Hvordan skape resultater gjennom effektive prosjekter

Hvordan skape resultater gjennom effektive prosjekter

Skrevet av Tove Bertelsen - 6. november 2017

I mange virksomheter skapes i dag forretningsmessige resultater gjennom prosjekter. Effektiv prosjektgjennomføring og evnen til å realisere gevinstene i etterkant er derfor avgjørende for å nå selskapets strategiske målsettinger. Det finnes ingen enkel oppskrift for å lykkes med prosjekter, men de beste i klassen har noen felles trekk som belyses i dette blogginnlegget.

Definisjonen på "suksess" har endret seg

De tradisjonelle parameterne på et vellykket prosjekt - tid, kost og kvalitet - er ikke lenger tilstrekkelige som definisjon på suksess i dagens konkurranseutsatte marked. Evnen til å realisere de ønskede gevinstene, de strategiske årsakene til at man igangsatte prosjektet i første omgang, er minst like viktig.

I sin årlige undersøkelse, "Pulse of the Profession 2017", definerer Project Management Institute Intstitute (PMI) såkalte "champions"; virksomheter som leverer minimum 80% av prosjektene sine til planlagt tid, innenfor budsjett, til riktig kvalitet og samtidig realiserer gevinstene. Disse virksomhetene oppnår gjennomgående bedre forretningsmessige resultater og taper vesentlig mindre penger på prosjektene sine enn virksomheter med lavere suksessrate.


Last ned Executive summary av Metierundersøkelsen - landets store  prosjektundersøkelse.


Så hva gjør de som lykkes?

Metier kartlegger prosjektmodenheten i norske virksomheter i sin årlige prosjektundersøkelse. Funnene i årets undersøkelse understøtter funn i tilsvarende internasjonale undersøkelser. Virksomheter som lykkes med å levere prosjektene innenfor tid, kost og kvalitet, og innfrir effektmålene, har mange fellestrekk:

  1. De bygger kompetanse i prosjektfaget
  2. Har aktive og dedikerte prosjekteiere
  3. Har standardiserte metoder og verktøy som støtter prosjektene
  4. Har fokus på kontinuerlig forbedring

Når antall prosjekter, hastigheten og kompleksiteten øker, stilles det større krav til kompetanse, standardiserte praksiser som etterleves, gode støtteverktøy og en aktiv prosjekteier for å kunne gjennomføre og styre prosjektene på en kontrollert og effektiv måte.

Kompetansebygging

Kompetanse er en av de viktigste forutsetningene for å skape positive resultater gjennom prosjekter. Blant virksomheter som lykkes med prosjektene sine oppgir 66% at de jobber målrettet med å bygge prosjektkompetanse.

Prosjekter er som regel kjernen i virksomhetens strategiske initiativer og driverne for endring og vekst. Skal man lykkes med å implementere initiativene og skape konkurransefortrinn gjennom realisering av gevinster, må man bygge og videreutvikle prosjektkompetanse på alle nivåer i virksomheten.

Virksomheten må ha fokus på målrettet utvikling av og forvaltning av denne kompetansen. Mangler man de menneskelige aspektene, så hjelper det ikke at alt rundt er på plass. I mange bedrifter er det begrenset kunnskap om prosjektfaget som gjør at prosjekter ofte feiler.

LES OGSÅ: Kompetanse man bør besitte for å lykkes som prosjektvirksomhet.

Engasjerte prosjekteiere

Prosjekteierstyring er virksomhetsledelsens styring av sine prosjekter. Eierstyring er en utfordring for mange, men også en av de viktigste suksessfaktorene for vellykkede prosjekter. Et prosjekt er som regel til for å skape en verdi eller en endring for virksomheten, og for å nå effektmålene kreves det aktiv prosjekteierstyring.

Ser vi på hva de som lykkes med å møte eller overgå effektmålene sine gjør, skiller de seg ut ved at de har engasjerte og aktive prosjekteiere og satser på målrettet kompetansebygging hos dem som har rollen. De fokuserer også mer på nytte og gevinster under planlegging og gjennomføring av prosjektene sine enn de som ikke lykkes like godt med å møte sine effektmål.

Prosjekter hvor gevinstrealisering ikke planlegges inn tidlig vil normalt få kostbare og tidkrevende endringer sent i prosjektet, eller aldri levere de effektene som var forventet. Derfor er det viktig at man har en god strategi for hvordan man skal ta ut gevinstene allerede fra starten av i prosjektet. Dette er prosjekteiers ansvar.

Tilpasset rammeverk

For å sikre at virksomheten gjennomfører vellykkede prosjekter, er det nødvendig med en «oppskrift», en beste praksis, for hvordan man gjør det. De som lykkes, såkalte modne prosjektintensive organisasjoner, har derfor implementert gode prosjektrammeverk bestående av retningslinjer, metodikk, standarder, maler og verktøy for prosjektgjennomføring. Rammeverket skal tilrettelegge for hensiktsmessig styring og bidra til effektiv gjennomføring av prosjektene.

Etterlevelse av rammeverket er imidlertid en stor utfordring i mange virksomheter. Prosjektledere og prosjektdeltakere har ofte sin «egen» måte å gjøre ting på, så ledelsen har en viktig oppgave med å få organisasjonen til å gå i takt og følge metodikken. Det tar tid å innføre ny/oppdatert metodikk, og det er viktig at ledelsen og prosjekteierne følger opp de kravene som blir stilt til prosjektene.

Kontinuerlig forbedring

I en tid preget av økende utviklingshastighet, modernisering, digitalisering og stadig voksende kompleksitet i prosjektene, er kravene til virksomhetens forbedringsevne høyere enn noen gang. Beste praksis er ikke statisk, og metodene vi jobber etter i dag må hele tiden utfordres og justeres, ellers seiler man fort akterut. Virksomheter som bevisst investerer i forbedring av prosjektvirksomheten og kontinuerlig øker modenheten er de som best lykkes i å levere vellykkede prosjekter, til tross for stadig endrede rammebetingelser.

Vil du vite mer om hva de beste gjør og hvordan du kan forbedre din egen prosjektvirksomhet? Last ned Executive summary av Metierundersøkelsen 2017 her:

Last ned executive summary av Metierundersøkelsen 

Temaer: Prosjektledelse


Tove Bertelsen

Skrevet av Tove Bertelsen

Tove er leder for Metier OEC Academy og har jobbet med kompetanseutvikling og læring gjennom hele sin karriere. De siste 17 årene har hun vært med på å bygge opp Metier OEC Academy til en ledende leverandør av studier, kurs og sertifiseringer innen prosjekt-, program- og porteføljeledelse. Hun er utdannet innen økonomi og administrasjon med fordypning i markedsføring. Tove er glad i å være på sjøen og tilbringer nesten hver helg i hjembyen Kragerø.

Mest leste artikler