hvis ikke bør du kanskje tenke deg om. En leverandør kan være ivrig etter å selge et produkt uten å ha nok ressurser, eller ressurser med den riktige kompetansen til å følge dere opp ordentlig.
Hvilket system bør du velge?
I Metier har vi mer enn 30 års erfaring med implementering av prosjekt- og porteføljestyringsløsninger fra Oracle Primavera. Løsningene er markedsledende innenfor fysiske prosjekter globalt og hjelper våre kunder i å skaffe seg forutsigbarhet og kontroll i hele prosjektets levetid.
Våre erfarne konsulenter kan bistå i alle faser av implementering av Oracle sine prosjekt- og porteføljestyringsprodukter. Vi kombinerer ekspertise og beste praksis innen prosjektstyring og –ledelse av fysiske prosjekter med systemkompetanse på Oracle sine produkter. Dette sikrer våre kunder kostnadseffektive implementeringer og varig nytte fra sine prosjekt- og porteføljestyringsprodukter.
De fleste av våre kunder har vi også hjulpet med å integrere prosjektstyringsløsningen med bedriftens ERP-løsning eller andre tilstøtende systemer.
