God prosjektplanlegging er essensielt for å levere et prosjekt innenfor rammene på tid, kost og kvalitet. Likevel er det her det skorter for mange virksomheter, og årsaken er ofte mangel på forståelse på hva god planlegging er og hvilke resultater det kan gi.
Når man planlegger gjøres det på overordnet og på utførende nivå. Det vi ofte ser er at planer på utførende nivå ofte ikke henger sammen med planen på overordnet nivå. Derfor har enkelte virksomheter tatt i bruk planleggingstilnærmingen Last Planner System (LPS). LPS sørger for at ansvaret for å planlegge og følge opp på utførende nivå flyttes til de som faktisk utfører arbeidet. Dette bidrar til at man får bedre kontroll og styringsmulighet i prosjektet og en mer forutsigbar arbeidsflyt.
LPS er en tilnærming til planlegging som et tillegg til tradisjonell prosjektplanlegging. Det fulle navnet på metoden er Last Planner System of Production and Control. I dette blogginnlegget går vi igjennom hva LPS er, hvilke hovedbolker systemet består av og hvilken nytte det kan gi.
Hva er Last Planner System?
LPS er en metode som bidrar til å skape en bedre flyt og samarbeid i gjennomføringen ved å involvere de som skal gjøre jobben i planleggingen. Tilnærmingen legger opp til at man planlegger mer detaljert jo nærmere man kommer aktiviteten, og identifiserer og fjerner hindringer før aktiviteten skal gjennomføres. Det øker sjansene for at arbeidsflyter og prosjekter blir fullført i tide. Kort sagt er Last Planner, som navnet tilsier, et system som engasjerer de siste planleggerne – de som til slutt er ansvarlig for å få arbeidet gjort – i planleggingen og gjennomføringen av et prosjekt.
LPS ble utviklet av Glenn Ballard og Greg Howell. Systemet ble i utgangspunktet utviklet for å produsere en forutsigbar arbeidsflyt med rask læring for kontinuerlig forbedring. En vanlig misforståelse er at teamet må være tro mot alle deler av Lean og dens prinsipper før de bruker Last Planner®-systemet. Mens Lean og andre teorier som Agile Construction Management er nyttige for å forstå opprinnelsen til LPS, så trenger man ikke annet enn at hele teamet forplikter seg til å samarbeide for å komme i gang.
LPS er nyttig i alle faser og for alle involverte i et prosjekt. Ved å ta i bruk denne tilnærmingen til planlegging så vil man få en kontinuerlig forbedring av prosjektarbeidsflyten med økt teamansvar, engasjement og forutsigbar produktivitet.
Hva består Last Planner System av?
LPS består av fem hovedbolker.
1. Master Scheduling / Hovedfremdriftsplan
Den første delen innebærer å identifisere og planlegge milepæler som definerer arbeidsfaser og eventuell overlapp mellom dem. Man bør begynne med master scheduling så tidlig som mulig og alle teamene bør komme sammen og bidra til å identifisere disse.
Hovedplanen er grunnlaget for all annen planlegging i løpet av prosjektet. Den angir milepæler og varighet og vil bli ytterligere raffinert etter hvert som man går ned i detaljene.
2. Phase Scheduling / Faseplan
Den andre delen omhandler arbeidet med å definere og sette rekkefølge på oppgaver for å fullføre de forskjellige arbeidsfasene som er definert i hovedplanen. Det gjøres ofte ved hjelp av en teknikk som kalles «pull planning» der team jobber bakover fra en tydelig definert milepæl, og identifiserer oppgavene i detalj som kreves for å fullføre denne milepælen.
Faseplanleggingen er selve nøkkelen for å lykkes med Last Planner-tilnærmingen. Faseplanlegging gir ofte bedre resultater fordi de som er involvert i å gjøre arbeidet, er de som planlegger det. I denne prosessen bør involverte gjennomføringsressurser arbeide sammen i ett og samme rom. Alle nødvendig tegninger, dokumenter og planer bør være lett tilgjengelig. Målet er å identifisere avhengigheter mellom fag, detaljere oppgaver som skal utføres i fasen og deres eventuelle avhengigheter til andre faser.
Denne delen gjøres ofte to til tre måneder før begynnelsen av hver fase. Fase i denne sammenheng refererer til en del av prosjektet som er fornuftig å betrakte som en komplett enhet for eksempel konseptfase og forprosjektfase.
Prosjektgruppene bør ha et planleggingsmøte hvor sentrale ressurser dukker opp, for å sekvensere fasearbeidet. Her er det vanlig å bruke en stor tavle og «post-it» lapper for å definere oppgaver. Hver deltaker bør på forhånd ha detaljert ut sitt eget arbeid. En tilrettelegger, ofte hovedarkitekten (for design) eller prosjektlederen (for byggingen), skal lede planleggingssamtalene mens teammedlemmene setter arbeidet sitt sammen.
3. Look Ahead Planning / Utkikksplan
Den tredje delen omhandler arbeidet med å identifisere og fjerne hindringer for kommende arbeid før de blir et problem. Hindringer er forhold som står i veien for at en planlagt oppgave kan utføres og inkluderer for eksempel tilgjengelighet på arbeidskraft, materiell, utstyr, manglende tillatelser etc.
Look Ahead Planning blir ofte brukt under ukentlige møter for å møte denne problemstillingen. Ideelt sett vurderer teamet arbeidet som er planlagt fem til seks uker frem i tid for å fjerne eventuelle hindringer. For komplekse prosjekter så kan tidshorisonten være enda lengre. Den som utfører en oppgave, skal forplikte seg til gjennomføring av sine oppgaver som er definert på «look-ahead» nivået. Hver uke blir planlagt fremdrift målt mot faktisk fremdrift. Avvik blir identifisert og årsak til avvik blir dokumentert i en logg, med ansvar for å fjerne en begrensning innen en bestemt dato.
God Look Ahead Planning er ofte den viktigste faktoren for å sikre en god arbeidsflyt. Det er i denne fasen man sikrer at arbeidet er klart til å starte når det er planlagt. Her er det også de siste planleggerne som er involvert.
4. Weekly Work Planning / Ukeplan
Den fjerde delen handler om å få teamene til å møtes regelmessig, snakke om nåværende og fremtidig arbeid og sammen forplikte seg til å få utført neste periodes arbeid. Pålitelighet og tillit er ekstremt viktig for å utvikle disse delte planene. Ideelt sett bør teamene møtes en gang i uken for å diskutere sitt arbeid og forplikte seg, og deretter møtes kort i daglige møter for å sikre at alle er på plan.
Dette bidrar til at teammedlemmer ser over planen sin for den kommende uken en siste gang før de forplikter seg til å få utført sine spesifikke oppgaver på bestemte dager, slik at arbeidet som starter uken etter kan få startet i tide.
5. Learning / Læring
For å bli bedre er det viktig at man lærer av det man har gjort. I denne delen er det prosjektteamene som gir innspill på hva som gikk bra og hva som ikke gikk fullt så bra med forrige ukes plan. Her vil statistikk og trend-analyser bli tilgjengeliggjort og evaluert. Statistikk som går på antall oppgaver ferdig, brudd på forpliktelser, samt årsaker til dette er sentralt i evalueringen av produktiviteten. Det kan også være fornuftig å sammenligne denne statistikken med bransje-standarder og se på hvordan ledere legger til rett tiltak for forbedring.
l denne viktige delen bidrar til å finne årsaken til planfeil og hvordan du kan forhindre dem eller planlegge rundt dem for resten av prosjektet. Tanken er å lære av erfaring og umiddelbart justere resten av planen.
Hvilken nytte gir det, og hva bør du tenkte på før du tar det i bruk?
Last Planner System bidrar til å øke påliteligheten i planleggingen, forbedrer produksjonseffektivitet og skaper en forutsigbar arbeidsflyt.
Det er to viktige hensyn å ta for en vellykket implementering av Last Planner System. For det første så vil du ikke få hentet det fulle potensialet i et miljø som er preget av kontroll og at man blir fortalt hva man skal gjøre. Ledelsespraksis må tilpasses, konseptet må være forankret i virksomhetsledelse og prosjektledere må se på seg selv som trenere og tilretteleggere for planlegging og læring av LPS i prosjektet. I tillegg må virksomheten ha et planleggingsrammeverk som reflekter hvordan man typisk gjennomfører prosjekter.
For det andre er bruken av Last Planner System en disiplin, og som enhver annen disiplin, må du øve for å bli god på det. Legger du til rette for involverende planlegging så vil alle involverte få mer eierskap til planene, få respekt for andre fag og du vil ha en solid plattform for samspill.
Oracle Primavera Cloud er et godt verktøy som gjør det enklere å jobbe etter Last Planner System. Det bidrar til å forenkle planleggerens arbeid og øke produktiviteten i prosjektet. Løsningen er sterk på planlegging, ressursplanlegging, fremdriftsrapportering, avvikshåndtering og usikkerhetsanalyse, og gir deg også muligheten til å digitalisere oppgave-tavlen.
