Alle har perioder i livet hvor arbeidsmengden føles overveldende, enten det er på jobb eller hjemme. To-do listen blir bare lenger og lenger og veien til mål kan virke uendelig.
I prosjekter variere belastningen mellom rolige og mer intensive perioder. Når de intensive periodene blir langvarige, kan det gjøre det vanskelig å skille mellom det som haster og det som er viktig.
I prosjektarbeid, der oppgaver ofte er avhengige av hverandre, kan dette få direkte konsekvenser for milepæler og leveranser dersom du ikke klarer å prioritere de viktigste oppgavene, enten for deg selv eller teamet.
Her er du mest effektiv
Når du har relativt få oppgaver (lavt nivå), ligger effektiviteten på et moderat nivå. Du har god tid til å fullføre oppgavene dine, men har ledig kapasitet som kan brukes på andre oppgaver.
Dette kan skyldes roligere perioder, for eksempel før ferie eller i sluttfasen av et prosjekt. Det kan også skyldes ventetid og avhengigheter, der du må vente på avklaringer eller at andre leveranser blir ferdige før du kan jobbe videre.
I den samfunnsøkonomiske verden kaller vi dette «effektivitetstap», da du potensielt kunne brukt den ledige tiden til å jobbe med verdiskapende aktiviteter fremfor å vente.
Les også: Prosjektledere i krysspress: 4 teknikker for å forebygge stress
Når arbeidsmengden øker fra «lavt nivå», øker effektiviteten. Den ledige kapasiteten fylles nå med andre arbeidsoppgaver, og gir deg fleksibilitet til å jobbe videre på andre oppgaver dersom enkelte leveranser blir forsinket eller må settes på vent på grunn av avhengigheter. Da reduserer du det såkalte «effektivitetstapet».
Effektiviteten øker helt frem til terskelpunktet, hvor effektivitetstapet er lik 0. Det betyr at du bruker all tilgjengelig tid på verdiskapende aktiviteter.
Akkurat hvor dette terskelpunktet ligger, vil variere fra person til person og påvirkes blant annet av erfaringsnivå, oppgavetype og evne til å håndtere parallelt arbeid. Når antall samtidige oppgaver overstiger terskelen vil effektiviteten begynne å falle.
For eksempel trekker prosjektledelsesmetoden «Half Double» frem empirisk grunnlag for at terskelverdien til en person ofte ligger på rundt to samtidige prosjekter. Og om du har en spisskompetanse som trengs i flere prosjekter samtidig blir det enda mer krevende: Hver ekstra oppgave du må ta på deg gjør deg totalt sett mindre effektiv.
Les også: Hva slags typer prosjekter passer Half Double til?
Hvorfor faller effektiviteten?
Nedgangen skyldes den såkalte «swapping-kostnaden» (byttekostnaden). Swapping-kostnaden er den tiden og energien du bruker på å bytte mellom oppgaver. Hver gang vi bytter fokus, må vi omstille oss og sette oss inn i konteksten på nytt:
- Hvor slapp jeg?
- Hva er blitt gjort?
- Hva gjenstår?
Med mange parallelle oppgaver går stadig en større del av tiden til å veksle mellom oppgaver og koordinering fremfor å faktisk få dem gjort. Dette kan opplevelses som manglende fremdrift selv om du «jobber hele tiden».
Les også: Mange har tatt i bruk AI. Hvorfor realiseres ikke gevinstene?
Hvordan påvirker dette prosjektet?
Alle prosjekter har en såkalt kritisk vei. Kritisk vei innebærer at manglende ferdigstillelse av enkelte aktiviteter kan få direkte konsekvenser for prosjektets fremdrift og måloppnåelse. Når mange oppgaver håndteres samtidig blir det mer krevende å identifisere hvilke aktiviteter som faktisk er avgjørende for å levere på tid, kost og til slutt rett kvalitet.
Konsekvensene kan være forsinkede milepæler eller leveranser fordi de viktigste oppgavene ikke får tilstrekkelig oppmerksomhet.
Det kan forårsakes av stress og tidspress, noe som fører til dårligere eller forhastede beslutninger. Da øker også risikoen for feil og omarbeid om du må prøve å ferdigstille oppgaver uten å få tid til å konsentrere deg tilstrekkelig om oppgaven.
For å begrense risiko og sikre stabil fremdrift trenger du en tydelig og konsekvent prioriteringsmetodikk.
Les også: OKR – hva er det og hvordan brukes metoden?
Prioriter, velg bort og deleger
Alle mennesker har en grense for hvor mange oppgaver de effektivt kan håndtere samtidig. Når fremdriften stopper opp, kan et nødvendig grep være å redusere antallet samtidige oppgaver.
Da blir det lettere å holde fokus og faktisk få ferdigstilt det som er viktigst. Prioritering handler ikke om å jobbe mindre, men om å jobbe riktigere.
Målet er å rette innsatsen og fokuset mot de oppgavene som har størst betydning for fremdrift og måloppnåelsen til prosjektet.
Det innebærer å ta bevisste valg om hvilke oppgaver som du skal gjøre nå, hvilke som kan vente, og hvilke som bør delegeres til andre prosjektmedarbeidere. Med færre samtidige oppgaver, øker sannsynligheten for nødvendig fremdrift og ferdigstillelse til rett tid.
Å delegere bort oppgaver er ikke et tegn på svakhet, men en bevisst handling for å sikre god arbeidsflyt i prosjektet.
Når arbeidet fordeles på flere personer reduseres belastningen på deg, og prosjektet blir mindre sårbart for flaskehalser. Ved å flytte oppgaver til andre personer med riktig kompetanse og tilgjengelig kapasitet øker sannsynligheten for at oppgavene fullføres innenfor tid og kvalitet.
Det er også med på å styrke teamets samlede effektivitet og nøkkelpersoner får frigjort tid til å ta mer gjennomtenkte beslutninger. Men vær bevisst på at dersom du delegerer bort oppgaver må du sørge for at personen har nødvendig mandat til å utføre den, slik at dette ikke skaper ytterligere flaskehalser.
Dette kan gjøres gjennom noen enkle trinn:
- Få oversikt
Lag en liste over alle oppgavene du skal gjøre. Bryt gjerne ned større oppgaver i mindre deler for å skape en bedre oversikt over arbeidsomfanget. Dette gir deg bedre kontroll og oversikt over det som faktisk må gjøres. - Knytt oppgavene til prosjektets mål og fremdrift
Vurder hva prosjektet skal oppnå i inneværende fase, og identifiser hvilke oppgaver som har størst betydning for veien til mål. Vurder hva konsekvensen blir av å utsette eller ikke gjennomføre oppgaven. For en prosjektleder vil det være naturlig å være opptatt av målene i inneværende fase, men det er også viktig at hver enkelt tar ansvar for egne oppgaver og er bevisst hvordan de bidrar til prosjektets mål, også når oppgavene allerede er prioritert og tildelt.
- Kategoriser oppgavene opp mot mål og behov:
Del oppgavene inn i prioriteringsnivåer for å skille det som haster fra det som kan vente:
- Må gjøre
Oppgaver som er ikke-forhandlingsbare. De er nødvendige for å skape verdi, sikre funksjonalitet eller nå en kritisk milepæl. Hvis disse ikke blir gjort, får det tydelige konsekvenser for prosjektets fremdrift eller leveranser.
- Bør gjøre
Oppgaver som er viktige, men ikke kritiske på kort sikt. De bidrar til kvalitet og måloppnåelse, men kan omplanlegges eller nedprioriteres dersom kapasiteten blir presset akkurat nå (kortere sikt).
- Kan ha
Oppgaver som er ønskelige, men som ikke er avgjørende for fremdriften i prosjektet. De kan enkelt flyttes, forenkles eller utsettes til fordel for viktigere behov uten at prosjektet stopper opp.
- Ikke nå
Oppgaver som det ikke er behov for å gjøre i inneværende fasen. De kan legges til side bevisst, og eventuelt vurderes på nytt senere når prioriteringer og kapasitet endrer seg.
Lag en prioriteringsliste
Med utgangspunkt i kategoriseringen fra punkt 3 setter du opp en prioriteringsliste for dine egne oppgaver. Bestem hvilke oppgaver som skal gjennomføres først, og hvilke som kan vente. Listen bør være så kort og konkret at den er realistisk innenfor tilgjengelig kapasitet.
Dette er en enkel tilnærming basert på metodikken «MosCoW», som kan tas i bruk uten høy grad av modenhet. Den viktigste forutsetningen for å lykkes med denne typen prioritering er at kriteriene for kategoriseringen er godt forankret i virksomheten eller prosjektet.
Tilnærmingen kan brukes på de fleste nivåer, fra prioritering av prosjekter i virksomheten til arbeidspakker og oppgaver i hvert enkelt prosjekt.
Les også: Slik blir du trygg som prosjektleder
Det handler ikke om å jobbe mindre, men å prioritere riktigere
Til syvende og sist handler prioritering om balanse. Se for deg en vektskål der den ene siden representerer kapasitet og tilgjengelige ressurser, og den andre oppgaver og leveranser.
Når oppgavesiden blir større enn kapasiteten, tipper skålen. Flere oppgaver vil derfor ikke gi mer fremdrift så lenge kapasiteten er den samme. Tvert imot kan det være med på å redusere fremdriften dersom en større andel av tiden går til koordinering, avklaringer og oppgaveskifter, og mindre til faktisk verdiskapende arbeid.
God prioritering handler derfor om å skape samsvar mellom det man ønsker å få til og det man faktisk har forutsetninger og kapasitet til å levere. Denne balansen må ivaretas på alle nivåer, fra portefølje og prosjekt til arbeidspakker og individuelle oppgaver for å kunne nå mål.
Spørsmål som hjelper deg å velge riktig
Når du skal vurdere og prioritere mellom oppgaver, kan det være nyttig å stille deg selv disse spørsmålene:
- Hva har størst konsekvens hvis jeg ikke gjør det?
- Hvilke oppgaver bidrar mest til prosjektets overordnede mål og fremdrift?
